L'importance de la sélection des plans pour les entreprises de location

Choisir entre Lite et Standard n'est pas comme choisir un abonnement à Netflix. Votre logiciel de gestion locative devient l'épine dorsale de vos opérations, touchant à tous les aspects de votre activité, du devis initial à la facturation finale.

Le plan que vous choisissez détermine l'étendue des outils mis à votre disposition - le nombre de membres de l'équipe qui peuvent accéder au système, le degré de sophistication de vos contrôles d'inventaire et le niveau d'assistance auquel vous pouvez faire appel en cas d'activité intense. Il détermine également si vous pouvez accéder à des fonctionnalités telles que Envoi ou Inventaire avancé (y compris les codes-barres).

Votre plan logiciel détermine votre travail quotidien.

Ce que vous obtenez avec Goodshuffle Pro Lite

Le plan Lite est conçu pour les entreprises événementielles qui démarrent ou qui opèrent en tant qu'entreprises secondaires. Vous bénéficiez d'une gestion des stocks de base, de la possibilité de créer des devis et des contrats professionnels, et d'outils de base pour la relation client qui surpassent les feuilles de calcul et les Google Docs.

Avec Lite, vous pouvez cataloguer votre inventaire, assigner des quantités à des événements spécifiques et générer des propositions de marque qui donnent réellement l'impression que votre entreprise est légitime.

L'interface comprend

• Possibilité de créer un entrepôt d'inventaire numérique pour que vous puissiez voir tous vos articles en un seul endroit.
• Fonctionnalité "glisser-déposer" pour l'élaboration des devis.
• Signatures numériques pour éviter la paperasserie.
• Accès aux profils des clients qui stockent les informations de contact, l'historique des événements et les journaux de communication en un seul endroit.
• Traitement des paiements par Stripe, ce qui vous permet de collecter des acomptes et des paiements finaux sans devoir passer par plusieurs systèmes.
• Les projets et les tâches sont faciles à organiser, ce qui vous permet de savoir quels projets ont fait l'objet d'un devis, d'une réservation ou ont été menés à bien.

Pour un nouveau chef d'entreprise qui jongle avec tout en solo, ces fonctionnalités couvrent l'essentiel sans vous submerger de complexité dont vous n'avez pas encore besoin.

Le plan Lite fonctionne bien lorsque votre activité est réduite et que votre calendrier d'événements est gérable. Si vous ne réservez qu'une poignée de fêtes d'anniversaire, de petits événements d'entreprise ou de célébrations de week-end chaque mois, vous ne vous heurterez pas aux limites du plan.

Where Lite montre ses contraintes : vous êtes limité à un utilisateur administrateur complet sans possibilité d'ajouter des membres d'équipe supplémentaires limités ou en lecture seule en plus du siège inclus, il n'y a pas de délai tampon de conflit pour tenir compte des fenêtres de livraison et d'installation, et vous ne pouvez pas accéder à des fonctions d'inventaire avancées comme les pools, les sous-locations ou les mises de côté.

Pour un opérateur solo gérant une opération légère, ces éléments peuvent ne pas avoir d'importance pour l'instant. Pour une entreprise qui s'agrandit ou qui prévoit d'engager bientôt une équipe, ils deviennent rapidement des points de friction.

4 façons dont les caractéristiques du plan standard soutiennent les opérations en croissance

Standard débloque les fonctionnalités qui comptent lorsque vos activités dépassent le cadre d'une installation en solo. Au fur et à mesure que votre équipe et le volume de vos événements augmentent, les écarts entre les plans deviennent plus significatifs de ces 4 façons clés :

1. Durée de la mémoire tampon du conflit

Il s'agit de l'une des améliorations les plus évidentes. Les deux formules comprennent la détection des conflits, mais Standard vous permet d'intégrer des fenêtres tampons dans votre planification - en tenant compte des délais de livraison, d'installation et de démontage entre les événements. Au lieu de calculer manuellement si vous êtes en mesure d'enchaîner des réservations le week-end, le système fait le calcul pour vous à la minute près.

