¡El 2020 ya ha comenzado y es hora de que los profesionales del sector de los eventos se aseguren de que están avanzando en sus propósitos de Año Nuevo! Karen Gordon de Goodshuffle Pro y Kellie Daab de Instituto del Sector Nupcial Hemos elaborado una guía de propósitos empresariales a través de un seminario web repleta de información valiosa, tareas prácticas y recursos útiles que detallan todos los propósitos empresariales importantes que los profesionales del sector de los eventos deberían fijarse para hacer crecer su negocio y garantizar el éxito. En caso de que te hayas perdido el seminario web, ¡Aquí tienes un resumen!

Marketing y ventas

1) Profesionales del sector de eventos: pregúntense qué funcionó y qué no, y determinen su Indicadores clave de rendimiento (KPI).

Ten en cuenta todos los aspectos:

• ¿Qué publicaciones en redes sociales generan mucha (o poca) interacción?
• ¿Qué correos electrónicos tienen tasas de apertura y de clics altas (o bajas)?
• ¿Qué ferias comerciales tuvieron éxito (o fracasaron) en cuanto a conversiones?
• ¿Qué artículos de tu inventario se alquilan (o no se alquilan) con frecuencia?
• ¿Qué eventos tienen un ROI alto (o bajo)?

A continuación, determina tu Clave porfIndicadores de rendimiento. Tus KPI deberían ser:

• Específico, medible y cuantificable
• En función de tus puntos fuertes particulares
• Basándonos en tu GRAN objetivo

Por ejemplo, tal vez quieras conseguir al menos 20 clics desde tu cuenta de Instagram cada mes. O quizá quieras que 30 personas por feria comercial te den su correo electrónico con la esperanza de convencerlas de tu marca. Sean cuales sean tus KPI, asegúrate de que encajen con tu objetivo general.

2) Haz una lista de tus mejores y peores eventos y perfecciona tu proceso de ventas.

Al evaluar el éxito de tus eventos, asegúrate de tener en cuenta algo más que tus clientes favoritos, los nombres más destacados o los elementos visuales más llamativos. ¡Es posible que tu mejor evento no sea necesariamente el que genere más ingresos! Si bien los eventos de alto rendimiento y los nombres populares son importantes, la relación entre tiempo e ingresos y los beneficios adicionales también influyen a la hora de medir el éxito.

Por ejemplo, tal vez no haya sido tu evento más rentable, pero te dejó unas fotos preciosas o unas reseñas en línea realmente excelentes. O bien, generó ingresos moderados, pero te llevó poco tiempo organizarlo. Hay muchas formas de medir el éxito, pero determinar cuáles de tus eventos fueron los más exitosos es fundamental para tu planificación futura.

En cuanto a tu proceso de ventas, debería ser:

• Repetible
• Entrenable
• Y sin excepciones

Echa la vista atrás a tus eventos y analiza tu proceso de ventas. ¿Qué funcionó y qué no? ¿Qué aspectos de tu proceso satisfacían a tus clientes? ¿Qué fue lo que realmente les convenció de tu empresa? ¿Conseguiste cerrar la venta gracias a:

• ¿Hacer contactos?
• Prueba social?
• ¿Tipo de idioma?
• ¿Propuestas bonitas?
• ¿Buenas fotos?

Tu procedimiento debe ser siempre el mismo. Si tienes un procedimiento especial para todos los VIP, no hay problema, pero nunca debes desviarte de tus procedimientos establecidos por una persona en concreto. Si sigues siempre el mismo procedimiento, ahorrarás tiempo y tendrás un camino claro para alcanzar tu objetivo final: un evento exitoso.

Productividad

“La falta de tiempo es un síntoma, no un diagnóstico, de un problema en tu negocio”, señaló Kellie Daab. Pregúntate en qué dedicas más tiempo en tu día a día. Esto te revelará cuáles son tus prioridades y en qué aspectos necesitas más apoyo en tu negocio. La respuesta podría ser cualquier cosa, desde revisar y planificar las redes sociales, revisar tus correos electrónicos, hasta realizar otras tareas administrativas. Sea lo que sea, identifica tres áreas y pregúntate cómo puedes solucionarlas.

