Se préparer aux catastrophes naturelles et à d'autres événements inattendus - voici comment

Préparez-vous à un ouragan et vous serez prêt à tout.

Bonjour à tous,

Bienvenue à Busy Season, votre guide pour les prises de vue, les conseils de pro et les histoires vraies du secteur de l'événementiel.

J'espère que tout le monde est en sécurité après les récents ouragans, inondations et tornades qui ont balayé les États-Unis. En tant que Floridien, je sais de première main à quel point ces événements peuvent être effrayants, et la sécurité est évidemment la première des priorités. La sécurité est évidemment la première des priorités, mais il est tout aussi important de veiller à ce que votre entreprise soit protégée. Comment pouvez-vous vous préparer à l'inattendu ?

Qu'il s'agisse de dommages matériels, d'événements annulés ou de demandes d'indemnisation, les événements inattendus peuvent avoir un impact important sur votre activité événementielle. Si vous ressentez les effets immédiats de l'ouragan Hélène, vous trouverez à la fin de ce courriel des ressources pour aider les entreprises. Sinon, continuez à lire.

Les événements récents nous rappellent également qu'il faut prévoir un plan en cas d'imprévu, quelle qu'en soit l'origine. Un couple a-t-il déjà annulé ses noces ? L'air conditionné du lieu de réception s'est cassé pendant le chargement ?

Réfléchissez à la manière dont vous réagirez à ce type de situation pendant que les affaires se poursuivent normalement. Ainsi, si les choses tournent mal, vous disposerez d'un plan pour protéger votre entreprise et faire ce qu'il faut pour votre client.

Avez-vous mis en place des plans pour les situations suivantes ?

1. Vous devez annuler un événement : Si vous êtes prévenu à l'avance, combien de temps à l'avance seriez-vous prêt à annuler un événement pour protéger votre entreprise et votre équipe ? S'il s'agit d'une annulation de dernière minute, qui doit en être informé ? 
2. Vous devez communiquer l'annulation d'un événement à un client : Communiquez-vous par téléphone, par courrier électronique ou les deux ? Qui, au sein de l'entreprise, est chargé de prendre contact avec le client ? Si vous ne pouvez pas contacter le client pour une raison quelconque, que se passe-t-il ? 
3. Vous devez récupérer le coût de l'événement : Rembourseriez-vous les gens pour leurs événements ou leur permettriez-vous seulement de les reporter ? Vos clients souscrivent-ils une assurance événementielle pour protéger les paiements qu'ils vous doivent ? Faites-vous des exceptions à vos règles d'annulation normales (et dans quelles circonstances) ? 
4. L'infrastructure de votre événement a été affectée : De quoi vos compagnies d'assurance auront-elles besoin pour évaluer les dommages ? Avez-vous documenté le coût de votre inventaire de location ? Êtes-vous en mesure de suivre les pertes de revenus dues à l'annulation d'événements ?

Il y a d'autres éléments à prendre en compte, mais ces points devraient vous aider à obtenir les informations suivantes les procédures opérationnelles standard (POS) en cas d'urgence, si ce n'est pas déjà le cas.

Si vous avez été touché par l'ouragan Hélène, voici ces ressources :

• Aide d'urgence de l'ARA
• Aide aux sinistrés de l'ouragan Hélène de l'administration américaine des petites entreprises (Small Business Administration)
• Les gouvernements locaux et d'État : Consultez les ressources suivantes pour les petites entreprises, proposées par ces agences publiques :
  • Commerce en Floride
  • Département du développement économique de Géorgie (GDECD)
  • Département du développement économique et communautaire du Tennessee (TNECD)
  • Département du commerce de Caroline du Nord
• Prêts de Stripe Capital : Si vous utilisez Goodshuffle Pro, vous pouvez également voir si vous pouvez bénéficier d'un prêt Stripe Capital, qui peut être remboursé sous la forme d'un pourcentage de vos ventes.

Et encore une fois, j'espère que tout le monde reste en sécurité.

A mardi prochain,

Mallory Mullen

Le remue-ménage