¿Estás buscando un nuevo software de alquiler para eventos? Tanto si estás buscando activamente una solución para gestionar y hacer crecer tu negocio, como si simplemente estás echando un vistazo porque no estás satisfecho con tu actual sistema de gestión de alquileres, una de tus primeras decisiones será si el software empresarial debe estar en un disco duro o en la nube.

El software basado en disco duro fue el formato original de software que implica instalar algo en el servidor. Durante años, esta fue la forma habitual de utilizar el software, y puede que sea la única forma en la que hayas utilizado software empresarial.

Por otro lado, a menudo se habla de la nube como el futuro del software empresarial. Pero, ¿qué es este concepto tan abstracto? Hay quienes no comprenden del todo en qué consiste la nube y, por eso, les da miedo dar el salto.

Aquí tienes 6 cosas que debes saber antes de pasarte a un software de alquiler de material para eventos basado en la nube para tu negocio:

1) ¿Qué es la computación en la nube?

En su forma más básica, la computación en la nube consiste en usar Internet. Por lo tanto, un software de computación en la nube es un sistema que utiliza Internet para almacenar toda la información, en lugar de un disco duro. ¡La mayoría de la gente ya usa la computación en la nube y ni siquiera se da cuenta! Gmail, sí, Gmail, es un servicio de computación en la nube. Los componentes que hacen de Gmail un servicio de computación en la nube son que toda la información se almacena en Internet y que puedes acceder a ella desde múltiples dispositivos. Por ejemplo, probablemente consultes tu Gmail en tu computadora, teléfono celular y/o tableta. Debido a que todos tus correos electrónicos se almacenan en “la nube” (también conocida como Internet), puedes acceder a ellos desde cualquier computadora del mundo que tenga conexión a Internet.

Lo mismo ocurre con la declaración de impuestos, consultar tu cuenta bancaria, concertar citas médicas y mucho más. Si utilizas Internet para satisfacer cualquier tipo de necesidad personal o profesional, ya estás utilizando la computación en la nube. No hay por qué pensar que se trata de algo nuevo en absoluto.

2) ¿Cómo puedo utilizar la nube para mi empresa de alquiler de artículos para fiestas?

El mismo principio que te permite acceder a tu cuenta de Gmail desde cualquier computadora se puede aplicar a tu sistema de gestión de alquiler para eventos basado en la nube. Cuando trabajas con un sistema que funciona con un disco duro, tienes que estar físicamente en tu oficina para poder hacer cambios. Pero, con el software de alquiler para eventos basado en la nube, puedes trabajar desde casa, durante las vacaciones (lo cual no recomendamos) o incluso en el lugar de trabajo. Por ejemplo, ¿cuántas veces has llegado a un lugar de trabajo y el cliente quiere agregar paredes laterales a sus carpas o sillas a su pedido?

Con el software de computación en la nube, puedes agregar fácilmente los artículos al pedido directamente desde tu teléfono o tableta. Esto te evita tener que acordarte de hacerlo cuando regreses a la oficina o tener que llamar a la oficina para pedirle a otra persona que lo haga. Este es solo un ejemplo; hay cientos de formas en que el software de alquiler para eventos basado en la nube puede optimizar y mejorar tu empresa de alquiler para eventos.

3) ¿Qué pasa si hay algún problema con el software de gestión de eventos?

Con software basado en disco duro, el problema solo se puede resolver en tu disco duro. Esto significa que debes llamar al departamento de TI para que lo solucione o intentar resolverlo tú mismo. Ambas opciones pueden resultar muy frustrantes y llevar mucho tiempo, especialmente si no tienes muchos conocimientos técnicos. Con el software de computación en la nube, es la empresa de software la que se encarga de resolver el problema. Simplemente comunícate con el servicio de asistencia de la empresa de software y ellos podrán resolver el problema de forma remota a través de Internet. Esto significa menos molestias para ti y que los problemas se resuelven mucho más rápido.

4) ¿Todos los programas de alquiler para eventos basados en la nube son iguales?

Buscar el mejor software para tu negocio puede resultar abrumador. Hay tantas opciones, y todas afirman ser el mejor software para gestionar las operaciones empresariales. Existen soluciones genéricas de optimización de flujos de trabajo, y también hay muchos tipos diferentes de herramientas específicas para empresas de alquiler, como las dedicadas a eventos, equipos, agricultura y mucho más.

Como empresa de alquiler de material para eventos, deberías plantearte invertir en un software diseñado específicamente para tu sector. Ya sea para comprender cómo gestionas tu inventario de manteles con estampado de plátanos o para adaptarte a un mundo de eventos en constante evolución, el software debe estar hecho a medida para que puedas llevar un seguimiento y gestionar fácilmente tus tareas diarias. No te compliques tratando de adaptar tu empresa al software; al contrario, es el software el que debe adaptarse a tu empresa.

5) ¿Por qué es tan importante la computación en la nube?

La tecnología está en constante evolución. Basta con fijarse en los nuevos iPhone y sistemas operativos que salen al mercado cada año. Con la llegada del sistema operativo iOS 11, presentado en el verano de 2017, el iPhone 5 ya no es compatible con esa versión. Hace solo cinco años, en 2012, se lanzó el iPhone 5. Según esta lógica, la tecnología queda obsoleta (lo que significa que ya no funciona correctamente) al cabo de cinco años.

Entonces, ¿cuándo fue la última vez que compraste una computadora o un servidor nuevo para tu oficina? Si fue hace más de cinco años, es probable que cualquier software nuevo de gestión basado en disco duro no funcione correctamente en las computadoras y servidores que tienes actualmente. Ahora te ves en la necesidad de actualizar la tecnología de toda tu oficina.

El software de computación en la nube elimina la necesidad de comprar computadoras nuevas. Al basarse en Internet, las computadoras más antiguas pueden funcionar con este software tan bien como las nuevas. Esto no solo le ahorra a su empresa mucho dinero al no tener que comprar computadoras nuevas, sino que también le ahorra tiempo al evitar tener que investigar y aprender a manejar una computadora nueva.

6) ¿Qué pasaría si Internet dejara de funcionar?

Es cierto que necesitas tener conexión a Internet para poder utilizar el software de alquiler de material para eventos basado en la nube. Si la conexión a Internet deja de funcionar en tu oficina, no podrás acceder al software empresarial. Aunque esto supone un problema, pregúntate cuándo fue la última vez que no funcionó Internet en tu oficina. La fiabilidad de Internet ha aumentado considerablemente en los últimos años y las fallas son cada vez menos frecuentes.

Ahora piensa en todas las demás cosas para las que utilizas Internet en tu empresa de alquiler. Esto incluye el correo electrónico, la búsqueda de información, la programación de citas, el procesamiento de tarjetas de crédito y mucho más. Así que, si bien el software de alquiler para eventos basado en la nube depende de Internet, también lo hacen muchas otras herramientas y sistemas que utilizas actualmente.

Lo mejor de un software de gestión de eventos en la nube es que puedes trabajar desde cualquier lugar con conexión a Internet. Además, hay muchas prácticas que puedes implementar para tus asuntos más importantes. Puedes imprimir Google Maps o tomar una captura de pantalla de una receta en línea antes de ir al supermercado. Del mismo modo, puedes imprimir tus hojas de trabajo o tomar una captura de pantalla de un contrato antes de ir a un trabajo. Estas son prácticas cotidianas comunes que muchas personas emplean y que viven según la vieja regla de los Boy Scouts: ’¡Siempre estar preparados!“