De quatre ou cinq outils à un seul

Auparavant, la gestion d’un seul client nécessitait quatre ou cinq outils différents. RW Elephant s’occupait d’une partie du travail, tandis que le reste était réparti entre trois ou quatre autres outils, chacun ne prenant en charge qu’une seule étape du processus. “ Avant Goodshuffle Pro, nous utilisions RW Elephant, et c'était tout simplement un travail trop fastidieux ”, explique Cameron. Passer d'un outil à l'autre nous faisait perdre une à deux heures par commande, sur environ 1 000 événements pour lesquels nous établissions des devis chaque année. Et avec deux petits entrepôts, il était difficile de savoir quel article se trouvait dans lequel.

Goodshuffle Pro regroupe toutes les tâches liées aux réservations dans un seul outil. Avec un gain de temps d’une à deux heures par commande, cela représente environ 1 500 heures récupérées par an, et l’élaboration des devis prend désormais deux fois moins de temps. “ Si vous disposez de 40 heures par semaine et que, du jour au lendemain, 20 heures vous sont rendues, imaginez tout ce que vous pourriez accomplir ”, explique Cameron.

Comment une demande de devis se transforme en $4 000

Les clients consultent le catalogue de Render sur son site web via le Intégration du site web, d'ajouter les articles de leur choix à une liste de souhaits, puis de l'envoyer à Render pour obtenir un devis.

On reçoit presque tous les jours des listes de souhaits, avec les articles déjà sélectionnés. “ Il suffit d'ajouter les frais et de s'occuper de la logistique, et le tour est joué ”, explique Cameron.

Si l'œuvre demandée est déjà réservée, Détection des conflits lui envoie un signal d'alerte avant qu'elle ne réponde. Elle prend les devants : “ Salut, je suis ravie que cet article t'ait plu. Celui-là n'est plus disponible, mais celui-ci l'est. ”

Elle propose ensuite les éléments qui correspondent à la demande du client. Un client qui demande une barre se voit présenter les façades de scène et les colonnes qui vont avec. Cela représente déjà environ $2 500 de produits, au lieu d’une simple barre. Si l’on ajoute une ligne arrière assortie pour masquer un mur gênant de la salle, la commande atteint alors $3 500 à $4 000.

Un entrepôt dédié à la location de matériel événementiel dans lequel une équipe d'intérimaires peut puiser

En période de forte activité, Render peut organiser jusqu’à 22 événements en une semaine, et l’équipe doit retrouver chaque élément rapidement. Quatre habitudes, toutes mises en place grâce à Goodshuffle Pro, permettent d’y parvenir.

Chaque pièce possède son propre historique. Le logiciel attribue des lettres aux rayons et des numéros aux étagères. Les attributs de chaque article dans Goodshuffle Pro indiquent son rayon et son emplacement, son prix et ses dimensions, et ces informations apparaissent sur la fiche de prélèvement. “ On exploite ces attributs à fond ”, explique Cameron. Un employé issu d’une application de gestion du personnel peut consulter cette fiche de prélèvement et localiser la façade de scène Brantley sur I2.

Les inventaires tournants s'effectuent à l'aide de codes QR. Render appose sur ses articles des codes QR Goodshuffle Pro, placés à des endroits où ils ne risquent pas d'être recouverts de peinture ni d'attirer l'attention des clients. Lors des inventaires tournants, le personnel les scanne pour vérifier que chaque chaise se trouve bien en rayon.

La disponibilité est la première étape de la journée. Jessica Petty, responsable de projets chez Render, ouvre tous les événements prévus pour les quatre prochains mois afin que l'équipe sache ce qui l'attend. Ce qu'elle préfère, c'est la grande alerte rouge de “ détection de conflits ”, « qui indique si l'article est en stock ou non ». Goodshuffle Pro est le premier logiciel que l'équipe lance sur ses ordinateurs.

Les articles endommagés ne sont pas mis en rayon. Tout article qui revient cassé ou nécessitant un peu d'attention est mis de côté dans Goodshuffle Pro avant d'être remis en rayon.

Goodshuffle Pro fait tellement partie intégrante du fonctionnement de Render que les nouvelles recrues l'apprennent dès leur première formation, en même temps que la culture d'entreprise.

Les 23 000 1TP de chaises de location que Render n'a pas achetées

“ Si mes articles restent sur les rayons, ils ne nous servent à rien ”, explique Cameron. Elle rapports d'inventaire Dans Goodshuffle Pro, on peut voir à quelle fréquence un article est loué et quand il a été loué pour la dernière fois ; cela lui permet ainsi de déterminer quels articles méritent leur place dans le rayonnage et lesquels ne le méritent pas.

Les marques florales de Render louent également des bougies, et Cameron les a toutes enregistrées dans Goodshuffle Pro, afin que l'équipe puisse savoir quand chacune d'entre elles s'éteint, quand elle s'est éteinte pour la dernière fois, qui l'a cassée et lors de quel événement.

Elle effectue le même test avant d’acheter quoi que ce soit de nouveau. Lorsqu’elle envisageait de dépenser $23 000 pour 150 à 200 chaises de salle à manger noires, elle les a répertoriées sur Goodshuffle Pro, qui les a automatiquement mises en ligne sur le site web de Render, puis a lancé quelques sondages Instagram à leur sujet. Trois à six mois plus tard, personne n’avait demandé à les louer.

Ses données de location et l'annonce étaient toutes deux enregistrées dans Goodshuffle Pro ; elle n'a donc pas eu à fournir d'effort supplémentaire pour tester un nouvel élément.

“ C'est ainsi que j'ai permis à l'entreprise d'économiser $23 000 et de gagner de l'espace de stockage ”, explique-t-elle.

Conseils à l'intention des autres propriétaires d'entreprises de location de matériel événementiel

Au sujet de l'expansion vers de nouveaux locaux, Cameron conseille de “ se concentrer sur les projets d'avenir de votre entreprise, et non sur votre situation actuelle ”.”

En ce qui concerne les logiciels, elle s'appuie sur sa propre expérience après avoir abandonné RW Elephant. “ Plus le temps passe depuis que nous utilisons Goodshuffle Pro, plus nous sommes convaincus d'avoir pris la bonne décision ”, a-t-elle déclaré.

“Nous avons l'impression que c'est une extension de notre entreprise.”

À propos de Render Events

• Entreprise : Render Events, membre de Render Collective
• Localisation : Dallas-Fort Worth, Texas
• En location depuis : 2012
• Loyers : bars, façades de scène, toiles de fond, mobilier de salon, tables et chaises
• Période de forte activité : 22 événements par semaine en période de pointe
• Fonctionne sous : Goodshuffle Pro, avec l'intégration au site web, la détection des conflits, le module complémentaire « Dispatch » et l'intégration à QuickBooks