Placer l'accessibilité au premier plan de la planification de votre événement

Les événements sont destinés à être vécus par tout le monde. Quand nous disons "tout le monde", nous voulons dire "tout le monde". Les personnes souffrant d'un handicap, d'une maladie mentale ou d'une affection physique, et celles qui n'en souffrent pas, doivent pouvoir vivre une expérience agréable lors de tout événement.

Malheureusement, ce n'est pas toujours le cas. De nombreux événements ne sont tout simplement pas organisés pour accueillir tout le monde. Ainsi, de nombreuses personnes sont privées d'événements, et ce n'est pas par choix. En tant qu'organisateur d'événements, vous pouvez faire la différence en veillant à ce que l'accessibilité soit une priorité lors de chaque événement que vous organisez.

Voici cinq conseils pour rendre vos événements plus accessibles et plus inclusifs.

Se familiariser avec les différents handicaps et les besoins en matière d'accessibilité

Le handicap nous concerne tous. Aux États-Unis, environ 61 millions d'adultes vivent avec un handicap. Ces handicaps peuvent être permanents, temporaires, situationnels et très variés. De nombreux handicaps s'accompagnent de divers besoins en matière d'accessibilité. Que vous viviez avec un handicap ou que vous connaissiez, aimiez ou vous occupiez d'une personne handicapée, vous en avez vu les conséquences directes. Il est de la responsabilité de chacun d'être au moins conscient des questions d'accessibilité.

Vous devez prendre le temps de vous familiariser avec le plus grand nombre possible de handicaps et de besoins en matière d'accessibilité. Commencez par les handicaps courants tels que les problèmes de mobilité, les déficiences visuelles et les pertes auditives. Étudiez également les troubles mentaux tels que l'anxiété, la dépression et le syndrome de stress post-traumatique. Renseignez-vous également sur les différents traits neurodivergents et sur la manière dont vous pouvez vous adapter aux problèmes sensoriels.

Renseignez-vous sur la façon dont les personnes vivent avec les handicaps et les conditions susmentionnés et sur ce que vous pouvez faire en tant qu'organisateur d'événements pour répondre à leurs besoins. En plus de vous familiariser avec les différents handicaps et les besoins des personnes qui en sont atteintes, il est essentiel de vous renseigner sur les participants à chaque événement.

Apprenez à connaître vos participants 

S'il est essentiel de s'informer sur l'accessibilité et les handicaps en général, il est peut-être encore plus important de s'informer sur les personnes qui participent à chacun de vos événements. Vous voulez rendre vos événements aussi accessibles que possible, mais vous voulez aussi vous assurer que les aménagements pour votre groupe spécifique d'invités sont prioritaires.

Il faut donc s'asseoir avec le client pour lequel vous planifiez l'événement. Discutez des personnes invitées, des aménagements d'accessibilité et d'autres informations essentielles pour garantir un événement inclusif. Une fois que vous en saurez plus sur les participants à votre événement, vous pourrez établir une liste de contrôle de l'accessibilité.

Élaborer une liste de contrôle de l'accessibilité  

Une liste de contrôle de l'accessibilité vous permettra de répondre aux besoins particuliers de vos invités. Elle vous aidera également à couvrir le plus grand nombre possible de besoins généraux en matière d'accessibilité. Votre liste de contrôle de l'accessibilité doit porter sur les points suivants

• Exigences en matière d'accessibilité physique : rampes d'accès pour les fauteuils roulants, garde-corps, ascenseurs, etc.
• Exigences en matière d'accessibilité sensorielle - comme un événement sans parfum, l'interdiction de prendre des photos au flash ou la fourniture d'un casque anti-bruit.
• Exigences cognitives en matière d'accessibilité - telles que les programmes détaillés des événements et les dossiers d'information
• Les aménagements spécifiques à vos invités. 

Veillez à passer en revue votre liste de contrôle bien avant l'événement et tôt le jour de l'événement. Revoyez également votre engagement en matière d'accessibilité avec votre équipe et remettez à chaque personne une copie de votre liste de contrôle ainsi que toutes les informations dont elle a besoin pour s'assurer que l'accessibilité est une priorité.

En outre, assurez-vous de répondre aux besoins d'accessibilité en ligne, en particulier si vous êtes organiser un événement hybride. Par exemple, le site sur lequel vous diffusez votre événement en direct doit être optimisé pour les lecteurs d'écran et autres dispositifs d'assistance. Des sous-titres pour les vidéos, des fichiers audio et des descriptions pour les images doivent également être disponibles. L'inclusion d'une section adaptée aux personnes souffrant de troubles sensoriels lors de vos événements est également une bonne idée.

Inclure une section adaptée aux besoins sensoriels

Lorsqu'il s'agit de faire de l'accessibilité une priorité dans l'organisation d'un événement, on a tendance à se concentrer sur les handicaps physiques et les problèmes de santé mentale. Cependant, il est essentiel de prendre tout aussi sérieusement en compte les problèmes d'ordre sensoriel.

Par exemple, de nombreuses personnes dans notre monde sont neurodivergent. Cela signifie qu'ils présentent plusieurs différences neurologiques qui les distinguent de ceux qui n'ont pas de diagnostic neurologique. Les troubles neurodivergents, comme l'autisme ou les troubles déficitaires de l'attention, peuvent affecter la motricité, le développement cognitif, le langage et les expériences sensorielles.

Compte tenu du nombre de personnes neurodivergentes et de leurs besoins particuliers, il est judicieux d'inclure dans tous vos événements une zone adaptée aux sens, calme et éclairée par des lumières tamisées. Si vous le pouvez, allez même plus loin qu'une section adaptée aux sens.

Dépasser les attentes 

En veillant à ce que vos événements comportent une section adaptée aux besoins sensoriels, vous laisserez sans doute une impression durable à vos invités. Mais vous pouvez faire plus. Essayez de dépasser les attentes de vos participants en matière d'accessibilité.

Par exemple, si vous vendez des marchandises lors de votre événement, incluez les éléments suivants Vêtements adaptés aux personnes souffrant de troubles sensoriels. Ou, s'il existe un code vestimentaire, prévoyez des options de vêtements adaptés aux personnes souffrant de troubles sensoriels. Les vêtements adaptés aux sens comprennent des articles faciles à mettre, à porter et à enlever pour les personnes vivant avec un handicap visible ou invisible.

En autorisant et en fournissant des articles vestimentaires tels que des vêtements magnétiques et des vêtements spécialement conçus pour les utilisateurs de fauteuils roulants, vous montrerez à vos invités que vous vous engagez à organiser des fêtes accessibles.

Voici d'autres idées pour dépasser les attentes en matière d'accessibilité :

• Embauche d'interprètes et de spécialistes de la langue des signes ;
• Donner un accès anticipé à ceux qui disposent d'aménagements particuliers ;
• Veiller à ce que des fauteuils roulants supplémentaires et d'autres dispositifs de mobilité soient disponibles ;
• Affecter des membres de votre équipe à l'assistance aux personnes handicapées tout au long de la nuit ; 
• Former votre personnel de l'événement sur la diversité et l'inclusion afin de garantir une expérience inclusive cohérente.

L'objectif est d'organiser des événements que tout le monde peut apprécier, quels que soient les capacités, les antécédents ou l'expérience. En rendant vos événements plus accessibles et plus inclusifs, vous vous démarquerez de vos concurrents et laisserez une impression durable sur les participants. Utilisez les conseils ci-dessus pour commencer à placer l'accessibilité au premier plan de la planification de vos événements.