Tous les professionnels de l'événementiel veulent savoir comment créer des devis et des propositions d'événements qui soient au top. Quel est le degré de professionnalisme de vos propositions ? Utilisez-vous des contrats papier et des documents Microsoft Word ? Devez-vous modifier certains éléments de chaque contrat, ce qui laisse place à des erreurs grammaticales, à une perte de temps, voire à des problèmes juridiques (et à une double réservation, à condition que ces propositions ne soient pas directement liées à votre inventaire !)

Ou bien vous utilisez un logiciel de gestion locative, mais il ne vous sert pas, ni à vous ni à vos clients, de manière adéquate ? Vous envoyez manuellement des devis, des contrats et des factures distincts ?

Les clients ont plus que jamais la possibilité de s'adresser à d'autres entreprises qui proposent des processus plus rapides, plus automatisés et plus simples. Vos propositions ne doivent pas seulement être belles et illustrées, mais aussi très faciles à lire, à signer et à payer ! Réalisez que cela fait partie de la l'expérience du client. La façon dont vous présentez le devis, ce que vous dites et le moment où vous le dites peuvent soit aider, soit nuire à vos chances de conclure la vente.

Présentation professionnelle

1) Les photos sont vendues.

Le secteur de l'événementiel mange avec les yeux. C'est pourquoi, lorsque vous créez des devis pour des événements, il est important de disposer de (plusieurs) photographies de chaque article. Une prise de vue professionnelle donnera les meilleurs résultats, mais vous pouvez aussi envisager de contacter le fabricant ou le vendeur auquel vous avez acheté l'article pour voir s'il a une image qu'il est prêt à partager. Votre inventaire est un élément essentiel de votre activité, et il ne faut donc pas négliger la possibilité de montrer au client ce qu'il achète.

2) Les détails sont essentiels !

Lorsque vous organisez un petit événement pour un client assez simple, vous pouvez vous contenter de titres. Mais pour un organisateur professionnel, vous devez inclure des descriptions détaillées, des mesures, des quantités et des coûts. La description doit utiliser un langage grammaticalement correct et des descriptions précises des articles. Vous ne devez pas avoir peur d'utiliser de grands mots de marketing pour vendre le produit, mais assurez-vous d'être honnête. Il est préférable de ne pas promettre et de ne pas tenir ses promesses. Ne dites pas que le produit est impeccable s'il ne l'est pas.

3) La mise en page permet de dresser un tableau.

Envisagez de ventiler le contrat par pièce, par thème ou par d'autres éléments liés à l'événement, au lieu de vous contenter des “articles de location” et des “services”. Essayez de penser à la manière dont votre client imagine son expérience. S'agit-il d'une “heure de cocktail”, d'un “moment de réseautage” ou même d'une “salle d'expérience sous-marine” ?

4) L'expérience est essentielle.

De nos jours, les clients s'attendent à signer en ligne et à payer en quelques clics, ce qui rend le processus moins long et plus rationnel. Si vous envoyez un document qui nécessite que quelqu'un trouve une imprimante, un scanner ou... un fax... ! Oubliez cela. Trop d'étapes = trop difficile pour eux de faire ce que vous voulez qu'ils fassent... ....PAY !

Que dites-vous dans vos propositions ?

Outre les détails du devis que vous envoyez, comment vous adressez-vous à vos clients ? Êtes-vous décontracté, professionnel et formel, ou entre les deux ? Êtes-vous reconnaissant et optimiste ?

1) Traitez-les comme des clients professionnels.

Il est recommandé de s'adresser à eux en utilisant le mot “Cher” devant leur nom, plutôt que leur prénom. Si vous ne vous sentez pas à l'aise, vous pouvez opter pour “Hi” ou “Hello”, mais évitez des formules comme “Hey”, qui pourraient être trop informelles. Une formule de salutation adoucit également l'introduction et ajoute une touche personnelle.

2) Évitez d'être trop verbeux.

Les gens n'ont plus le temps, ni la capacité d'attention, de lire des courriels ou des messages interminables.

3) Donner des instructions claires.

Compte tenu de la brièveté de la durée d'attention, demander aux clients de faire un travail supplémentaire, notamment de déterminer ce qu'ils sont censés faire, c'est leur demander d'abandonner et de quitter le navire. Tout ce que vous devez demander, c'est l'approbation, la signature et l'argent.

4) Protégez-vous.

Les termes et conditions de votre contrat doivent être clairs et comporter des titres. Vous devez mettre en place des protections sans effrayer les clients. Il est important d'être transparent sur vos politiques, en particulier sur des sujets tels que dommages, Ils doivent être en mesure d'évaluer les coûts, les frais, les pénalités de retard, les frais de traitement des paiements, les délais de paiement, les services et les produits de location qu'ils reçoivent, et bien plus encore. Demandez à un avocat d'examiner vos documents !

La cohérence est essentielle

Veillez à ce que la façon dont vous vous adressez à vos clients, la façon dont vous présentez votre entreprise, la formulation et le langage utilisés sur votre site web et, bien sûr, dans vos propositions, soient cohérents. Si quelque chose est différent sur votre site web et dans votre proposition, cela peut sembler négligé ou, pire, faux. Un client peut décider de choisir un article sur la base d'une promesse faite dans une description. C'est un élément important pour sa prise de décision et, même si vous ne vous en rendez pas compte, c'est ce qu'il fera.

Vous devez également être cohérent avec votre marque. Cela entre également en ligne de compte dans vos propositions. Goodshuffle Pro vous permet de personnaliser les couleurs des devis que vous envoyez et d'y inclure votre logo. Faites preuve de créativité avec les vignettes de vos services grâce à des illustrations conçues pour correspondre à votre message de marque.

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