A lo largo de los últimos 18 meses, a medida que el sector de los eventos se ha visto obligado a adaptarse a la vida durante la pandemia de COVID-19, ... los eventos virtuales se han vuelto muy populares. Hace dos años, mucha gente habría considerado que los eventos virtuales eran algo inusual, pero ahora son algo habitual y gozan de gran aceptación en todos los sectores y nichos.

Sin embargo, ahora que parece que estamos llegando al final de la pandemia y las cosas empiezan a volver a la normalidad, da la impresión de que los eventos virtuales, a los que ahora se empieza a llamar “eventos híbridos”, podrían quedarse, al menos por el momento.

Volverán las actividades presenciales, aunque a menor escala, cuando se vean los efectos de los programas de vacunación contra la COVID-19 y se vayan relajando gradualmente las restricciones de confinamiento. Esto significa que los eventos híbridos podrían muy bien convertirse en la nueva norma, ya que más personas podrán asistir tanto de forma presencial como virtual, lo que permitirá aumentar el número total de asistentes. Esto, por supuesto, genera muchas oportunidades maravillosas para los eventos y su impacto.

Precisamente por eso hay tanto revuelo en torno a los eventos híbridos en estos momentos en todo el sector empresarial.

Sin embargo, a pesar del enorme éxito de estos eventos a lo largo del año y del creciente interés que despiertan, según un nuevo estudio de Eventsforce, el 70% de los organizadores de eventos no tiene previsto incluir la tecnología híbrida en su estrategia de eventos para 2021.

Esto nos lleva a preguntarnos por qué. En este artículo, nos proponemos analizar algunas de las ventajas y desventajas más importantes de los eventos híbridos para que puedas tomar la importante decisión de si vas a incluir o no este tipo de eventos en tu propia estrategia.

Empecemos por las ventajas.

Ventajas de los eventos híbridos

Accesibilidad

“Dado que se puede asistir tanto en persona como en línea, esto significa que muchas más personas —muchas de las cuales quizá no hubieran podido asistir de otro modo— ahora pueden participar de la forma que prefieran. Imaginemos que alguien quería asistir, pero se le interpusieron otros compromisos, como el trabajo o una enfermedad; ahora, asistir al evento ya no es un problema y no tiene por qué perdérselo”, explica Nicole Harper, bloguera especializada en eventos en Stateofwriting.com y Boomessays.com.

Ten en cuenta que tampoco hay límite en cuanto al número de personas que pueden asistir de forma virtual. Por supuesto, si te centras en la interactividad y el chat, quizá quieras limitar el número de participantes, pero si se trata de un discurso o una charla en la que la gente simplemente escucha, podrías tener a decenas de miles de personas conectadas al mismo tiempo.

Limitaciones reducidas

Dado que los eventos pueden celebrarse en línea o grabarse, ya no es necesario verse limitado por el espacio físico del lugar de celebración. La posibilidad de hacerlo de forma virtual ha eliminado todas las barreras.

Esto significa que una empresa puede decidir a cuántos invitados desea invitar a un evento presencial (por ejemplo, clientes VIP), en lugar de tener que buscar el lugar más grande posible para dar cabida a todos.

Hay muchas empresas que están probando un modelo híbrido de centro de eventos, que conecta a los participantes virtuales con los centros de eventos presenciales. Todos están conectados a través de una experiencia digital, pero los participantes disfrutan de una experiencia única.

Sin duda, los eventos híbridos ofrecen a los asistentes una gran variedad de opciones.

Desventajas de los eventos híbridos

Aunque las ventajas son evidentes, hay motivos por los que a muchos organizadores de eventos les cuesta adoptar una estrategia híbrida para sus futuros eventos.

Es difícil llevarlo a cabo con éxito

“Algunos de los principales inconvenientes de los eventos híbridos son que resultan difíciles de organizar y pueden ser costosos. En esencia, organizar un evento híbrido implica producir dos eventos, uno presencial y otro en línea, lo que básicamente significa que tendrás que invertir en recursos adicionales”, explica Sarah Coombes, redactora de Essayroo.com y Paperfellows.com.

Tampoco puedes ofrecer una experiencia idéntica a ambos públicos. Es posible que tengas que tratar cada versión del evento como una entidad independiente para asegurarte de que ambas salgan bien.

La experiencia de asistencia virtual debe diferenciarse de la experiencia presencial; de lo contrario, ¿para qué molestarse?

Implica más trabajo de lo que muchos esperan

Si no diseñas programas que se adapten a los distintos tipos de asistentes, corres el riesgo de decepcionar a ambos grupos de delegados. Los días en que bastaba con colocar una cámara al fondo de la sala para transmitir una sesión plenaria a una audiencia virtual ya quedaron atrás. Tu público es mucho más exigente y espera más.

El componente virtual debe ser una producción completa en sí misma, independiente de la experiencia presencial.

Organizar eventos híbridos puede requerir un poco de prueba y error hasta que le salgan bien, pero con estrategia, planificación, esfuerzo y asegurándote de invertir tus recursos donde más los necesitas de la mejor manera posible, sabrás que estás maximizando las posibilidades de que tu evento dé sus frutos. Si logras que el primer evento salga bien, podrás generar un gran impulso para los eventos futuros.