Cuando las cosas se ponen difíciles, es hora de hacer un cambio; sí, incluso si has estado haciendo algo de la misma manera desde que tienes memoria. Aunque esto resulte difícil de aceptar para muchos profesionales del sector de eventos que llevan años en la industria, es importante que estemos abiertos a cambios, tanto grandes como pequeños, si eso significa tener más éxito a largo plazo. Quizás te preguntes: “¿Cómo sé cuándo es el momento de hacer un cambio?”. Nos sentamos a charlar con Luna Tolunay, dueña de Organizadores de actividades, para identificar las tres señales de alerta más importantes que indican que tu negocio de eventos necesita una renovación.

#1 Las preguntas repetitivas y los errores de tu equipo se están acumulando

Si te encuentras respondiendo la misma pregunta una y otra vez, o si tu equipo sigue cometiendo el mismo error, necesitas urgentemente un cambio. Cuando surgen estos problemas, se pierde el tiempo de todos y se deteriora la experiencia del cliente. ¿Te preguntas qué cambio deberías implementar para eliminar estos problemas? Te presentamos: procedimientos operativos estándar (POS)!

Con los procedimientos operativos estándar (SOP), se crean instrucciones claras y detalladas para todos los procesos importantes de su empresa (leer el Las 5 mejores procedimientos operativos estándar lo que necesitan ahora los profesionales del sector de los eventos). Supongamos que tu equipo nunca sabe cómo montar ciertos artículos, aunque se lo hayas explicado verbalmente varias veces. En su lugar, crea un procedimiento operativo estándar (SOP) por escrito o en formato de video sobre cómo montarlos de forma rápida y correcta, y luego añádelo a la sección de documentos del artículo de inventario en Goodshuffle Pro.

También puedes incluirlo en las notas internas del proyecto. De esta manera, todos los miembros del equipo podrán acceder fácilmente al procedimiento operativo estándar (SOP) y ya no tendrán que pedirte instrucciones cada vez. Además, ya no tendrás que dedicar tiempo a corregir los errores que se hayan cometido, ya que estos se eliminarán.

Le preguntamos a Luna qué procedimientos operativos estándar (SOP) y qué archivos le resultan más útiles para su negocio, y cuál es su estrategia para que todo sea fácil de leer y accesible. Nos dijo: “La clave es tener toda la información posible en un solo lugar”. Además de su manual para empleados, ella y su equipo guardan todos los archivos, como mapas de carga, diagramas, conversaciones con clientes externos y correos electrónicos de confirmación de eventos, en Goodshuffle Pro, para que todos puedan acceder a ellos fácilmente desde cualquier lugar, en cualquier momento y en cualquier dispositivo.

#2 Los empleados están sufriendo agotamiento

No es ningún secreto que el sector de los eventos puede resultar increíblemente agotador y estresante. ¿Has preguntado últimamente por el bienestar mental de tu personal? Crea el mejor entorno posible para tu equipo, de modo que se sientan felices, sanos y puedan embajadores leales de la marca para tu empresa. ¿Cómo puedes evitar el agotamiento? Facilita el trabajo —y la vida— de los miembros de tu equipo con un software fácil de usar que automatice las tareas tediosas, lo que les permitirá cometer menos errores y ahorrar tiempo. Software inteligente para el alquiler de material para eventos da como resultado empleados más felices y sin estrés, lo que se refleja en el trabajo que realizan.

Para evitar el agotamiento en Fun Planners, Luna supervisa las horas que trabajan los miembros de su equipo. Su filosofía es que “es mejor contratar a más gente que sobrecargar de trabajo a la que ya tienes, porque hacer demasiadas horas extras no es saludable”. También cree firmemente en el poder de una buena actitud. Cuando se comete algún error ocasional, el equipo directivo no reprende al empleado. En cambio, lo analizan y crean un plan para resolverlo juntos en el futuro. En Fun Planners, se pone mucho énfasis en mantener una moral positiva. Luna dice: “¡Tratamos de reírnos mucho!”.”

#3 Dedicas más tiempo a tareas tediosas que a tareas creativas o estratégicas

¿Estás persiguiendo a los clientes para que paguen? ¿Tienes que volver a redactar varias versiones de un contrato cada vez que un cliente te pide un pequeño cambio? ¿Dedicas horas cada semana a la temida contabilidad? Automatiza todos estos procesos con un software inteligente de alquiler de eventos para que puedas centrarte más en el lado creativo y estratégico de tu negocio, que es el verdadero valor que ofreces y la razón por la que te metiste en este negocio en primer lugar.

Cuando Luna se dio cuenta de que Fun Planners tenía un problema de pérdida de tiempo, supo que era hora de buscar un programa de software eficiente que les permitiera ahorrar tiempo. Desde que implementaron Goodshuffle Pro, Luna afirma: “Ya no tenemos que ocuparnos de ninguna tarea administrativa. Lo que más tiempo nos ha ahorrado ha sido el Integración con QuickBooks Online para la contabilidad. Antes teníamos que volver a introducir cada proyecto en QuickBooks para facturar a nuestros clientes. Ahora la integración lo hace por nosotros, y nos permite ahorrar unas buenas 10 horas a la semana.”

También le pedimos su mejor consejo para otros profesionales del sector de los eventos a la hora de identificar el tiempo perdido en tareas tediosas como una señal de alerta. Nos dijo: “Si te pasas la mitad del día, o incluso dos tercios del día, en tareas administrativas, eso no te está beneficiando. Si no estás dedicando ese tiempo a hablar con los clientes, elaborar cotizaciones y contratos, armar los horarios del personal, coordinarte con tu equipo y visitar los lugares de los eventos, estás perdiendo dinero. Necesitas encontrar ese equilibrio. Después de implementar un software de alquiler para eventos, nos dimos cuenta de que habíamos estado dedicando la mitad de nuestro día a tareas administrativas. Con el software, tuvimos mucho más tiempo que pudimos dedicar a organizar más eventos, en lugar de a más trabajo de oficina”.”

¿Qué señales de alerta hay en tu negocio?

Si has detectado alguna de estas señales de alerta en tu empresa de eventos, necesitas urgentemente un cambio inmediato. No te quedes atrás frente a la competencia por perder tiempo o por el agotamiento de tus empleados. En su lugar, automatiza tus procesos con un software inteligente de alquiler para eventos para que tu equipo esté en sintonía, fomenta una cultura laboral saludable y mejora la gestión del tiempo en tu empresa. Con más tiempo para dedicarte a las partes de tu negocio que aportan valor, seguro que verás cómo tu éxito se dispara.

Organizadores de actividades Lleva más de 15 años ofreciendo a Florida el mejor entretenimiento, equipamiento y servicios. Comenzó como una pequeña empresa de casinos en la década de 1980, ofreciendo únicamente el mejor equipamiento y personal de la más alta calidad. Con el tiempo (principalmente a petición de los clientes), ha ampliado sus servicios a muchas otras áreas.