Jonglerie mariages reportés et des événements annulés n'a pas été une promenade de santé pour les professionnels de l'industrie événementielle en 2020. Nous assisterons à une planification encore plus nuancée à l'aube de la nouvelle année. Les planificateurs et les vendeurs ont dû faire face à un tourbillon de circonstances atténuantes comme jamais auparavant, alors qu'ils s'apprêtaient à reporter des événements. Pourtant, nous voulons tous organiser la fête parfaite pour nos clients.

Heureusement, il y a beaucoup de choses que vous pouvez contrôler pour vous assurer que votre prochain événement se déroule sans accroc et qu'il réponde aux attentes de votre client.

Pourquoi il est essentiel d'anticiper

Le fait est que les professionnels de l'événementiel ne peuvent pas se projeter dans l'avenir et prévoir un invité blessé, des locations endommagées, une intoxication alimentaire ou même une averse soudaine. Nous pouvons certes faire de notre mieux pour nous prémunir contre ces problèmes, mais en fin de compte, tout ce que nous pouvons faire, c'est élaborer des plans d'urgence et nous préparer au pire, tout en espérant que tout ira pour le mieux.

Comme le souligne Jamie Chang de Mango Muse Events L'organisation d'une fête consiste en partie à réfléchir à ce qui va se passer et à ce dont on a besoin pour que cela se passe. Il s'agit parfois d'un élément matériel dont vous avez besoin, comme des chaises, des serviettes ou de la glace, mais il peut aussi s'agir d'organiser la circulation, d'ouvrir les fenêtres ou d'enlever tout ce qui est fragile. Car penser à ce qui va se passer, c'est aussi penser à ce qui pourrait se passer. Et si vous ne prévoyez pas ce qui pourrait arriver, la fête peut se transformer en catastrophe. Les catastrophes peuvent prendre de nombreuses formes, mais lorsque vous prévoyez ce qui pourrait arriver, vous ne vous contentez pas de prévenir les catastrophes avec vos plans, mais vous vous assurez que vous avez ce dont vous avez besoin“.”

Une partie de cette prévoyance peut consister à répartir les responsabilités afin d'éviter d'oublier des détails importants. Joan Wyndrum de Fleurs par boîte conseille : “Lorsqu'il s'agit d'organiser une fête, il est important de déléguer des tâches - n'ayez pas peur de demander de l'aide à un ami ou à un membre de votre famille. N'hésitez pas à demander de l'aide à un ami ou à un membre de votre famille. Soyez également réaliste quant au nombre de projets de bricolage que vous pouvez réaliser.”

Les pires scénarios à éviter

Il est relativement facile d'imaginer des situations désastreuses, mais on pense souvent à tort qu'elles peuvent être 100% évitées. Cela dit, même le plus petit détail peut entraîner votre mariage ou votre événement dans une spirale descendante. Il est donc extrêmement important que vous restiez organisé et prêt avec un plan B ou un plan C.

Pour Dixie Bagley de La ferme, Rome GA, En outre, le fait d'établir des attentes dès le départ avec vos clients peut être la solution pour éviter de nombreux contretemps. “Précisez exactement ce que l'on attend de vous et, de la même manière, ce que vous attendez de votre client avant d'entamer le processus de planification. Cela vous permettra non seulement d'éviter les erreurs de communication par la suite, mais aussi de donner à chacun une idée claire de ce qui sera fourni et du moment où cela sera fait. Veillez à ce que tout soit écrit, de manière à ce qu'il n'y ait aucun doute sur les produits ou services que vous offrirez.”

Juls Sharpley de Bulles et nœuds papillons note : “La première chose à faire est TOUJOURS d'avoir de la nourriture et de l'eau à portée de main si vous servez de l'alcool. Si vous savez qu'un invité se comporte mal, cherchez à savoir pourquoi il agit ainsi. Est-ce dû à l'alcool ? S'agit-il d'une personne déclencheuse ? Ou d'un type de personne déclencheur ? À moins qu'il ne soit absolument nécessaire à la fête, envisagez de ne pas l'inclure dans la liste des invités. S'il s'agit d'un ami proche, votre client peut peut-être avoir une conversation ouverte et honnête avec lui avant la fête.”

Parlons des intempéries

L'une des plus grandes menaces qui pèsent sur une réception ou un événement de mariage en plein air est peut-être la météo du jour en question. Souvent, c'est quelque chose que l'on peut prévoir bien à l'avance. Même s'il n'y a pas de nuage d'orage en vue pour la semaine de l'événement, il est tout de même judicieux de se prémunir.

Amber Anderson de Affiner pour Organisateurs de mariage explique qu'il peut s'agir d'une variable déterminante pour la journée de rêve de votre client. Il y a beaucoup de nuances dans ce que nous appelons “le plan de pluie‘ et cela varie d'un marché à l'autre et même d'une entreprise à l'autre. Certaines entreprises ont besoin d'un délai plus long en raison du nombre d'employés. D'autres peuvent le faire le matin même du mariage’.”

Elle poursuit : “Dans ma ville, les entreprises de location de tentes locales doivent être informées quelques jours à l'avance en raison de leurs mesures de contrôle de la qualité. Un client peut toujours se réveiller le jour de l'événement et choisir de ne pas utiliser la tente, mais l'entreprise de location aura quand même passé quelques jours à chercher des trous ou des déchirures dans la tente avant chaque mariage. C'est souvent la raison pour laquelle les clients doivent payer pour les plans de pluie, même s'ils ne sont finalement pas utilisés. Cela demande beaucoup plus de travail, de préparation et de personnel !”

Ce que vous pouvez faire pour préparer un événement sans faille

Les vétérans de l'événementiel les plus aguerris ont souvent mis en place, bien avant la fête, des listes de contrôle qui leur permettent (ainsi qu'à leurs clients) de rester sur la bonne voie. Repérer les failles du plan avant même qu'elles ne se produisent est une qualité que tout professionnel devrait posséder.

Kevin Dennis de Fantasy Sound Event Services attribue le succès de ses événements à une bonne communication avec le client, par exemple. ’L'une des meilleures choses que vous puissiez faire pour votre événement est de créer un précédent pour une communication ouverte et collaborative avec votre client dès le début. Apprenez quelles sont ses préférences en matière de communication : il est peut-être plus enclin à planifier visuellement, et l'utilisation d'une application vous permettant de dessiner des croquis ou d'insérer des photos peut s'avérer être la meilleure solution. Il se peut qu'il ne soit pas adepte du courrier électronique et que vous optiez pour une application plus pratique, de type texto immédiat, qui lui conviendra mieux“.”

M. Anderson ajoute : “Le meilleur moyen d'atténuer les risques pour un hôte est d'engager des fournisseurs agréés, assurés et professionnels. Ensuite, un planificateur d'événements professionnel peut s'assurer que toutes les cases sont cochées pour que l'événement se déroule sans accroc. Un événement sans accroc implique des pages et des pages de listes de contrôle, mais quelques points à souligner sont la présence d'une trousse d'urgence, d'un plan de secours et d'une bonne communication entre toutes les personnes concernées”.”

Comment organiser une fête parfaite

Quel que soit son domaine d'activité, chaque professionnel de l'événementiel a quelques points communs avec ses pairs : une équipe compétente et disciplinée, des systèmes et des processus qui rendent la collaboration avec les clients aussi transparente que possible, et l'idée que chaque événement ne sera pas parfait, mais qu'il peut s'en approcher si l'on a l'état d'esprit et les outils adéquats pour se préparer à tous les obstacles.

Image d'illustration par Stephanie Yonce Photography