Êtes-vous à la recherche d'un nouveau logiciel de location de salles de fêtes ? Que vous soyez activement à la recherche d'une solution pour gérer et développer votre entreprise, ou que vous naviguiez simplement en raison de votre frustration avec votre système de gestion de location actuel, l'une de vos premières décisions est de savoir si le logiciel d'entreprise doit être sur un disque dur ou dans le Cloud.

Les logiciels sur disque dur étaient le format original des logiciels qui impliquent l'installation de quelque chose sur votre serveur. Pendant des années, c'était la façon la plus courante d'utiliser les logiciels, et c'est peut-être la seule façon dont vous avez jamais connu les logiciels d'entreprise.

Le "nuage", quant à lui, est souvent considéré comme l'avenir des logiciels d'entreprise. Mais qu'est-ce que cette chose abstraite ? Certaines personnes ne comprennent pas bien ce qu'est l'informatique en nuage et sont donc réticentes à l'idée de passer à l'informatique en nuage.

Voici 6 choses que vous devez savoir avant de passer à un logiciel de location de salles de fêtes basé sur le cloud pour votre activité événementielle :

1) Qu'est-ce que l'informatique dématérialisée ?

Au niveau le plus élémentaire, l'informatique en nuage consiste à utiliser l'internet. Ainsi, un logiciel d'informatique en nuage est un système qui utilise l'internet pour stocker toutes les informations au lieu d'un disque dur. La plupart des gens utilisent déjà l'informatique en nuage sans même s'en rendre compte ! Gmail, oui Gmail, est un service de cloud computing. Les éléments qui font de Gmail un service d'informatique en nuage sont que toutes les informations sont stockées sur l'internet et que vous pouvez y accéder à partir de plusieurs appareils. Par exemple, vous consultez probablement votre Gmail sur votre ordinateur, votre téléphone portable et/ou votre tablette. Comme tous vos courriels sont stockés dans le “nuage” (c'est-à-dire sur l'internet), vous pouvez y accéder depuis n'importe quel ordinateur dans le monde disposant d'une connexion à l'internet.

Il en va de même pour la déclaration de vos impôts, la consultation de votre compte bancaire, la prise de rendez-vous chez le médecin, et bien d'autres choses encore ! Si vous utilisez l'internet pour répondre à vos besoins personnels ou professionnels, quels qu'ils soient, vous faites déjà l'expérience de l'informatique en nuage. Il n'y a pas lieu de penser qu'il s'agit de quelque chose de nouveau.

2) Comment utiliser l'informatique dématérialisée pour mon entreprise de location de matériel de fête ?

Le même principe d'accès à votre Gmail depuis n'importe quel ordinateur peut être appliqué à votre système de gestion de location de salles de fêtes basé sur le cloud. Lorsque vous travaillez avec un système basé sur un disque dur, vous devez être physiquement présent à votre bureau pour effectuer des modifications. En revanche, avec un logiciel de location d'événements basé sur l'informatique en nuage, vous pouvez travailler depuis chez vous, en vacances (ce que nous ne recommandons pas) ou même sur un chantier. Par exemple, combien de fois êtes-vous arrivé sur un chantier et le client veut ajouter des parois latérales à sa tente ou des chaises à sa commande ?

Avec le logiciel de cloud computing, vous pouvez facilement ajouter les articles à leur commande directement à partir de votre téléphone ou de votre tablette. Cela vous évite d'avoir à vous en souvenir une fois de retour au bureau ou d'avoir à appeler le bureau pour dire à quelqu'un d'autre de le faire. Ce n'est qu'un exemple, il y a des centaines de façons dont le logiciel de location de salles de fêtes basé sur le cloud computing peut rationaliser et améliorer votre entreprise de location de salles de fêtes.

3) Que se passe-t-il en cas de problème avec le logiciel de location d'événements ?

Avec logiciel sur disque dur, le problème ne peut être résolu que sur votre disque dur. Cela signifie que vous devez soit appeler le service informatique pour le résoudre, soit essayer de résoudre le problème vous-même. Ces deux options peuvent être très frustrantes et prendre beaucoup de temps, surtout si vous n'êtes pas particulièrement doué pour la technologie. Avec les logiciels d'informatique en nuage, c'est l'éditeur du logiciel qui résoudra le problème. Il vous suffit de contacter le service d'assistance de l'éditeur du logiciel, qui sera en mesure de résoudre le problème à distance via l'internet. Vous avez donc moins de soucis à vous faire et les problèmes sont résolus beaucoup plus rapidement.

