De nombreux professionnels de l'événementiel utilisent QuickBooks pour la comptabilité, mais vous ne savez peut-être pas qu'il s'agit de deux produits différents : QuickBooks Online et QuickBooks Desktop.

QuickBooks en ligne est un logiciel basé sur l'informatique dématérialisée que chacun peut utiliser de n'importe où, tandis que QuickBooks Desktop est un logiciel basé sur un serveur qui ne peut être utilisé que sur l'appareil sur lequel il a été téléchargé.

De nombreux professionnels de l'événementiel s'appuient sur QuickBooks pour une comptabilité rapide et précise, mais le 31 mai 2023, QuickBooks a abandonné la version 2020 de son programme Desktop, mettant en péril certains de ces propriétaires d'entreprises. Voici ce qu'il faut savoir et comment aller de l'avant.

Qu'est-ce que cela signifie pour les utilisateurs de QuickBooks Desktop 2020 ?

Les utilisateurs du logiciel QuickBooks Desktop 2020 ont toujours accès au programme de base, c'est-à-dire qu'ils peuvent toujours y accéder à partir de l'appareil sur lequel ils l'ont téléchargé à l'origine.

Cependant, les utilisateurs ne ont accès à des services complémentaires essentiels dans QuickBooks, tels que la paie, les services bancaires en ligne, les services aux commerçants, etc. Les sauvegardes en ligne et les mises à jour de sécurité ont également été interrompues pour une durée indéterminée. Cliquez ici pour une liste complète des services concernés.

Même si la version de base répond à vos besoins quotidiens, elle ne recevra plus de correctifs de sécurité, qui sont des mises à jour critiques qui renforcent le logiciel et protègent les utilisateurs. Pensez à l'alerte de mise à jour logicielle sur votre iPhone et à la mise à jour vers la version la plus récente d'iOS - c'est la version de QuickBooks. L'absence de correctifs de sécurité vous rend plus vulnérable aux cyberattaques, qui sont tristement de plus en plus fréquents.

Si vous n'avez pas encore commencé à passer de QuickBooks Desktop 2020 à QuickBooks Desktop 2020, vous devriez le faire dès que possible pour éviter ces risques.

Comment savoir si j'utilise QuickBooks Desktop 2020 ?

À l'heure actuelle, ce changement ne concerne que les utilisateurs des produits QuickBooks Desktop 2020. Il n'affecte pas les utilisateurs de QuickBooks Online ou des versions ultérieures de QuickBooks Desktop. Vous pouvez consulter la liste complète des produits concernés ici.

Si vous ne savez pas si vous utilisez QuickBooks Desktop 2020, vous pouvez le savoir en vérifiant les informations relatives à votre licence dans votre compte QuickBooks Desktop. Pour ce faire, procédez comme suit :

• Ouvrez QuickBooks Desktop.
• Appuyez sur la touche F2.
• Recherchez le nom de votre produit, son numéro et son numéro de licence dans la fenêtre Informations sur le produit.
• Recherchez votre version à la fin du nom du produit. Votre numéro de produit correspond à l'année et sera quelque chose comme R1_20. Tout ce qui comporte un “20” à la fin du numéro de produit fait partie du produit QuickBooks Desktop 2020.

Les instructions ci-dessus ont été mises à jour pour la dernière fois le 26 juillet 2023. Vérifier ici pour obtenir des conseils actualisés. 

Si vous utilisez une version ultérieure de QuickBooks Desktop, vous n'avez pas besoin de prendre des mesures immédiates - mais si vous poursuivez votre lecture, vous verrez pourquoi nous vous recommandons de passer à QuickBooks Online.

Pourquoi QuickBooks a-t-il abandonné son produit Desktop 2020 ?

Au cours des dernières années, presque tous les secteurs d'activité sont passés de logiciels basés sur des serveurs à des logiciels basés sur l'informatique en nuage. Ceci pour des raisons de rapidité, de mémoire, sécurité, Ces éléments se retrouvent dans l'expérience vécue par les utilisateurs lorsqu'ils utilisent le logiciel. Qu'il s'agisse de passer une commande sur Amazon ou de s'inscrire à un compte Netflix, les consommateurs d'aujourd'hui veulent que les choses soient faites rapide.

