Au cours des 18 derniers mois, le secteur de l'événementiel a été contraint de s'adapter à la vie pendant la période COVID-19, Les événements virtuels ont pris de l'ampleur. Il y a deux ans, beaucoup de gens auraient cru que les événements virtuels étaient inhabituels, mais aujourd'hui, ils sont courants et très acceptables dans tous les secteurs et toutes les niches.

Toutefois, maintenant que la pandémie semble avoir pris fin et que les choses commencent à revenir à la normale, il semble que les événements virtuels, que l'on commence à qualifier d“”événements hybrides", pourraient perdurer, du moins pour l'instant.

Les activités en personne reprendront, Les événements hybrides pourraient devenir la nouvelle norme, bien qu'à plus petite échelle, lorsque l'impact des programmes de vaccination COVID-19 se fera sentir et que les restrictions en matière de confinement seront progressivement assouplies. Cela signifie que les événements hybrides pourraient bien devenir la nouvelle norme, puisque davantage de personnes peuvent y assister physiquement et virtuellement, ce qui permet de fixer un plafond plus élevé pour le nombre total de participants. Cela crée, bien sûr, de nombreuses et merveilleuses opportunités pour les événements et leur impact.

C'est précisément la raison pour laquelle les événements hybrides font l'objet d'un tel engouement dans le monde des affaires.

Cependant, malgré le succès massif de ces événements tout au long de l'année et l'intérêt croissant qu'ils suscitent, selon une nouvelle étude d'Eventsforce, 70% des organisateurs d'événements ne prévoient pas d'inclure la technologie hybride dans leur stratégie événementielle pour 2021.

La question se pose donc de savoir pourquoi. Dans cet article, nous allons examiner les principaux avantages et inconvénients des événements hybrides afin que vous puissiez prendre la décision importante d'inclure ou non des événements hybrides dans votre propre stratégie.

Commençons par les avantages.

Avantages des événements hybrides

Accessibilité

“Puisque les gens peuvent participer à la fois physiquement et en ligne, cela signifie que beaucoup plus de personnes, dont beaucoup n'auraient peut-être pas pu participer autrement, peuvent maintenant s'engager de la manière qu'elles souhaitent. Si quelqu'un voulait assister à l'événement, mais que la vie l'en a empêché, qu'il a dû travailler ou qu'il est tombé malade, le fait d'y assister n'est plus un problème et il n'a plus besoin de s'en priver”, explique Nicole Harper, blogueuse spécialisée dans les événements à l'adresse suivante Etat de l'écriture.com et Boomessays.com.

Notez que le nombre de participants virtuels n'est pas non plus limité. Bien sûr, si vous mettez l'accent sur l'interactivité et le chat, vous voudrez peut-être limiter votre nombre, mais si vous avez un discours ou une conférence où les gens écoutent simplement, vous pouvez avoir des dizaines de milliers de personnes qui vous écoutent simultanément.

Limites réduites

Depuis que les événements peuvent être organisés en ligne ou enregistrés, il n'est plus nécessaire d'être limité par l'espace disponible. Toutes les barrières ont été éliminées par l'opportunité virtuelle.

Cela signifie qu'une entreprise peut choisir le nombre de délégués qu'elle souhaite inviter à un événement en personne (par exemple, des clients VIP) plutôt que d'essayer de trouver le lieu le plus grand possible pour accueillir tout le monde.

De nombreuses entreprises expérimentent un modèle de centre hybride, qui relie des délégués virtuels à des centres d'événements en personne. Tout le monde est connecté par une expérience numérique, mais les délégués ont une expérience unique.

Les événements hybrides offrent sans aucun doute aux participants une grande variété d'options.

Inconvénients des événements hybrides

Si les avantages sont évidents, il y a des raisons pour lesquelles de nombreux organisateurs d'événements éprouvent des difficultés à adopter une stratégie hybride pour leurs futurs événements.

Difficile à mettre en œuvre avec succès

“Les principaux inconvénients des événements hybrides sont qu'ils sont difficiles à organiser et qu'ils peuvent être coûteux. Essentiellement, l'organisation d'un événement hybride implique la production de deux événements, l'un physique et l'autre en ligne, ce qui signifie que vous devrez investir dans des ressources supplémentaires”, explique Sarah Coombes, rédactrice à l'adresse suivante Essayroo.com et Paperfellows.com.

Vous ne pouvez pas non plus offrir une expérience identique aux deux publics. Il se peut que vous deviez traiter chaque version de l'événement comme une entité distincte afin de vous assurer qu'elles soient toutes deux réussies.

L'expérience de la présence virtuelle doit être distincte de l'expérience en personne ; sinon, pourquoi s'en préoccuper ?

Plus de travail que prévu

Si vous ne créez pas de programmes qui s'adressent aux différents types de participants, vous risquez de décevoir les deux groupes de délégués. L'époque où l'on diffusait une séance plénière à un public virtuel en plaçant une caméra au fond de la salle est révolue. Votre public est beaucoup plus averti et attend davantage.

La composante virtuelle doit être une production à part entière, indépendante de l'expérience en personne.

L'organisation d'événements hybrides peut nécessiter quelques essais et erreurs, mais avec de la stratégie, de la planification, des efforts et en vous assurant que vous dépensez vos ressources aux bons endroits, vous maximisez vos chances que votre événement porte ses fruits. Si vous réussissez votre premier événement, vous serez en mesure de créer une dynamique pour les événements à venir.