Hay tres formas de resolver un problema de tiempo:

• Añadir más personas. Decide si necesitas subcontratar una tarea, contratar a alguien nuevo o recurrir a un proveedor externo.
• Establecer procesos más eficaces. Busca formas de ahorrar tiempo en tus procesos actuales: ¿podrías organizar tu área de almacenamiento de otra manera? ¿Hay algún intermediario que puedas eliminar? Pregúntate si hay una forma mejor de hacerlo.
• Elabora un plan de productividad. Busca recursos y herramientas de gestión para tu equipo. Hay muchísimos hay programas geniales!

Para tu plan de productividad, lo primero que debes hacer es vaciar tu mente y plasmar todas tus ideas en un papel (o en una pizarra, o en un documento de Google). Esto te ayudará a visualizar tus ideas y te permitirá establecer prioridades. El diseño de tu plan de productividad consta de tres pasos:

1) Decide qué cosas vas a conservar, vender y tirar.

• Conservar las tareas que debes realizar específicamente.
• Vender tareas que puedes delegar a otros empleados o externalizar.
• Mezclar iniciativas o ideas que no te llevarán a tu objetivo final.

2) Clasifica las tareas como urgentes, generadoras de ingresos, orientadas al logro de objetivos o satisfactorias, y luego realízalas en ese orden.

• Emergente Las tareas son aquellas que hay que hacer, ya sea para ganar dinero, para no recibir una mala reseña o porque hay una fecha límite estricta.
• Que genera ingresos Las tareas son aquellas que te permiten ganar dinero directamente.
• Consecución de objetivos estas tareas se ajustan directamente a tus KPI y te ayudan a alcanzar tu GRAN objetivo.
• Satisfactorio las actividades que te hacen feliz, como leer libros o aprender cosas que no tienen que ver con el trabajo. Todo aquello que te ayuda a seguir adelante como persona entra en esta categoría.

3) Clasifica las tareas en aquellas que te llevan 10 minutos, las que te llevan 30 minutos, las que te llevan 60 minutos y las que te llevan 2 horas o más.

Esto ayuda a los profesionales del sector de los eventos a ser más productivos y a acortar sus listas de tareas. ¿Cuántas veces piensas: “Solo tengo 30 minutos, ¿qué puedo hacer realmente en ese tiempo?” ¡La respuesta es tres tareas de 10 minutos! O una de 30 minutos. Tú decides cómo hacerlo, pero lo que es seguro es que serás más productivo.

Ahora puedes organizar tu día según estas categorías. Por ejemplo, tu jornada podría consistir en completar tres tareas urgentes que te llevarán una hora y media, seguidas de dos tareas que generan ingresos y que te llevarán 30 minutos, y así sucesivamente. Kellie Daab utiliza la plataforma Trello para esto, lo que hace que la organización de tus tareas sea clara y manejable. El tiempo es dinero, y es lo único que no puedes recuperar, ¡así que úsalo con prudencia!

Finanzas

Todo profesional de eventos debería preguntarse: “¿Dónde está el tiempo? que afecta a mis finanzas”¿Y dónde más?» Probablemente en lugares de los que no te das cuenta (o a los que haces la vista gorda, como todos hacemos).

Hay tres trampas que consumen mucho tiempo y que todo profesional de eventos debería conocer:

1) Tareas tediosas están por debajo de tu nivel salarial y, a menudo, implican realizar tareas manualmente que, en realidad, podrían ser más eficientes y precisas si se automatizaran.

2) Tareas que implican tu punto débil probablemente te estén costando más a largo plazo. Quizás pienses que llevar tu propia contabilidad es rentable, pero si toda tu vida se te han dado mal los números y sabes que no es uno de tus puntos fuertes, puede que te salga más barato subcontratar a un profesional; además, así tendrás más tiempo libre para dedicarlo a algo en lo que sabes que eres bueno.

3) Tareas rutinarias son peligrosos porque pueden pasar desapercibidos. Por ejemplo, es posible que utilices mucho papel y lápiz porque siempre lo has hecho así, y tal vez el negocio vaya viento en popa. Sin embargo, el hecho de que haya funcionado antes no significa que sea la mejor opción en este momento.

También debes revisar tus gastos reales, que se pueden dividir en cuatro categorías.

1) Cargos ocultos pueden ser engañosos, pero a menudo se pueden negociar o encontrar servicios similares que no incluyan esos cargos.

