Muchos profesionales del sector de los eventos utilizan QuickBooks para la contabilidad, pero quizá no sepas que se trata de dos productos distintos: QuickBooks Online y QuickBooks Desktop.

QuickBooks Online es un software basado en la nube que cualquiera puede usar desde cualquier lugar, mientras que QuickBooks Desktop es un software basado en servidor que solo se puede usar en el dispositivo en el que se descargó.

Muchos profesionales del sector de los eventos confían en QuickBooks para llevar una contabilidad rápida y precisa, pero el 31 de mayo de 2023, QuickBooks ha dejado de comercializarse la versión de 2020 de su programa para computadoras de escritorio, lo que pone en riesgo a algunos de esos empresarios. Esto es lo que necesitas saber y cómo proceder.

¿Qué significa esto para los usuarios de QuickBooks Desktop 2020?

A pesar de la retirada del mercado, los usuarios del software QuickBooks Desktop 2020 siguen teniendo acceso al programa principal, lo que significa que aún pueden acceder a él desde el dispositivo en el que lo descargaron originalmente.

Sin embargo, los usuarios no tener acceso a servicios complementarios esenciales dentro de QuickBooks, como la gestión de nóminas, la banca en línea, los servicios para comerciantes y mucho más. Las copias de seguridad en línea y las actualizaciones de seguridad también se han suspendido indefinidamente. Haga clic aquí para ver la lista completa de los servicios afectados.

Aunque la versión básica satisfaga tus necesidades diarias, ya no recibirá parches de seguridad, que son actualizaciones fundamentales para reforzar el software y proteger a los usuarios. Piensa en cuando recibes una alerta de actualización de software en tu iPhone y actualizas a la versión más reciente de iOS: esto es lo mismo, pero en QuickBooks. La falta de parches de seguridad te deja más vulnerable a los ciberataques, que lamentablemente cada vez más común.

Si aún no ha iniciado el proceso de migración desde QuickBooks Desktop 2020, debería hacerlo lo antes posible para evitar estos riesgos.

¿Cómo puedo saber si estoy usando QuickBooks Desktop 2020?

Por el momento, este cambio solo afecta a los usuarios de cualquier producto de QuickBooks Desktop 2020. No afecta a los usuarios de QuickBooks Online ni a las versiones posteriores de QuickBooks Desktop. Puede consultar la lista completa de productos afectados aquí.

Si no sabes si estás utilizando QuickBooks Desktop 2020, puedes averiguarlo consultando la información de tu licencia en tu cuenta de QuickBooks Desktop. Para ello, sigue estos pasos:

• Abre QuickBooks Desktop.
• Presione la tecla F2.
• Busque el nombre del producto, el número de producto y el número de licencia en la ventana «Información del producto».
• Busca la versión al final del nombre del producto. El número de producto corresponde al año y tendrá un formato similar a R1_20. Cualquier producto cuyo número termine en “20” forma parte de la versión QuickBooks Desktop 2020.

Las instrucciones anteriores se actualizaron por última vez el 26 de julio de 2023. Consulte aquí para obtener información actualizada. 

Si utilizas una versión más reciente de QuickBooks Desktop, no es necesario que tomes medidas de inmediato; sin embargo, si sigues leyendo, verás por qué te recomendamos que te pases a QuickBooks Online.

¿Por qué QuickBooks dejó de comercializar su producto Desktop 2020?

En los últimos años, casi todos los sectores han pasado del software basado en servidores al software basado en la nube. Esto se debe a la velocidad, la memoria, seguridad, y el almacenamiento, todo lo cual se traduce en la experiencia que tienen las personas al usar el software. Ya sea al hacer un pedido en Amazon o al registrarse en Netflix, los consumidores de hoy en día quieren que las cosas se hagan rápido.

