Lorsque les choses deviennent difficiles, il est temps de faire un changement - oui, même si vous avez fait quelque chose de la même manière depuis aussi longtemps que vous vous en souvenez. Bien que ce soit une pilule difficile à avaler pour de nombreux professionnels de l'événementiel qui travaillent dans l'industrie depuis des années, il est important que nous soyons ouverts aux changements, petits et grands, s'ils sont synonymes de plus de succès à long terme. Vous vous demandez peut-être : “Comment savoir s'il est temps de changer ?”. Nous avons rencontré Luna Tolunay, propriétaire de Planificateurs amusants, L'objectif est de déterminer les trois principaux signaux d'alarme qui indiquent que votre activité événementielle a besoin d'être renouvelée.

#1 Les questions répétitives et les erreurs de votre équipe s'accumulent

Si vous répondez sans cesse à la même question ou si votre équipe commet toujours la même erreur, vous avez grand besoin d'un changement. Ces problèmes font perdre du temps à tout le monde et nuisent à l'expérience des clients. Vous vous demandez quel changement vous devriez mettre en œuvre pour éliminer ces problèmes ? Entrez dans le vif du sujet : procédures opérationnelles standard (SOP) !

Les SOP permettent de créer des instructions claires, étape par étape, pour tous les processus importants de votre entreprise (lire le Les 5 principales procédures d'exploitation normalisées les professionnels de l'événementiel ont besoin maintenant). Supposons que votre équipe ne sache jamais comment assembler certains articles, même si vous le leur avez expliqué verbalement à plusieurs reprises. Au lieu de cela, créez une procédure opératoire normalisée, sous forme écrite ou vidéo, sur la manière de procéder rapidement et correctement, puis ajoutez-la à la section des documents de l'article d'inventaire dans la rubrique Goodshuffle Pro.

Vous pouvez également l'inclure dans les notes internes du projet. De cette manière, le POS est facilement accessible à tous les membres de l'équipe, qui ne doivent plus vous demander les instructions à chaque fois. De plus, vous n'aurez plus à passer du temps à réparer les erreurs commises, car elles seront éliminées.

Nous avons demandé à Luna quels étaient les modes opératoires normalisés et les dossiers qu'elle jugeait les plus utiles pour son entreprise, et quelle était sa stratégie pour les rendre facilement lisibles et accessibles. Elle nous a répondu : “L'essentiel est d'avoir le plus d'informations possible au même endroit.” En plus de son manuel de l'employé, elle et son équipe conservent tous les fichiers, tels que les cartes de chargement, les diagrammes, les conversations avec les clients extérieurs et les courriels de confirmation d'événements dans Goodshuffle Pro, afin que tout le monde puisse y accéder facilement de n'importe où, à tout moment, sur n'importe quel appareil.

#2 Les employés s'épuisent

Ce n'est un secret pour personne : le secteur de l'événementiel peut être incroyablement chronophage et stressant. Avez-vous récemment vérifié la santé mentale de votre personnel ? Créez le meilleur environnement possible pour votre équipe afin qu'elle soit heureuse et en bonne santé, et qu'elle puisse s'épanouir. des ambassadeurs fidèles de la marque pour votre entreprise. Comment limiter l'épuisement professionnel ? Facilitez le travail - et la vie - des membres de votre équipe grâce à un logiciel facile à utiliser qui automatise leur travail fastidieux, leur permettant ainsi de commettre moins d'erreurs et de gagner du temps. Logiciel intelligent de location d'événements permet aux employés d'être plus heureux et moins stressés, ce qui se reflète dans leur travail.

Pour éviter l'épuisement professionnel chez Fun Planners, Luna surveille le nombre d'heures travaillées par les membres de son équipe. Sa philosophie est la suivante : “Il est préférable d'embaucher plus de personnes que de surcharger celles que vous avez, car trop d'heures supplémentaires ne sont pas bonnes pour la santé.” Elle croit aussi fermement au pouvoir d'une bonne attitude. Lorsqu'une erreur est commise, l'équipe dirigeante ne réprimande pas l'employé. Au contraire, ils en discutent et élaborent un plan pour résoudre le problème ensemble et aller de l'avant. Chez Fun Planners, l'accent est mis sur un moral positif. Luna déclare : “Nous essayons de rire beaucoup !”

#3 Vous consacrez plus de temps aux tâches fastidieuses qu'aux tâches créatives/stratégiques

Êtes-vous en train de courir après les clients pour qu'ils vous paient ? Vous recréez plusieurs versions d'un contrat après chaque petite demande d'un client ? Vous passez des heures chaque semaine sur la redoutable comptabilité ? Automatisez tous ces processus grâce à un logiciel de location d'événements intelligent afin de pouvoir vous concentrer davantage sur l'aspect créatif et stratégique de votre entreprise, ce qui constitue votre véritable valeur ajoutée et la raison pour laquelle vous vous êtes lancé dans cette activité au départ.

Après avoir réalisé que Fun Planners avait un problème de perte de temps, Luna a su qu'il était temps de trouver un logiciel efficace et permettant de gagner du temps. Depuis qu'elle a mis en place Goodshuffle Pro, Luna déclare : “Toutes les tâches administratives ont été supprimées. Notre plus grand gain de temps a été le Intégration de QuickBooks Online pour la comptabilité. Auparavant, nous devions refacturer chaque projet dans QuickBooks pour facturer nos clients. L'intégration le fait pour nous maintenant, et nous permet de récupérer 10 heures par semaine.”

Nous lui avons également demandé quel était son meilleur conseil aux autres professionnels de l'événementiel lorsqu'il s'agit de reconnaître le temps perdu sur des tâches fastidieuses comme un signal d'alarme. Elle nous a dit : “Si vous consacrez la moitié de votre journée ou même 20% de votre journée à des tâches administratives, vous n'en profitez pas. Si vous ne passez pas ce temps à parler aux clients, à établir des devis et des contrats, à planifier les horaires du personnel, à vérifier avec votre équipe et à vous rendre sur les lieux d'événements, vous perdez de l'argent. Vous devez trouver cet équilibre. Après avoir mis en place un logiciel de location d'événements, nous avons remarqué que nous passions la moitié de notre journée à des tâches administratives. Grâce au logiciel, nous avons eu beaucoup plus de temps à consacrer à l'organisation d'un plus grand nombre d'événements, plutôt qu'à du travail de bureau.”

Quels sont les drapeaux rouges qui flottent dans votre entreprise ?

Si vous avez remarqué l'un de ces signaux d'alarme au sein de votre entreprise d'événementiel, vous avez besoin d'un changement immédiat. Ne vous laissez pas distancer par la concurrence à cause d'une perte de temps ou de l'épuisement de vos employés. Au lieu de cela, automatisez vos processus avec un logiciel de location d'événements intelligent pour que votre équipe soit sur la même longueur d'onde, pour cultiver une culture de travail saine et pour améliorer la gestion du temps de votre entreprise. En ayant plus de temps à consacrer aux activités à valeur ajoutée de votre entreprise, vous êtes sûr de voir votre succès monter en flèche.

Planificateurs amusants fournit à la Floride les meilleurs divertissements, équipements et services depuis plus de 15 ans. L'entreprise a débuté comme une petite société de casino dans les années 1980, en ne fournissant que le meilleur équipement et le personnel de la plus haute qualité. Au fil du temps (principalement à la demande des clients), ils ont étendu leurs services à de nombreux autres domaines.