Ya has hecho tus averiguaciones. Sabes qué tipo de fiesta quieres organizar, conoces tu presupuesto, sabes qué artículos probablemente necesitarás para que la fiesta sea todo un éxito y has investigado las empresas de organización de eventos de tu zona. Has leído reseñas para confirmar que tu empresa de alquiler de material para eventos favorita es confiable, puntual y alquila artículos limpios y de alta calidad. El precio parece justo para la calidad de los artículos que vas a alquilar. Has hablado con ellos por teléfono e incluso has visitado su sala de exposición, pero ¿estás listo para firmar el contrato ¿Ya?

No del todo. Organizar una fiesta o un evento perfecto conlleva mucho trabajo, y es importante conocer todos los detalles antes de firmar el contrato.

1. ¿Tienen experiencia en la organización del tipo de evento o fiesta que estás planeando? ¿Tienen un portafolio de eventos anteriores que puedan mostrarte?

Lo último que quieres es que tu fiesta sea un fracaso porque la empresa de alquiler de material para eventos no tenía la experiencia necesaria para saber cómo manejar ciertos aspectos, como prever siempre vajilla adicional si se va a servir comida; inevitablemente necesitarás más de lo que pensabas.

Pero tampoco descartes a las empresas nuevas. La mayoría de las empresas de alquiler de material para eventos las fundan personas con cierta experiencia en el sector. Por eso es importante hablar con ellas sobre su trayectoria. ¡Si están dispuestas a dar referencias, mejor que mejor!

2. ¿Tienen todo lo que necesitas para tu evento?

Si no es algo que tengan habitualmente en stock, ¿pueden conseguir un artículo de calidad que se adapte a tus necesidades? Si necesitas algún trabajo a medida, ¿pueden encargarse de ello? Es mejor saberlo antes de tener que buscar en otro lado antes ¡antes de firmar ningún contrato o realizar ningún depósito!

3. Si no es así, ¿colaboran con alguna otra empresa de la que puedan dar fe?

¿Se encargarán ellos de la coordinación necesaria con esas otras empresas? Es importante saber de qué tendrás que ocuparte tú. Algunas empresas de alquiler de material para fiestas se especializan en determinados servicios, como castillos inflables o centros de mesa florales, pero a menudo colaboran con otras empresas. Las recomendaciones pueden ser un excelente punto de partida si necesitas contratar a otras empresas para tu evento.

4. ¿Qué servicios adicionales ofrecen?

¿Se encargan de recoger, montar y devolver el equipo? ¿Hay algún cargo adicional por estos servicios? Una vez más, es importante saber de qué te harás cargo para que puedas planificarlo con antelación. Nadie quiere pasar las valiosas horas previas a un evento montando mesas sin haberlo previsto.

5. Si necesitas personal en el lugar, como un barman o un DJ, ¿ofrecen personal para estos puestos?

Es mejor que sea un profesional con el que ya hayan trabajado antes, en lugar de alguien a quien simplemente hayan encontrado por recomendación.

6. ¿Qué hacen si un artículo que alquilas deja de estar disponible?

A veces, los artículos se dañan durante los eventos, y esto puede afectar a otros clientes. Si la empresa de alquiler para eventos no cuenta con un plan de contingencia o una política al respecto, tal vez sea mejor buscar otra opción.

7. ¿Cuál es su política en caso de daños? ¿Ofrecen un seguro para sus artículos?

Una vez más, los daños son inevitables. Asegúrate de que tu responsabilidad por los artículos dañados quede claramente definida y considera la posibilidad de contratar un seguro para los artículos de mayor valor. Es mejor tener un seguro y no necesitarlo que tener que hacer frente a una costosa factura de reparación o sustitución.

8. Si se requieren certificaciones para instalar productos, manejar maquinaria o prestar servicios, ¿cuentan con dichas credenciales válidas?

Algunos equipos requieren una certificación para su uso o instalación. Si alguien resulta lesionado porque la persona que maneja o instala el equipo no cuenta con los conocimientos, las habilidades y las certificaciones adecuadas, esto podría considerarse negligencia y usted podría ser considerado responsable. Es recomendable asegurarse de que la empresa de alquiler de equipos para eventos comprenda y cumpla con todas las normas y reglamentos de seguridad que puedan aplicarse a su evento.

9. ¿Cuál es su política de cancelación?

Aunque todos esperamos no tener que cancelar nunca una fiesta, a veces ocurre. Asegúrate de conocer bien las políticas de cancelación y de depósito relacionadas con tu evento.

10. ¿Parece que les incomoda que les hagas todas estas preguntas?

Si es así, ¡sal de ahí! Cualquier empresa que no esté dispuesta a dedicar tiempo a responder tus preguntas no es la adecuada para ti. ¡La empresa de alquiler de material para eventos ideal para ti estará atenta y encantada de responder a todas y cada una de tus preguntas!

¡Ahí lo tienes! Aunque esta no es una lista exhaustiva de preguntas, creemos que es un excelente punto de partida para adentrarte en el aspecto administrativo de la planificación de tu evento. Lo fundamental es comprender cuáles son tus responsabilidades y cuáles son las de la empresa de alquiler de material para eventos que elijas. Una vez resuelto el aspecto administrativo, podrás pasar a la parte divertida: ¡elegir toda la decoración del evento!