Para satisfacer esas demandas de los consumidores, cada vez más empresas gestionan sus negocios mediante software basado en la nube. Teniendo esto en cuenta, es lógico que QuickBooks dé prioridad a su propio software basado en la nube frente a su software de escritorio. Quiere llegar a sus propios consumidores —los propietarios de negocios— allí donde ya se encuentran, sobre todo si puede integrar su software con otras herramientas empresariales.

El sector del alquiler para eventos forma parte de este cambio. Por ejemplo, firmar contratos y pagar facturas solía ser un proceso engorroso y complicado, pero la tecnología basada en la nube lo hace muy sencillo. Por eso, cada vez más empresas de eventos gestionan su negocio con software basado en la nube como Goodshuffle Pro que les permiten ofrecer mejores experiencias.

QuickBooks Online se integra con herramientas basadas en la nube al igual que Goodshuffle Pro, lo que permite a los propietarios de empresas de eventos sincronizar automáticamente las facturas desde su software de alquiler, llevar un control de los impuestos por evento, registrar pagos, reembolsos, disputas y mucho más. QuickBooks.

Para una empresa como QuickBooks, dar soporte tanto al software antiguo como al nuevo es insostenible, y el software de escritorio no puede ofrecer las ventajas mencionadas anteriormente. Dado que esa es la tendencia tecnológica actual, tiene sentido que la empresa retire periódicamente el software de escritorio para dar paso a alternativas en línea.

Si tenías una cuenta de QuickBooks Desktop 2020, puedes:

• Cambia a QuickBooks Online siguiendo estos pasos estas instrucciones.
• Cambie a QuickBooks Desktop Pro, Premier o Enterprise mediante ponerse en contacto con el servicio de asistencia de QuickBooks al 800-766-8890.

Aunque ambas opciones te permitirán acceder de inmediato a QuickBooks, te recomendamos que te pases a QuickBooks Online por varias razones, además de las que acabamos de mencionar en la sección anterior.

En primer lugar, las versiones de QuickBooks Desktop seguirán retirándose progresivamente, al igual que ocurrió con el producto de 2020. Si te pasas a otro de los programas de escritorio, tendrás que seguir realizando cambios como este, lo cual no ocurre con QuickBooks Online.

En segundo lugar, a modo de recordatorio: el software basado en la nube no solo ofrece las ventajas mencionadas anteriormente. Además, ofrece la ventaja de integrarse con otro software basado en la nube, lo que le permite ahorrar tiempo y dinero.

Gracias a la integración de Goodshuffle Pro con QuickBooks Online, los profesionales del sector de eventos pueden utilizar un único número para realizar un seguimiento de las facturas de eventos en ambos sistemas, importar fácilmente documentos como contratos firmados a QuickBooks Online, crear informes personalizables, y más. Con QuickBooks Desktop, sincronizar la información entre sistemas resulta complicado y tedioso, lo que te quita tiempo a ti y a tu contador.

¿No nos crees? Echa un vistazo a esta historia de Gary Bordman, de AE&ES, un usuario de Goodshuffle Pro que afirma haber reducido el tiempo dedicado a la contabilidad en la mitad gracias a QuickBooks Online. Este tipo de eficiencias no son posibles con el software basado en servidor, y es por eso que tantas empresas (como QuickBooks) dan prioridad a sus soluciones basadas en la nube.

El futuro de la contabilidad para los profesionales del sector de eventos

El software basado en servidor solía ser la norma, pero el software basado en la nube representa tanto el presente como el futuro de la tecnología empresarial. El hecho de que QuickBooks haya dejado de ofrecer QuickBooks Desktop 2020 supone otro paso importante en esta dirección. Es fundamental que todos los usuarios de QuickBooks Desktop 2020 actualicen su versión, pero el resto de usuarios de QuickBooks Desktop harían bien en dar el salto a QuickBooks Online.

¿Listo para ahorrar tiempo y evitar dolores de cabeza en lo que respecta a la contabilidad? Solicita una demostración sobre cómo funciona QuickBooks Online con Goodshuffle Pro para que lo compruebes por ti mismo.