2. Inventaire avancé

Ces contrôles vous donnent des outils que Lite n'a tout simplement pas :

• Pools (regroupement d'éléments interchangeables)
• Set Asides (réserver des stocks pour des travaux spécifiques)
• Sous-location (suivi des articles que vous achetez à d'autres fournisseurs)
• Alternatives (proposer des substitutions en cas de conflit d'items)

Ce ne sont pas des fonctions dont vous aurez besoin dès le premier jour, mais une fois que vous gérez un entrepôt très fréquenté avec des événements qui se chevauchent, elles deviennent essentielles.

L'inventaire avancé (lecture rapide des codes-barres, mise de côté automatique, annulation manuelle) est disponible en tant que module complémentaire exclusivement sur Standard - un avantage significatif si vous gérez un entrepôt à fort volume où la lecture des articles à l'entrée et à la sortie permet de gagner un temps considérable.

3. Accès de l'équipe

C'est là que Standard apporte le plus d'avantages au quotidien. Alors que la version Lite comprend un poste d'administrateur et un poste d'utilisateur limité, la version Standard vous permet d'ajouter des utilisateurs limités (équipe de l'entrepôt, chauffeurs, installateurs), des utilisateurs en lecture seule (entrepreneurs, travailleurs horaires qui ont besoin de voir les horaires sans les modifier) et des utilisateurs complets supplémentaires au fur et à mesure de l'expansion de votre entreprise. Chaque rôle dispose d'autorisations appropriées afin que votre équipe puisse voir ce dont elle a besoin sans accéder à des informations financières ou clients sensibles.

4. Profondeur du support

Votre niveau d'assistance augmente avec Standard. En plus de l'assistance par chat 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 incluse dans les deux formules, les utilisateurs de la formule Standard bénéficient d'un chat expert le jour même et de sessions de stratégie 1:1 - un accès direct aux spécialistes de Goodshuffle Pro qui peuvent approfondir votre configuration spécifique plutôt que de simplement répondre aux questions de type "comment faire".

Enfin, les prix des modules complémentaires sont moins élevés sur Standard : Intégration du site web est inférieur de $10/mois et l'intégration de QuickBooks est inférieure de $10/mois par rapport à la version Lite - des économies qui s'additionnent si vous utilisez les deux.

Quand le Lite prend tout son sens pour votre entreprise

Si vous en êtes à votre première année d'activité et que vous êtes encore en train de vérifier si la location d'événements deviendra une activité à plein temps, Lite offre un point d'entrée à faible risque. Vous bénéficiez d'un logiciel professionnel sans vous engager sur un prix qui vous oblige à réserver un certain nombre d'événements pour rentabiliser vos outils.

Lite fonctionne particulièrement bien pour les entreprises de location de niche avec un inventaire spécialisé qui ne se déplace pas à un volume élevé. Vous louez peut-être du matériel de photomaton et organisez huit à douze événements par mois, ou vous avez une collection de meubles anciens que vous réservez pour des séances de photos stylisées et des rassemblements intimes.

Vous connaissez bien votre inventaire, votre calendrier dispose d'une marge de manœuvre naturelle entre les réservations et vous ne gérez pas encore une équipe qui a besoin de son propre accès au système. Lite gère les devis, les contrats, la facturation et la détection des conflits - tout ce dont vous avez besoin pour paraître crédible et organiser des événements en douceur.

Les opérateurs de location à temps partiel qui gèrent des entreprises à côté de leur travail quotidien trouvent souvent que le Lite est un bon compromis. Vous n'essayez pas de maximiser le volume d'événements, vous essayez de générer un revenu complémentaire sans chaos administratif.

Le plan Lite est également un point de départ stratégique si vous êtes encore en train d'apprendre le système Goodshuffle Pro et que vous souhaitez éviter de payer pour des fonctionnalités avancées avant de savoir comment les utiliser efficacement.

Vous pouvez créer votre base de données d'inventaire, vous familiariser avec le processus de devis et vous former aux principes de base de la plateforme. Une fois que vous avez maîtrisé ces bases et que vous êtes prêt à ajouter des membres à votre équipe ou à augmenter votre volume de réservations, la mise à niveau vers Standard signifie que vous êtes prêt à tirer parti de ces fonctionnalités avancées.

Pourquoi les normes deviennent-elles nécessaires à mesure que l'on passe à l'échelle supérieure ?

