De cuatro o cinco herramientas a una sola

Antes, para gestionar la reserva de un solo cliente se necesitaban cuatro o cinco herramientas diferentes. RW Elephant se encargaba de una parte, y el resto se repartía entre otras tres o cuatro herramientas, cada una de las cuales realizaba solo una parte del trabajo. “Antes de Goodshuffle Pro, usábamos RW Elephant, y era un trabajo demasiado tedioso”, dijo Cameron. Pasar de una herramienta a otra nos tomaba de una a dos horas por cada pedido, en unos 1,000 eventos cotizados al año. Y con dos almacenes pequeños, era difícil saber qué pieza estaba en cuál.

Goodshuffle Pro centralizó el proceso de reservación en una sola herramienta. Con un ahorro de una a dos horas por pedido, eso significa recuperar unas 1,500 horas al año, y ahora la elaboración de propuestas toma la mitad del tiempo. “Si tienes 40 horas a la semana y, de repente, recuperas 20 horas, imagina todo lo que puedes lograr”, dice Cameron.

Cómo una solicitud de cotización se convierte en $4,000

Los clientes exploran el inventario de Render en su sitio web a través del Integración de sitios web, agregar los artículos que deseen a una lista de deseos y enviarla a Render como una solicitud de cotización.

Casi todos los días llegan listas de deseos con los artículos ya elegidos. “Lo único que hay que hacer es sumar los cargos y la logística, y ya está todo listo”, dice Cameron.

Si una pieza solicitada ya está reservada, Detección de conflictos le muestra una alerta roja antes de que ella responda. Ella se adelanta: “Hola, me da mucho gusto que te haya interesado esa pieza. Esa pieza ya no está disponible, pero esta sí lo está”.”

Luego sugiere los elementos que combinan con lo que pidió el cliente. A un cliente que pide una barra se le presentan las fachadas de escenario y las columnas que combinan con ella. Eso ya suma un valor de aproximadamente $2,500 en productos, en lugar de solo una barra. Si se agrega una línea de fondo a juego para cubrir una pared incómoda del lugar, el pedido alcanza entre $3,500 y $4,000.

Un almacén de alquiler de artículos para eventos del que un equipo de trabajo temporal pueda abastecerse

En temporada alta, Render puede tener hasta 22 eventos en una semana, y el equipo tiene que encontrar cada pieza rápidamente. Cuatro hábitos, todos basados en Goodshuffle Pro, lo hacen posible.

Cada pieza tiene su propia historia. Asigna letras a sus estantes y números a sus compartimentos. Los atributos de cada artículo en Goodshuffle Pro incluyen su estante y compartimento, su costo y su tamaño, y aparecen en la hoja de preparación. “Aprovechamos al máximo los atributos”, dice Cameron. Un trabajador de una aplicación de dotación de personal puede leer esa hoja de preparación y encontrar la fachada del escenario Brantley en I2.

Los recuentos cíclicos se realizan mediante códigos QR. Render marca sus artículos con códigos QR de Goodshuffle Pro, que se colocan en lugares donde no se pintarán encima ni llamarán la atención de los clientes. Durante los recuentos cíclicos, el personal los escanea para confirmar que todas las sillas siguen en el estante.

La disponibilidad es lo primero que se ve al iniciar el día. Jessica Petty, gerente de proyectos de Render, abre todos los eventos programados para los próximos cuatro meses para que el equipo sepa lo que se viene. Lo que más le gusta es la gran alerta roja de “Detección de conflictos”, “donde te dice si lo tenemos en inventario o no”. Goodshuffle Pro es lo primero que el equipo abre en sus computadoras.

Las piezas dañadas no se ponen a la venta. Cualquier artículo que regrese dañado o que necesite un poco de cuidado y atención se coloca en la sección de artículos apartados en Goodshuffle Pro antes de volver a colocarse en el estante.

Goodshuffle Pro está tan integrado en el funcionamiento de Render que los nuevos empleados lo aprenden en su primer curso de capacitación, junto con la cultura de la empresa.

Los $23 000 en sillas de alquiler que Render no compró

“Si mis cosas están ahí en el estante, no nos sirven de nada”, dice Cameron. Ella informes de inventario En Goodshuffle Pro se muestra con qué frecuencia se presta una prenda y cuándo fue la última vez que se alquiló, para que ella pueda ver qué prendas se están ganando su lugar en el estante y cuáles no.

Las marcas florales de Render también rentan velas, y Cameron las ingresó todas a Goodshuffle Pro, para que el equipo pueda ver cuándo se apaga cada una, cuándo se apagó por última vez, quién la rompió y en qué evento ocurrió.

Ella hace la misma prueba antes de comprar cualquier cosa nueva. Cuando estaba considerando gastar $23,000 en entre 150 y 200 sillas de comedor negras, las publicó en Goodshuffle Pro, que las subió automáticamente al sitio web de Render, y luego realizó algunas encuestas en Instagram sobre ellas. De tres a seis meses después, ni una sola persona había solicitado alquilarlas.

Tanto sus datos de alquiler como el anuncio estaban en Goodshuffle Pro, así que probar un nuevo elemento no le supuso ningún trabajo adicional.

“Y así le ahorré a la empresa $23,000 y espacio de inventario”, dice ella.

Consejos para otros propietarios de empresas de alquiler de equipos para eventos

Al hablar de expandirse a un nuevo espacio, Cameron recomienda: “Fíjate en cuáles son tus planes para el futuro de tu negocio, no en dónde te encuentras en este momento”.”

En cuanto al software, habla desde su propia experiencia al haber dejado de usar RW Elephant. “Cuanto más tiempo llevamos usando Goodshuffle Pro, más claro tenemos que tomamos la decisión correcta”, afirmó.

“Es como una extensión de nuestro negocio”.”

Acerca de Render Events

• Empresa: Render Events, parte de Render Collective
• Ubicación: Dallas-Fort Worth, Texas
• En alquiler desde: 2012
• Rentas: bares, fachadas de escenario, telones de fondo, muebles de salón, mesas y sillas
• Temporada alta: 22 eventos en una semana en la temporada alta
• Funciona en: Goodshuffle Pro, con la integración con sitios web, la detección de conflictos, el complemento de despacho y la integración con QuickBooks