La accesibilidad como prioridad en la planificación de tu evento

Los eventos están pensados para que todos puedan disfrutarlos. Y cuando decimos «todos», nos referimos a todos. Tanto las personas con discapacidades, problemas de salud mental o dolencias físicas como aquellas que no los padecen deberían poder disfrutar de una experiencia agradable en cualquier evento.

Pero, lamentablemente, no siempre es así. Muchos eventos simplemente no están diseñados para dar cabida a todo el mundo. Por eso, mucha gente se queda sin poder asistir a los eventos, y no por elección propia. Como organizador de eventos, puedes marcar la diferencia asegurándote de que la accesibilidad sea una prioridad en cada evento que organices.

Aquí tienes cinco consejos para que tus eventos sean más accesibles e inclusivos.

Familiarícese con los distintos tipos de discapacidad y las necesidades de accesibilidad

La discapacidad nos afecta a todos. En Estados Unidos hay alrededor de 61 millones de adultos que viven con una discapacidad. Estas discapacidades pueden ser permanentes, temporales, circunstanciales y de una gran variedad. Y muchas discapacidades conllevan diversas necesidades de accesibilidad. Tanto si vives con una discapacidad como si conoces, quieres y cuidas a alguien con una discapacidad, has sido testigo de sus repercusiones directas. Todos tenemos la responsabilidad de, al menos, ser conscientes de las cuestiones relacionadas con la accesibilidad.

Deberías dedicar tiempo a familiarizarte con el mayor número posible de discapacidades y necesidades de accesibilidad. Empieza por las discapacidades más comunes, como las dificultades de movilidad, las discapacidades visuales y la pérdida auditiva. Además, infórmate sobre trastornos de salud mental como la ansiedad, la depresión y el trastorno de estrés postraumático. También es importante que te informes sobre los diferentes rasgos de neurodiversidad y sobre cómo puedes adaptarte a las dificultades sensoriales.

Infórmate sobre cómo viven las personas con las discapacidades y afecciones mencionadas anteriormente y qué puedes hacer, como organizador de eventos, para adaptarte a sus necesidades. Además de familiarizarte con las distintas discapacidades y las necesidades de las personas que las padecen, es fundamental que conozcas a los asistentes de cada evento.

Conozca a sus asistentes 

Por muy importante que sea informarse sobre la accesibilidad y las discapacidades en general, quizá sea aún más importante conocer a las personas que asisten a cada uno de tus eventos. Quieres que tus eventos sean lo más accesibles posible, pero también quieres asegurarte de que las adaptaciones para tu grupo específico de invitados sean la prioridad.

Por lo tanto, siéntate a hablar con el cliente para el que estás organizando el evento. Habla con él sobre quiénes están invitados, las adaptaciones de accesibilidad y cualquier otra información fundamental para garantizar que el evento sea inclusivo. Una vez que conozcas a los asistentes al evento, podrás elaborar una lista de verificación de accesibilidad.

Elaborar una lista de verificación de accesibilidad  

Una lista de verificación de accesibilidad te garantizará que puedas satisfacer las necesidades específicas de tus huéspedes. Además, te ayudará a cubrir el mayor número posible de necesidades generales de accesibilidad. Tu lista de verificación de accesibilidad debe incluir:

• Requisitos de accesibilidad física, como rampas para sillas de ruedas, barandillas y ascensores
• Requisitos de accesibilidad sensorial —como un evento sin fragancias, la prohibición de usar el flash en las fotografías o un evento en el que se proporcionen audífonos con cancelación de ruido
• Requisitos de accesibilidad cognitiva, como programas detallados de los eventos y paquetes informativos
• ¿Hay alguna necesidad especial que debamos tener en cuenta para sus invitados?. 

Asegúrate de revisar tu lista de verificación con suficiente antelación al evento y a primera hora del mismo día. Además, repasa con tu equipo el compromiso que has asumido en materia de accesibilidad y entrega a cada persona una copia de la lista de verificación y toda la información necesaria para garantizar que se dé prioridad a la accesibilidad.

Además, asegúrate de tener en cuenta también las necesidades de accesibilidad en línea, especialmente si estás organizar un evento híbrido. Por ejemplo, el sitio web en el que transmitas tu evento en vivo debe estar optimizado para lectores de pantalla y otros dispositivos de apoyo. También deben estar disponibles subtítulos para los videos y el audio, así como descripciones de las imágenes. Además, es una buena idea incluir una sección adaptada a las necesidades sensoriales en tus eventos.

Incluir una sección adaptada a las necesidades sensoriales

A menudo se tiende a centrarse en las discapacidades físicas y los trastornos de salud mental cuando se da prioridad a la accesibilidad en la planificación de eventos. Sin embargo, es fundamental tomar igual de en serio los problemas relacionados con los sentidos.

Por ejemplo, muchas personas en nuestro mundo son neurodivergente. Esto significa que presentan varias diferencias neurológicas que los distinguen de quienes no tienen un diagnóstico de origen neurológico. Las condiciones de neurodiversidad, como el autismo o el trastorno por déficit de atención, pueden afectar las habilidades motoras, el desarrollo cognitivo, el lenguaje y las experiencias sensoriales.

Sabiendo cuántas personas neurodivergentes hay y cuáles son sus necesidades específicas, es una idea genial incluir en todos tus eventos un espacio adaptado a las necesidades sensoriales, que sea tranquilo y con luz tenue. Si puedes, ve más allá de una simple sección adaptada a las necesidades sensoriales.

Superar las expectativas 

Incluir una zona adaptada a las necesidades sensoriales en tus eventos seguramente causará una impresión duradera en los invitados. Pero puedes ir más allá. Intenta superar las expectativas de tus asistentes en lo que respecta a la accesibilidad.

Por ejemplo, si vendes productos en tu evento, incluye ropa adaptada a las necesidades sensoriales. O, si hay un código de vestimenta, incluye opciones de ropa adaptada a las necesidades sensoriales. La ropa adaptada a las necesidades sensoriales incluye prendas que son fáciles de ponerse, llevar puestas y quitarse para las personas que viven con una discapacidad visible o invisible.

Ofrecer y proporcionar prendas como ropa con imanes y prendas diseñadas especialmente para usuarios de sillas de ruedas demostrará a tus invitados que te comprometes a ser un organizador de eventos accesible.

Otras ideas para superar las expectativas en materia de accesibilidad incluyen:

• Contratación de intérpretes y especialistas en lengua de señas;
• Ofrecer acceso anticipado a las personas con necesidades especiales;
• Garantizar la disponibilidad de sillas de ruedas adicionales y otros dispositivos de movilidad;
• Asignar a miembros de su equipo para que presten asistencia a las personas con discapacidad durante toda la noche; 
• Entrenar a tu personal de eventos sobre diversidad e inclusión para garantizar una experiencia inclusiva y coherente.

El objetivo es organizar eventos que todo el mundo pueda disfrutar, independientemente de su capacidad, origen o experiencia. Hacer que tus eventos sean más accesibles e inclusivos te diferenciará de la competencia y dejará una impresión duradera en los asistentes. Aprovecha los consejos anteriores para empezar a dar prioridad a la accesibilidad en la planificación de tus eventos.