Dès que vous embauchez votre premier employé ou que vous intégrez un partenaire commercial, vous dépassez l'optimisation mono-utilisateur de Lite.

Standard comprend des fonctions de gestion d'équipe avec différents niveaux d'autorisation, de sorte que votre responsable d'entrepôt peut accéder à l'inventaire et aux calendriers de livraison sans voir vos rapports financiers ou vos stratégies de tarification.

Des événements multiples et simultanés modifient ce que vous attendez de votre logiciel. Lorsque vous organisez un événement d'entreprise le jeudi soir, une réception de mariage le vendredi soir et une fête d'anniversaire le samedi après-midi, vous devez coordonner les horaires de livraison, suivre quelle camionnette contient quels articles, gérer les équipes d'installation et répondre aux changements de dernière minute des clients qui se répercutent sur l'ensemble de votre week-end.

Le délai tampon en cas de conflit de Standard devient ici crucial - au lieu de simplement savoir qu'un article est réservé, le système prend en compte la fenêtre de livraison, le temps d'installation et le calendrier de décomposition entourant chaque événement, afin que vous sachiez si vous pouvez vous engager de manière réaliste dans une nouvelle demande de réservation sans créer un cauchemar logistique.

Les contrôles avancés de l'inventaire font également ressortir la nécessité d'une norme. Les pools vous permettent de regrouper des articles interchangeables, de sorte que le système sait que dix tables de cocktail identiques peuvent être utilisées de manière interchangeable. Les mises de côté réservent des articles spécifiques qui doivent être nettoyés ou réparés. Les sous-locations permettent de suivre les articles que vous vous procurez auprès d'un autre ami ou pour combler une lacune.

Ces outils n'existent pas dans Lite, et une fois que vous organisez des événements qui se chevauchent à grande échelle, la gestion manuelle de ces scénarios devient sujette aux erreurs et prend beaucoup de temps.

Passer à l'action : Choisir le bon moment pour passer de la version allégée à la version standard

La plupart des entreprises de location signalent clairement qu'elles ont dépassé le stade de Lite :

• Vous avez besoin de plus d'un utilisateur complet dans le système.
• Vous gérez des événements qui se chevauchent et pour lesquels le délai tampon de conflit permettrait d'éviter les erreurs de programmation.
• Vous avez besoin de personnel d'entrepôt pour scanner les articles à l'entrée et à la sortie avec les codes-barres d'Advanced Inventory.
• Vous souhaitez ajouter un accès en lecture seule pour les travailleurs contractuels sans leur donner un accès complet au compte.

Surveillez ces indicateurs spécifiques : vous essayez d'ajouter des membres d'équipe au-delà du seul siège d'utilisateur limité inclus dans Lite, vous avez eu des problèmes avec des événements consécutifs où les fenêtres de livraison se chevauchaient, ou vous faites suffisamment de volume pour que les économies de $10/mois sur chaque module complémentaire commencent à s'additionner. Lorsque les besoins de votre entreprise commencent à se heurter aux limites de votre logiciel, vous gaspillez du temps et de l'énergie mentale qui devraient être consacrés à la croissance.

Une mise à niveau à tout moment est tout à fait possible et constitue une excellente stratégie. Il n'est pas nécessaire d'attendre un renouvellement annuel ou un événement particulier.

Si vous entrez dans votre saison chargée et que vous savez que les trois prochains mois vous pousseront au-delà des capacités de Lite, une mise à niveau proactive permet d'éviter le chaos de la mi-saison. La transition se fait en douceur puisque toutes les données existantes, les informations sur les clients et les détails de l'inventaire sont automatiquement transférés.

Vous aurez immédiatement accès aux fonctionnalités de Standard sans avoir à reconstruire quoi que ce soit, même si vous devrez prendre le temps d'explorer les nouveaux tableaux de bord de reporting et de configurer les autorisations d'équipe si vous ajoutez des utilisateurs. De nombreuses entreprises estiment que la mise à niveau juste avant la haute saison leur donne le temps d'apprendre les fonctionnalités avancées pendant qu'elles disposent d'une marge de manœuvre, ce qui leur permet d'être confiantes et efficaces lorsque les demandes d'événements commencent à affluer.

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