2020 a commencé et il est temps pour les professionnels de l'événementiel de s'assurer qu'ils progressent dans leurs résolutions de la nouvelle année ! Karen Gordon de Goodshuffle Pro et Kellie Daab de Institut de l'industrie du mariage a mis au point un guide des résolutions d'affaires par le biais d'un webinaire rempli d'informations pertinentes, de tâches réalisables et de ressources utiles qui détaillent toutes les résolutions d'affaires importantes que les professionnels de l'événementiel devraient prendre pour développer leur entreprise et assurer leur succès. Au cas où vous auriez manqué le webinaire, Voici un récapitulatif !

Marketing et ventes

1) Les "pros" de l'événement : Demandez-vous ce qui a fonctionné, ce qui n'a pas fonctionné, et déterminez vos objectifs. ICP.

Examinez tous les aspects :

• Quels sont les messages sur les médias sociaux qui suscitent le plus (ou le moins) d'engagement ?
• Quels sont les courriels dont les taux d'ouverture et de clics sont élevés (ou faibles) ?
• Quels sont les salons professionnels qui ont été un succès (ou un échec) en termes de conversions ?
• Quels sont les biens que vous possédez et qui sont (ou ne sont pas) souvent loués ?
• Quels sont les événements dont le retour sur investissement est élevé (ou faible) ?

Déterminez ensuite votre Clé de voûtefIndicateurs de performance. Vos indicateurs clés de performance doivent être les suivants :

• Spécifique, mesurable et quantifiable
• Sur la base de vos points forts
• En fonction de votre GRAND objectif

Par exemple, vous souhaitez peut-être obtenir au moins 20 clics sur votre Instagram chaque mois. Ou peut-être voulez-vous que 30 personnes par salon professionnel donnent leur e-mail dans l'espoir de leur vendre votre marque. Quels que soient vos indicateurs clés de performance, assurez-vous qu'ils s'inscrivent dans votre grand objectif.

2) Dressez une liste de vos meilleurs et de vos pires événements et mettez au point votre processus de vente.

Lorsque vous mesurez le succès de vos événements, ne vous contentez pas de regarder vos clients préférés, les plus grands noms ou les visuels les plus sympas. Votre meilleur événement n'est peut-être pas non plus celui qui vous rapporte le plus ! Bien que les événements à forte rentabilité et les noms populaires soient importants, le facteur temps par rapport au revenu et les avantages annexes jouent également un rôle dans la mesure du succès.

Par exemple, il ne s'agissait peut-être pas de l'événement le plus rentable, mais vous avez obtenu de magnifiques photos ou de très bonnes critiques en ligne. Ou encore, il s'agissait d'un événement moyennement rentable, mais qui vous a pris peu de temps. Il existe de nombreuses façons de mesurer le succès, mais il est essentiel de déterminer lesquels de vos événements ont été les plus réussis pour planifier l'avenir.

Quant à votre processus de vente, il devrait l'être :

• Répétable
• Formable
• Et sans exception

Faites le bilan de vos événements et examinez votre processus de vente. Qu'est-ce qui a fonctionné et qu'est-ce qui n'a pas fonctionné ? Qu'est-ce qui, dans votre processus, a plu à vos clients ? Qu'est-ce qui les a vraiment convaincus de l'intérêt de votre entreprise ? Avez-vous conclu un contrat pour les raisons suivantes ?

• La mise en réseau ?
• Preuve sociale?
• Type de langue ?
• De belles propositions ?
• De belles photos ?

Votre processus doit être le même à chaque fois. Si vous avez une procédure spéciale pour tous les VIP, c'est bien, mais vous ne devez jamais vous écarter de la procédure établie pour une personne en particulier. En suivant la même procédure, vous gagnerez du temps et vous disposerez d'un chemin clair pour atteindre votre objectif final : un événement réussi.

Productivité

“Le manque de temps est un symptôme, et non un diagnostic, d'un problème dans votre entreprise”, souligne Kellie Daab. Demandez-vous à quoi vous consacrez le plus de temps au quotidien. Cela révèlera vos priorités et les domaines dans lesquels vous avez le plus besoin de soutien dans votre entreprise. La réponse peut être n'importe quoi : parcourir et planifier les médias sociaux, parcourir vos courriels ou effectuer d'autres tâches administratives. Quoi qu'il en soit, mettez le doigt sur trois domaines et demandez-vous comment vous pouvez y remédier.