2) Características recomendables A veces merecen la pena si ofrecen un retorno de la inversión real o te hacen feliz. Sin embargo, si tu visita diaria a Starbucks no te está trayendo nuevos clientes ni tiene un impacto real en tu día, ¡es un lujo del que es mejor prescindir!

3) Imprescindibles son cosas como los gastos de marketing y los salarios de los empleados. Sin embargo, el hecho de que algo se considere “imprescindible” no significa que no deba revisarse. Si los gastos de marketing no están generando el mejor retorno de la inversión (¡o si el empleado no cumple con los estándares!), entonces hay que replantearse la situación.

4) Gastar más En algunas áreas, esto es posible una vez que se reducen los gastos en otras. Puedes usar ese dinero “extra” para invertir el doble en algo que ya ha dado buenos resultados (por ejemplo, ¿duplicar tu inversión en anuncios de Facebook te permitiría duplicar tu ROI?), o bien invertir en una vía completamente nueva.

Plan de expansión

Todo profesional del sector de los eventos busca mejorar en el nuevo año. Con toda la información que te hemos dado, ya estás listo para crear un plan que te permita lograrlo. Una vez que sepas adónde quieres llegar, podrás decidir cómo vas a llegar hasta allí.

¿Cuál va a ser tu gran objetivo ambicioso para 2020? ¿Se te ha ocurrido algo? Quizás quieras alcanzar un número determinado de reservas o unos ingresos específicos, o tal vez desees ampliar tu oferta de productos o tu catálogo de artículos. Sea lo que sea, este objetivo debe ser cuantificable.

Para alcanzar tu objetivo, sigue estos cuatro pasos:

1) Piensa. Reúnete con tu equipo, tu pareja, tu mentor, un estratega o cualquier otra persona que conozca tu negocio. ¿Qué pasos vas a dar para alcanzar tu objetivo? Anota cualquier concepto o idea que se te ocurra.

2) Plan. Elabora una estrategia concreta, paso a paso, para alcanzar este objetivo. Es importante que sea tangible y accesible, y programas como Trello o incluso un simple documento de Google Docs son perfectos para ello.

3) Act. No se consigue nada a menos que se tomen medidas para lograrlo. Pon en práctica tu estrategia paso a paso. No puedes cambiarlo todo de golpe, pero podrás ver cómo tu plan cobra vida y hacer ajustes cuando sea necesario, lo que, naturalmente, te llevará a un mayor crecimiento.

4) Aprender. Reflexiona sobre las medidas que tomaste para determinar qué funcionó y qué no. ¿Te están acercando a ese gran objetivo que tanto te asusta?

Una vez que aprendes, terminas volviendo al punto de partida. Esto a veces frustra a los profesionales del sector de eventos que son dueños de pequeñas empresas, ya que les da la sensación de que nunca terminan o de estar constantemente arreglando cosas. Aquí es importante un cambio de mentalidad: en lugar de imaginar el proceso como una línea recta, debes verlo más bien como un círculo, similar a la rueda de un auto, que le da impulso a tu negocio. Escalar significa tomar aquello en lo que eres excelente y MAXIMIZARLO, no cambiar tu negocio por completo.

Recursos adicionales

Si buscas más información además de esta guía sobre resoluciones empresariales, echa un vistazo a estos recursos útiles:

• Biblioteca de recursos del sector nupcial
• Canal RSS como feedly.com
• Blog de Goodshuffle
• Trello
• AppBlock
• Capterra
• Comunidad educativa del sector nupcial

Event Pros: Vea cómo crece su empresa de alquiler

Una vez que hayas realizado tu auditoría de marketing y ventas, tu auditoría de productividad y tu auditoría financiera, estarás listo para crear tu plan de expansión para 2020. No querrás llegar a diciembre de 2020 y darte cuenta de que estás en la misma situación que el año anterior. Haz una lista de tus objetivos cuantificables, mantén el rumbo y consulta los recursos mencionados anteriormente para ver cómo tu negocio de eventos despega.

¿Quieres recibir más consejos sobre estrategia, tendencias y mejores prácticas directamente en tu bandeja de entrada?

{{cta(‘3b197555-83cd-4c4f-879e-c3853a2272b7′,’justifycenter’)}}