Todo profesional del sector de eventos quiere saber cómo elaborar presupuestos y propuestas de eventos de primera categoría. ¿Qué tan profesionales son tus propuestas de eventos? ¿Utilizas contratos en papel y documentos de Microsoft Word? ¿Tienes que modificar ciertos aspectos en cada contrato, lo que da lugar a errores gramaticales, pérdida de tiempo o incluso problemas legales (¡y reservas duplicadas, suponiendo que estas propuestas no estén directamente vinculadas a tu inventario!)?

¿O acaso estás usando un software de gestión de alquileres, pero no te está dando los resultados que esperabas ni a ti ni a tus clientes? ¿Estás enviando manualmente presupuestos, contratos y facturas por separado?

Los clientes tienen más opciones que nunca para acudir a otra parte, gracias a procesos más rápidos, automatizados y sencillos. Tus propuestas no solo deben ser atractivas y estar ilustradas con fotos, sino que también deben ser muy fáciles de leer, firmar y pagar. Ten en cuenta que esto forma parte de la experiencia del cliente. La forma en que presentes el presupuesto, lo que digas y el momento en que se lo comuniques pueden influir positivamente o negativamente en tus posibilidades de cerrar la venta.

Presentación profesional

1) Las fotos venden.

En el sector de los eventos, se come con los ojos. Por eso, un detalle importante a la hora de elaborar presupuestos para eventos es incluir (varias) fotografías de cada artículo. Una sesión fotográfica profesional ofrecerá los mejores resultados, pero, en caso de apuro, también puedes considerar la posibilidad de ponerte en contacto con el fabricante o el vendedor al que le compraste el artículo para ver si tienen alguna imagen que estén dispuestos a compartir. Tu inventario es un componente fundamental de tu negocio, por lo que no debes pasar por alto la importancia de poder mostrarle al cliente lo que va a recibir.

2) ¡Los detalles son fundamentales!

Cuando organizas un evento más pequeño para un cliente bastante sencillo, basta con incluir solo los títulos. Pero si eres un organizador profesional, debes incluir descripciones detalladas, medidas, cantidades y costos. La descripción debe estar redactada con un lenguaje gramaticalmente correcto y ofrecer descripciones precisas de los elementos. No tengas miedo de usar palabras de marketing impactantes para vender el producto, pero asegúrate de ser honesto. Es mejor prometer menos y cumplir más. No digas que es impecable si no lo es.

3) El diseño transmite una imagen.

Considera la posibilidad de dividir el contrato por sala, por tema u otros elementos relacionados con el evento, en lugar de limitarte simplemente a “artículos de alquiler” y “servicios”. Intenta pensar en cómo se imagina tu cliente su experiencia. ¿Se trata de una “hora del cóctel”, un “momento para socializar” o incluso una “sala de experiencias subacuáticas”?

4) La experiencia lo es todo.

Hoy en día, los clientes esperan poder firmar en línea y pagar con unos pocos clics, lo que agiliza el proceso y ahorra tiempo. Si envías un documento que obliga a alguien a buscar una impresora, un escáner o… ¡¿una máquina de fax?! Olvídalo. Demasiados pasos = demasiado complicado para que hagan lo que tú quieres que hagan… ¡PAGAR!

¿Qué expresas en tus propuestas?

Aparte de los detalles que incluyes en el presupuesto que envías, ¿cómo te diriges a tus clientes? ¿Tu tono es informal, profesional y formal, o algo intermedio? ¿Te muestras agradecido y optimista?

1) Trátalos como si fueran clientes de negocios.

Una recomendación es dirigirse a ellos con “Estimado” delante de su nombre, en lugar de usar solo su nombre de pila. Si te sientes incómodo, puedes optar por “Hola” o “Buenos días”, pero evita expresiones como “Oye”, ya que pueden resultar demasiado informales. Un saludo también suaviza la presentación y le da un toque personal.

2) Evita ser demasiado prolijo.

La gente ya no tiene ni el tiempo ni la capacidad de atención necesarios para leer correos electrónicos o mensajes demasiado largos.

3) Da instrucciones claras.

Dada la escasa capacidad de atención de los clientes, pedirles que hagan trabajo adicional —incluso averiguar qué es lo que deben hacer— es como pedirles que se rindan y abandonen el barco. Lo único que debes pedirles es la aprobación, la firma y el pago.

4) Protégete.

Los términos y condiciones de tu contrato deben ser claros y estar divididos en secciones. Debes incluir medidas de protección sin que ello ahuyente a los clientes. Es importante ser transparente en cuanto a tus políticas, especialmente en aspectos como daños, los costos, los recargos por mora, las comisiones por procesamiento de pagos, los plazos de pago, los servicios y productos de alquiler que reciben, y mucho más. ¡Pide a un abogado que revise tus documentos!

La constancia es la clave

Asegúrate de que la forma en que te diriges a los clientes, la forma en que presentas tu negocio y la redacción y el lenguaje utilizados en tu sitio web —y, por supuesto, en las propuestas— sean coherentes. Si hay alguna discrepancia entre tu sitio web y tu propuesta, podría dar una impresión de descuido o, peor aún, de falta de veracidad. Un cliente puede decidir elegir un producto basándose en algo que le prometiste en una descripción. Esto es fundamental para su toma de decisiones y, aunque quizá tú no te des cuenta, ellos sí lo harán.

También es importante mantener la coherencia con tu marca. Esto también se aplica a tus propuestas. Goodshuffle Pro Te permite personalizar los colores de los presupuestos que envías e incluir tu logotipo. Da rienda suelta a tu creatividad con las miniaturas de tus servicios mediante diseños gráficos pensados para adaptarse a tu imagen de marca.

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