Il y a trois façons de résoudre un problème de temps :

• Ajouter des personnes. Déterminez si vous devez externaliser une tâche, procéder à une nouvelle embauche ou faire appel à un sous-traitant.
• Mettre en place de meilleurs processus. Cherchez des moyens de gagner du temps dans vos processus actuels - pourriez-vous aménager votre zone de stockage d'une manière différente ? Pourriez-vous supprimer un intermédiaire ? Demandez-vous s'il existe une meilleure façon de procéder.
• Créer un plan de productivité. Recherchez des ressources et des outils de gestion pour votre équipe. Il existe une multitude de excellent logiciel sur le marché!

Pour votre plan de productivité, commencez par faire un brain dump et mettez toutes vos idées sur papier (ou sur un tableau blanc, ou sur un document Google). Cela vous aidera à visualiser vos idées et vous permettra d'établir des priorités. L'élaboration de votre plan de productivité se fait en trois étapes :

1) Déterminer ce qu'il faut garder, vendre ou jeter.

• Garder les tâches qui vous incombent spécifiquement.
• Vendre les tâches que vous pouvez déléguer à d'autres employés ou que vous pouvez externaliser.
• Lancer les initiatives ou les idées qui ne vous permettront pas d'atteindre votre objectif final.

2) Classez les tâches selon qu'elles sont émergentes, génératrices de revenus, porteuses d'objectifs ou satisfaisantes, puis réalisez vos tâches dans cet ordre.

• Émergent les tâches sont celles qui doivent être accomplies, que ce soit pour gagner de l'argent, pour éviter une mauvaise critique ou parce qu'il y a une date limite impérative.
• Générateur de recettes sont celles qui vous rapportent directement de l'argent.
• Atteindre des objectifs s'alignent directement sur vos indicateurs clés de performance et vous aident à atteindre votre GRAND objectif.
• Satisfaire les tâches qui vous apportent de la joie, comme la lecture de livres ou l'apprentissage d'un sujet qui n'est pas lié au travail. Tout ce qui vous permet de rester en vie en tant qu'être humain entre dans cette catégorie.

3) Répartissez les tâches entre celles qui vous prennent 10 minutes, celles qui vous prennent 30 minutes, celles qui vous prennent 60 minutes et celles qui vous prennent 2 heures ou plus.

Cela permet aux professionnels de l'événementiel d'en faire plus et de raccourcir leurs listes. Combien de fois vous êtes-vous dit : “Je n'ai que 30 minutes, que puis-je vraiment faire dans ce laps de temps ?”. La réponse est trois tâches de 10 minutes ! Ou une tâche de 30 minutes. C'est à vous de décider comment vous allez procéder, mais ce qui est sûr, c'est que vous serez plus productif.

Vous pouvez maintenant diviser votre journée en fonction de ces catégories. Par exemple, vous pouvez accomplir trois tâches émergentes qui vous prendront une heure et demie, puis deux tâches génératrices de revenus qui vous prendront 30 minutes, et ainsi de suite. Kellie Daab utilise la plateforme Trello pour cela, ce qui rend l'organisation de vos tâches plus claire et plus facile à gérer. Le temps, c'est de l'argent, et c'est la seule chose que l'on ne peut pas récupérer, alors utilisez-le à bon escient !

Finances

Tous les professionnels de l'événementiel devraient se poser la question suivante : “Où est le temps ? l'impact sur mes finances?” Probablement dans des endroits que vous ne connaissez pas (ou sur lesquels vous fermez les yeux, comme nous le faisons tous).

Il existe trois pièges qui font perdre du temps à tous les professionnels de l'événementiel :

1) Tâches fastidieuses sont en dessous de votre niveau de rémunération et impliquent souvent un travail manuel qui pourrait être plus efficace et plus précis s'il était automatisé.

2) Les tâches qui impliquent votre domaine de faiblesse vous coûtent probablement plus cher à long terme. Vous pensez peut-être qu'il est rentable de faire votre propre comptabilité, mais si vous avez toujours été mauvais avec les chiffres et que vous savez que ce n'est pas votre point fort, vous pourriez économiser de l'argent en faisant appel à un professionnel, ce qui vous permettrait en outre de consacrer votre temps précieux à des activités pour lesquelles vous savez que vous êtes doué.

3) Tâches d'habitude sont dangereuses parce qu'elles ne sont pas toujours évidentes. Par exemple, vous utilisez peut-être beaucoup le stylo et le papier parce que c'est la façon dont vous l'avez toujours fait et que les affaires sont en plein essor. Cependant, ce n'est pas parce que cela a fonctionné auparavant que c'est la meilleure voie à suivre pour votre temps.

Vous devez également examiner vos dépenses réelles, qui peuvent être réparties en quatre catégories.

