Malabarismo bodas aplazadas y la cancelación de eventos no ha sido nada fácil para los profesionales del sector en 2020. A medida que entramos en el nuevo año, solo veremos una planificación cada vez más minuciosa. Al tener que seguir adelante con los eventos reprogramados, tanto los organizadores como los proveedores se han enfrentado a una vorágine de circunstancias atenuantes sin precedentes. Aun así, todos queremos organizar la fiesta perfecta para nuestros clientes.

Afortunadamente, hay muchas cosas que puedes controlar para asegurarte de que tu próximo evento salga a la perfección y haga realidad el día soñado de tu cliente.

Por qué es fundamental pensar con antelación

La realidad es que los profesionales del sector de eventos no pueden predecir el futuro ni prever si habrá un invitado lesionado, daños en el material alquilado, una intoxicación alimentaria o incluso un chaparrón repentino. Por supuesto, podemos hacer todo lo posible para protegernos contra estas situaciones, pero al final, lo único que podemos hacer es elaborar planes de contingencia y prepararnos para lo peor, sin dejar de esperar lo mejor.

Como dice Jamie Chang de Mango Muse Events como él mismo dice: “Parte de planificar una fiesta consiste en pensar en lo que va a pasar y en lo que necesitas para que eso suceda. A veces se trata de algo material, como sillas, servilletas o hielo, pero también puede consistir en organizar el desarrollo de la fiesta, abrir las ventanas o retirar cualquier objeto frágil. Porque pensar en lo que va a pasar implica también pensar en lo que podría pasar. Y si no te preparas para lo que podría pasar, la fiesta puede acabar siendo un desastre. Los desastres pueden adoptar muchas formas, pero cuando te preparas para lo que podría suceder, no solo estás previniendo desastres con tus planes, sino asegurándote de tener lo que necesitas”.”

Parte de esta previsión puede consistir en repartir las responsabilidades para no pasar por alto ningún detalle importante. Joan Wyndrum de Flores por caja aconseja: “A la hora de organizar una fiesta, es importante delegar tareas; no tengas miedo de pedir ayuda a un amigo o familiar. Además, sé realista en cuanto al número de proyectos de bricolaje que puedes llevar a cabo”.”

Situaciones habituales que conviene evitar

Es relativamente fácil imaginar situaciones desastrosas, pero es un error común pensar que se pueden evitar por completo. Dicho esto, hasta el más mínimo detalle puede hacer que tu boda o evento se convierta en un desastre, por lo que es sumamente importante que te mantengas organizado y preparado con un plan B o un plan C.

Para Dixie Bagley de The Farm, Rome (Georgia), establecer las expectativas desde el principio con tus clientes puede ser la solución para evitar muchos contratiempos. “Describa exactamente lo que se espera de usted y, del mismo modo, lo que usted espera de su cliente antes de comenzar el proceso de planificación. Esto no solo le ayudará a evitar malentendidos más adelante, sino que todos tendrán una idea clara de lo que se proporcionará y cuándo se proporcionará. Asegúrese de que todo quede por escrito; de esa manera, no habrá dudas sobre qué productos o servicios ofrecerá”.”

Juls Sharpley de Burbujas y pajaritas Notas: “Lo primero que SIEMPRE hay que tener en cuenta es disponer de comida y agua a mano si se va a servir alcohol. Si sabe que hay un invitado que se comporta mal, analice más a fondo por qué se comporta así. ¿Es el alcohol? ¿Es una persona que le provoca? ¿O un tipo de persona que le provoca? A menos que sea absolutamente necesario para la fiesta, considere no incluirlo en la lista de invitados. Si se trata de un amigo cercano, tal vez su cliente pueda tener una conversación abierta y honesta con él antes de la fiesta”.”

Hablemos del mal tiempo

Quizás una de las mayores amenazas para una recepción de boda o un evento al aire libre sea el pronóstico del tiempo para ese día. A menudo, esto es algo que se puede planificar con bastante antelación. Aunque no haya ni una nube de tormenta a la vista para la semana del evento, sin duda es aconsejable tomar todas las precauciones necesarias.

Amber Anderson de Filtrar por organizadores de bodas afirma que este puede ser un factor decisivo para que el día soñado de tu cliente sea un éxito o un fracaso. “Hay muchos matices a la hora de activar el ‘plan de lluvia’, y esto varía de un mercado a otro e incluso de una empresa a otra. Algunas empresas necesitan un plazo de preparación más largo debido a la cantidad de personal. Otras pueden activarlo la misma mañana de la boda”.”

Y continúa: “En mi ciudad, las empresas locales de alquiler de carpas necesitan saberlo con unos días de antelación debido a sus medidas de control de calidad. Un cliente puede despertarse el día del evento y decidir no usar la carpa, pero la empresa de alquiler ya habrá dedicado varios días a revisar que no haya agujeros ni rasgaduras en la carpa antes de cada boda. Por eso, a menudo los clientes tienen que pagar por planes de contingencia en caso de lluvia, aunque al final no se utilicen. ¡Requieren mucho más trabajo, preparación y personal para gestionarlos!”.”

Qué puedes hacer para preparar un evento sin contratiempos

Los organizadores de eventos con más experiencia suelen tener listas de verificación preparadas mucho antes de la fiesta, lo que les permite a ellos (y a sus clientes) mantener el rumbo. Detectar las fallas en el plan antes de que se produzcan es una cualidad que todo profesional debería tener.

Kevin Dennis de Fantasy Sound Event Services atribuye el éxito de sus eventos a una comunicación sólida con el cliente, por ejemplo. ’Una de las mejores cosas que puedes hacer por tu evento es sentar las bases para una comunicación abierta y colaborativa con tu cliente desde el principio. Averigua cuáles son sus preferencias para mantenerse en contacto; tal vez sea más de planificar visualmente, por lo que utilizar una aplicación en la que puedas hacer bocetos o insertar fotos podría ser tu mejor opción. Quizás no sea de los que usan el correo electrónico, por lo que optar por una aplicación más práctica e inmediata, del tipo de mensajes de texto, podría ser más de su agrado“.”

Anderson añade: “La mejor forma de mitigar los riesgos para cualquier organizador es contratar a proveedores con licencia, asegurados y profesionales. A partir de ahí, un organizador de eventos profesional puede garantizar que se cumplan todos los requisitos para que el evento se desarrolle sin contratiempos. Un evento sin contratiempos implica páginas y páginas de puntos en la lista de verificación, pero algunos aspectos que cabe destacar son contar con un kit de emergencia, tener un plan de contingencia y mantener una comunicación fluida entre todos los involucrados”.”

Cómo organizar la fiesta perfecta

Independientemente del sector en el que trabajes, todo profesional de eventos con una sólida formación tiene algunas cosas en común con sus colegas: un equipo competente y disciplinado; sistemas y procesos que facilitan al máximo la colaboración con los clientes; y la convicción de que, aunque no todos los eventos serán perfectos, pueden acercarse bastante a la perfección con la mentalidad adecuada y las herramientas necesarias para hacer frente a cualquier obstáculo.

Imagen destacada de Stephanie Yonce Photography