De nombreuses conversations ont lieu au cours du processus d'organisation d'un événement. Certaines sont amusantes, comme le choix d'un dessert en fin de soirée. D'autres sont moins agréables, comme la gestion des drames familiaux. Cependant, le principal point de friction est souvent lié au budget - car qui veut entendre qu'il ne peut pas se permettre le mariage à sept chiffres qu'il a vu dans un magazine ?

Même si parler d'argent peut mettre mal à l'aise, c'est un sujet que vous devez aborder avec vos clients afin de fixer des attentes réalistes et d'établir des priorités claires. Plutôt que d'éviter cette conversation ou de proposer des prix bas pour vos services, la meilleure règle à suivre est de faire preuve de transparence.

La fixation des prix n'est pas un sujet sur lequel il faut jouer des coudes. Pour que vos relations de travail soient fructueuses, il faut être franc sur les prix - et ne pas se sentir obligé de sous-évaluer ses services ! Vous n'aimerez peut-être jamais entamer la conversation sur le budget, mais le quatre conseils d'experts qui suivent permettront de briser la glace et de parler d'argent sans gêne.

1. Fournir des prix clairs

Les gens n'aiment les mystères que dans les salles de cinéma, alors évitez les subtilités et offrez une transparence totale sur vos prix.

Merri’Randi Bushell révèle qu“”il est préférable de MONTRER (et non de dire) aux clients ce à quoi ils peuvent s'attendre dans certaines fourchettes de budget“. Elle encourage les professionnels de l'événementiel à ”brosser plusieurs tableaux pour les options de prix bas, moyens et élevés“, en soulignant les domaines dans lesquels il est possible de faire des folies ou de lésiner pour s'adapter au budget. ”S'ils comprennent l'impact sur la situation dans son ensemble, ils seront en mesure de prendre des décisions plus judicieuses et plus rapides", ajoute-t-elle.

Quelle que soit la réaction d'un client face à la tarification, la transparence est toujours de mise. “Un client bien informé comprendra la valeur de votre produit ou de votre service et sera plus enclin à payer pour l'obtenir”, confirme Jeri Solomon de la société Les vrais connaisseurs du mariage.

En revanche, ceux qui ne respectent pas vos prix ou qui ont des attentes irréalistes en matière de budget ne sont pas vos clients idéaux. Des conversations ouvertes et honnêtes sur l'argent vous permettent, à vous et à vos clients, de rester sur la même longueur d'onde lors de la planification, alors ne laissez rien au hasard !

2. Aligner les attentes sur un budget réaliste

Grâce à des algorithmes robustes, Pinterest et Instagram sont devenus des sources d'inspiration exceptionnelles. Cependant, ils peuvent aussi créer des attentes irréalistes, détachant les utilisateurs du coût réel de la concrétisation de leur vision.

Avant de vous lancer dans un événement, assurez-vous que “les attentes du client et la réalité du budget sont alignées afin que vous établissiez un budget précis pour chaque poste”, conseille Kristy Diana de la société LOLA Event Productions. La dernière chose que vous voulez, c'est faire des promesses que vous ne pourrez pas tenir. Au lieu de cela, guidez vos clients vers les faits !

Pour ce faire, Corina Beczner de Vibrant Events recommande de préparer “des moyennes historiques basses et hautes pour des événements récents de ce calibre dans votre catégorie”. En partageant les chiffres du passé, vous fournirez à vos clients potentiels des informations utiles qui leur permettront d'allouer leurs fonds sans se ruiner.

Vous pouvez également estimer un budget réaliste en vous renseignant sur le nombre de personnes présentes. “Le nombre de participants détermine le choix du lieu, aide à déterminer le style de service et constitue la base du budget consacré à la nourriture et aux boissons”, explique Greg Carlyle de la société Le Millennium Event Center.

Une estimation raisonnable peut aider les clients à comprendre jusqu'où va leur argent, surtout si vous vous appuyez sur des données antérieures. Toutefois, veillez à les informer de la nature changeante du secteur et de la manière dont les changements économiques actuels peuvent influer sur le prix de la nourriture, de la décoration, de la main-d'œuvre et d'autres dépenses.

3. Mettez en avant votre valeur

Votre expertise du secteur est inestimable, en particulier pour les nouveaux hôtes qui n'ont jamais organisé d'événement de grande envergure ! Vos prix doivent refléter vos compétences, vos connaissances et votre expérience. Lorsque vous discutez du budget, mettez en avant la valeur unique que les clients obtiennent en travaillant avec vous (et personne d'autre !).

Que vous soyez photographe, designer, traiteur ou fleuriste, vous offrez plus qu'un simple produit ou service - vos clients bénéficient d'une expérience de planification complète avec un expert pour les guider ! N'ayez donc pas peur de jouer cartes sur table et de laisser vos clients décider si vous êtes la bonne option.