1) Frais cachés peuvent être sournoises, mais il est souvent possible de les négocier ou de trouver des services similaires qui n'incluent pas ces frais.

2) Ce qu'il faut faire Parfois, elles en valent la peine si elles ont un retour sur investissement légitime ou si elles vous apportent de la joie. En revanche, si votre passage quotidien au Starbucks ne vous apporte pas de nouveaux clients ou n'a pas d'impact réel sur votre journée, il s'agit d'un acquis qu'il est bon de perdre !

3) Ce qu'il faut faire sont des éléments tels que les coûts de marketing et les salaires des employés. Toutefois, ce n'est pas parce qu'un élément fait partie de la catégorie “nécessaire” qu'il ne doit pas être examiné ! Si les dépenses de marketing ne produisent pas le meilleur retour sur investissement (ou si l'employé n'est pas à la hauteur !), il faut alors réévaluer la situation.

4) Dépenser plus dans certains domaines est possible une fois que vous avez réduit les dépenses dans d'autres domaines. Vous pouvez utiliser cet argent “supplémentaire” pour investir deux fois plus dans un domaine qui a déjà fonctionné (par exemple, le fait de doubler vos dépenses en publicité sur Facebook vous permettra-t-il de doubler votre retour sur investissement ?.

Planifier à l'échelle

Tous les professionnels de l'événementiel cherchent à s'améliorer au cours de la nouvelle année. Avec toutes les informations énumérées ci-dessus, vous êtes prêt à créer un plan pour y parvenir. Une fois que vous avez déterminé où vous voulez aller, vous pouvez décider de la manière dont vous allez y parvenir.

Quel sera votre grand objectif effrayant pour 2020 ? Un objectif vous est-il venu à l'esprit ? Vous cherchez peut-être à atteindre un certain nombre de réservations ou un chiffre d'affaires spécifique, ou vous souhaitez peut-être augmenter votre offre de produits ou vos UGS. Quel qu'il soit, cet objectif doit être mesurable.

Pour atteindre votre objectif, suivez ces quatre étapes :

1) Réfléchir. Asseyez-vous avec votre équipe, votre conjoint, votre mentor, un stratège ou quelqu'un d'autre qui connaît votre entreprise. Quelles mesures allez-vous prendre pour atteindre votre objectif ? Notez les concepts et les idées qui vous viennent à l'esprit.

2) Plan. Créez une stratégie spécifique, étape par étape, pour atteindre cet objectif. Il est important que ce processus soit tangible et accessible. Un logiciel comme Trello ou même un simple document Google sont parfaits pour cela.

3) Agir. Rien ne se fait si l'on ne prend pas des mesures pour y parvenir. Mettez en œuvre votre stratégie étape par étape. Vous ne pouvez pas tout changer en même temps, mais vous serez en mesure de voir votre plan se concrétiser et d'y apporter les ajustements nécessaires, ce qui conduira naturellement à une plus grande croissance.

4) Apprendre. Réfléchissez aux actions que vous avez entreprises pour déterminer ce qui a fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné. Ces actions vous rapprochent-elles de votre grand objectif effrayant ?

Une fois que vous avez appris, vous revenez à la première étape. Cela frustre parfois les professionnels de l'événementiel qui sont propriétaires de petites entreprises, car ils ont l'impression de ne jamais avoir terminé ou d'être constamment en train de réparer des choses. Il est important de changer d'état d'esprit : au lieu d'envisager le processus comme une ligne droite, vous devriez plutôt le considérer comme un cercle, semblable à la roue d'une voiture, qui donne de l'élan à votre entreprise. Passer à l'échelle signifie prendre ce que vous savez faire et le MAXIMISER, et non pas changer complètement votre entreprise.

Ressources complémentaires

Si vous cherchez d'autres informations que ce guide sur les résolutions d'affaires, consultez ces ressources utiles :

• Bibliothèque de ressources pour l'industrie du mariage
• Flux RSS comme feedly.com
• Blog Goodshuffle
• Trello
• AppBlock
• Capterra
• Communauté éducative de l'industrie du mariage

Les pros de l'événementiel : Assistez à la croissance de votre entreprise de location

Une fois que vous avez réalisé votre audit marketing et commercial, votre audit de productivité et votre audit financier, vous êtes prêt à créer votre plan d'expansion pour 2020. Vous ne voulez pas arriver en décembre 2020 et vous rendre compte que vous êtes au même point que l'année précédente. Dressez la liste de vos objectifs mesurables, restez sur la bonne voie et consultez les ressources ci-dessus pour voir votre activité événementielle exploser !

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