Afin de répondre aux exigences des consommateurs, de plus en plus d'entreprises gèrent leurs activités à l'aide de logiciels basés sur l'informatique dématérialisée. Dans ce contexte, il est logique que QuickBooks donne la priorité à son propre logiciel basé sur le cloud plutôt qu'à son logiciel de bureau. L'entreprise veut rencontrer ses propres consommateurs - les chefs d'entreprise - là où ils se trouvent déjà, surtout si elle peut intégrer son logiciel à d'autres outils d'entreprise.

Le secteur de la location d'équipements événementiels fait partie de cette évolution. La signature de contrats et le paiement de factures, par exemple, sont des opérations qui étaient autrefois difficiles et fastidieuses, mais la technologie basée sur le cloud les rend faciles à réaliser. C'est pourquoi de plus en plus d'entreprises du secteur de l'événementiel gèrent leurs activités à l'aide de logiciels basés sur le cloud, tels que Goodshuffle Pro qui leur permettent d'offrir de meilleures expériences.

QuickBooks en ligne s'intègre à des outils basés sur l'informatique en nuage comme Goodshuffle Pro, qui permet aux propriétaires d'entreprises événementielles de synchroniser automatiquement les factures de leur logiciel de location, de suivre les taxes par événement, de cataloguer les paiements, les remboursements, les litiges, et bien d'autres choses encore. QuickBooks.

Pour une entreprise comme QuickBooks, il n'est pas viable de prendre en charge à la fois les anciens et les nouveaux logiciels, et les logiciels de bureau ne peuvent pas offrir les avantages énumérés ci-dessus. Étant donné que c'est là que se trouve la tendance technologique, il est logique que l'entreprise abandonne périodiquement les logiciels de bureau en faveur d'alternatives en ligne.

Si vous aviez un compte QuickBooks Desktop 2020, vous pouvez soit.. :

• Passez à QuickBooks Online en suivant les étapes suivantes ces instructions.
• Passez à QuickBooks Desktop Pro, Premier ou Enterprise en contacter l'assistance QuickBooks au 800-766-8890.

Bien que les deux options vous permettent d'accéder immédiatement à QuickBooks, nous vous recommandons de passer à QuickBooks Online pour plusieurs raisons - au-delà de ce que nous venons de couvrir dans la section ci-dessus.

Tout d'abord, les versions de QuickBooks Desktop continueront à être supprimées progressivement de la même manière que le produit 2020. Si vous passez à l'un des autres programmes de bureau, vous devrez continuer à apporter des modifications de ce type, ce qui n'est pas le cas avec QuickBooks Online.

Deuxièmement, pour rappel : Les logiciels basés sur l'informatique en nuage ne juste offrent les avantages susmentionnés. Il offre également l'avantage de s'intégrer à d'autres logiciels basés sur le cloud, ce qui vous permet d'économiser du temps et de l'argent.

Avec l'intégration de QuickBooks Online de Goodshuffle Pro, les professionnels de l'événementiel peuvent utiliser un seul numéro pour suivre les factures de l'événement dans les deux systèmes, importer facilement des documents tels que des contrats signés dans QuickBooks Online, créer des rapports personnalisables, et plus. Avec QuickBooks Desktop, il est difficile et fastidieux de synchroniser les informations entre les systèmes, ce qui vous fait perdre du temps et en fait perdre à votre comptable.

Vous ne nous croyez pas ? Jetez un coup d'œil à cette histoire de Gary Bordman d'AE&ES, Le président de l'association, Goodshuffle Pro, affirme avoir réduit le temps de comptabilité en moitié grâce à QuickBooks Online. De tels gains d'efficacité ne sont pas possibles avec un logiciel basé sur un serveur, ce qui explique pourquoi tant d'entreprises (comme QuickBooks) donnent la priorité à leurs solutions basées sur l'informatique dématérialisée.

L'avenir de la comptabilité des professionnels de l'événementiel

Alors que les logiciels basés sur des serveurs étaient la norme, les logiciels basés sur le cloud représentent à la fois le présent et l'avenir de la technologie des entreprises. L'abandon par QuickBooks de QuickBooks Desktop 2020 est une autre étape importante dans cette direction. Il est essentiel que tous les utilisateurs de QuickBooks Desktop 2020 fassent une mise à jour, mais tous les autres utilisateurs de QuickBooks Desktop seraient bien avisés de passer à QuickBooks Online.

Prêt à gagner du temps et à éviter les maux de tête en matière de comptabilité ? Obtenir une démonstration de la façon dont QuickBooks Online fonctionne avec Goodshuffle Pro pour s'en convaincre.