4) Tous les logiciels de location de salles de fêtes basés sur le cloud sont-ils identiques ?

Il est difficile de trouver le meilleur logiciel pour son entreprise. Il y a tellement d'options, qui prétendent toutes être le meilleur logiciel pour gérer les opérations de l'entreprise. Il existe des solutions logicielles génériques de rationalisation des flux de travail, puis de nombreux types d'outils spécifiques aux entreprises de location, notamment pour les fêtes, l'équipement, l'agriculture, etc.

En tant qu'entreprise de location de matériel de fête, vous devriez envisager d'investir dans un logiciel qui se concentre spécifiquement sur votre secteur d'activité. Qu'il s'agisse de comprendre comment vous suivez votre inventaire de linge de maison imprimé à la banane ou d'apprécier l'évolution constante du monde de l'événementiel, le logiciel doit être adapté pour suivre et gérer facilement vos tâches quotidiennes. N'essayez pas de faire travailler votre entreprise pour le logiciel, c'est le logiciel qui doit travailler pour votre entreprise.

5) Pourquoi l'informatique dématérialisée est-elle si importante ?

La technologie est en constante évolution. Il suffit de regarder les nouveaux iPhones et systèmes d'exploitation qui sortent chaque année. Avec l'introduction du système d'exploitation Apple 11 introduit à l'été 2017, l'iPhone 5 n'est plus pris en charge par ce système d'exploitation. L'iPhone 5 est sorti il y a seulement 5 ans, en 2012. Selon cette logique, une technologie devient obsolète (c'est-à-dire qu'elle ne peut plus fonctionner correctement) après 5 ans.

À quand remonte la dernière fois que vous avez acheté un nouvel ordinateur ou un nouveau serveur pour votre bureau ? Si cela remonte à plus de cinq ans, tout nouveau logiciel de gestion basé sur un disque dur ne fonctionnera probablement pas correctement sur les ordinateurs et les serveurs dont vous disposez actuellement. Vous vous retrouvez donc dans l'obligation de mettre à jour la technologie de l'ensemble de votre bureau.

Les logiciels d'informatique en nuage éliminent la nécessité d'acheter de nouveaux ordinateurs. Parce qu'ils sont basés sur l'internet, les anciens ordinateurs peuvent fonctionner avec le logiciel tout aussi bien que les nouveaux. Cela permet non seulement à votre entreprise d'économiser beaucoup d'argent en évitant d'acheter de nouveaux ordinateurs, mais aussi de gagner du temps en évitant d'avoir à faire des recherches et à se renseigner sur un nouvel ordinateur.

6) Que se passe-t-il si l'internet ne fonctionne plus ?

Il est vrai que vous devez disposer d'Internet pour utiliser le logiciel de location d'événements basé sur le cloud. Si l'internet cesse de fonctionner à votre bureau, vous ne pourrez pas accéder au logiciel d'entreprise. Il s'agit certes d'un problème, mais demandez-vous à quand remonte la dernière fois où l'internet n'a pas fonctionné à votre bureau. La fiabilité de l'internet s'est considérablement améliorée au cours des deux dernières années et les dysfonctionnements sont de plus en plus rares.

Pensez maintenant à toutes les autres choses pour lesquelles vous utilisez Internet dans votre entreprise de location. Il s'agit notamment de l'envoi de courriels, de la recherche, de la programmation, du traitement des cartes de crédit, etc. Ainsi, si le logiciel de location de salles de fêtes basé sur le cloud dépend d'Internet, il en va de même pour de nombreux autres outils et systèmes que vous utilisez actuellement.

L'avantage d'un logiciel de location d'événements basé sur l'informatique en nuage est que vous pouvez travailler depuis n'importe quel endroit disposant d'un accès à Internet. De plus, vous pouvez mettre en place de nombreuses pratiques pour vos éléments les plus importants. Vous pouvez imprimer Google Maps ou faire une capture d'écran d'une recette en ligne avant de vous rendre à l'épicerie. De la même manière, vous pouvez imprimer vos fiches de travail ou faire une capture d'écran d'un contrat avant de vous rendre à un travail. Il s'agit là de pratiques quotidiennes courantes, appliquées par de nombreux employés qui suivent la vieille règle des scouts : ’Soyez toujours prêts !“