La réservation d'un lieu de réception est l'une des toutes premières étapes de l'organisation d'un mariage. Bien que ce processus soit différent en 2020 en raison de COVID-19, vous pouvez toujours trouver un endroit spécial pour créer des souvenirs de votre grand jour.

Voici la troisième partie d'une série de blogs sur l'organisation d'un mariage pendant la conférence COVID-19. En savoir plus choisir un fleuriste et choisir un photographe aussi !

Vous devrez réduire vos options à quelques unes. Il est impossible de visiter tous les lieux qui attirent votre attention ! Naturellement, vous voudrez choisir le lieu parfait qui correspond à votre vision du mariage. Les musées d'art, les granges et les hôtels peuvent tous être des choix magnifiques. Cependant, chacun d'entre eux a une esthétique unique qui doit correspondre à ce dont vous avez rêvé.

Vous avez établi une liste restreinte de candidats solides qui correspondent à votre vision. Vous pouvez maintenant commencer à vous concentrer sur votre objectif. Examinez les détails de chacun d'entre eux pour déterminer lequel est vraiment le mieux adapté.

Entrons dans les détails :

Commencez par la liste de vos invités

Vous devez commencer par avoir une idée approximative du nombre de personnes qui assisteront à votre mariage. “La première préoccupation doit être de savoir si votre lieu de réception pourra accueillir le nombre d'invités que vous souhaitez avoir à votre mariage”, explique Oleta Collins de Flourishing Art Design Studio. “Il faut en tenir compte lors d'un grand mariage. Mais il faut aussi en tenir compte pour les mariages plus intimes. Si vous placez 50 invités dans une grande salle de bal, tout le monde se sentira déconnecté. Vous devez soit modifier l'espace avec drapage ou de faux murs pour donner l'impression que l'espace est plus petit, ou trouver un lieu qui puisse accueillir ces nombres”.”

Respectez votre budget

Le lieu de réception est généralement l'un des postes les plus importants d'un budget et peut facilement être dépassé si l'on n'y prend pas garde. “Visitez les lieux qui correspondent à votre fourchette de prix, mais gardez à l'esprit que vous avez peut-être sous-estimé votre budget”, explique Kimberly Sisti, de l'agence Sisti & Co. “Prenez le coût estimé de la salle et ajoutez-y 10-15%. Si vous pouvez encore vous le permettre avec cette augmentation et que cela ne décime pas votre budget, alors envisagez de le faire. Mais si le lieu est déjà presque hors de portée, ne vous infligez pas l'agonie d'une visite du lieu et d'un contrat potentiel que vous savez ne pas pouvoir vous permettre. Vérifiez toujours auprès du lieu de réception ses tarifs actuels en matière de taxe de vente, de frais de service et de pourboire. Ces trois éléments ajoutent un coût important au budget du mariage et sont parfois négligés.”

Comprendre le paquet complet

Les lieux de réception comprennent souvent plus que l'utilisation d'un espace, alors voyez ce qui est inclus. Les forfaits comprenant la restauration, la location ou l'hébergement peuvent constituer un investissement simple et rentable. “L'une des choses les plus importantes à considérer est ce qui est inclus dans votre lieu de réception”, déclare Jen Avey de Groupe de voyages Destination Weddings. “Certains forfaits de mariage à destination n'offrent que l'essentiel, tandis que d'autres comprennent des extras étonnants. Il peut s'agir d'heures supplémentaires d'open bar, d'une décoration de réception améliorée et même d'une lune de miel gratuite pour que la romance continue après l'échange des vœux.”

Envisager la possibilité de modifier la liste des invités

À l'heure actuelle, la plupart des organisateurs d'événements ne savent pas exactement à quoi ressembleront leurs effectifs, mais ils ne veulent pas pour autant renoncer à réserver un lieu. La capacité d'adaptation est donc essentielle. “Mes clients recherchent désormais des lieux évolutifs”, explique Laura Maddox de la société Magnolia fait la fête. “Nous voulions des lieux qui soient suffisamment intimes si nous avions besoin d'une célébration plus petite, mais qui puissent aussi accueillir un plus grand nombre de personnes si les restrictions se relâchaient. En Géorgie, nous avons constaté qu'il n'y a pas beaucoup de réglementation sur les mariages à l'heure actuelle. Nous sommes donc à la merci du niveau de confort des invités pour planifier notre nombre. Comme nous ne connaissons les réponses définitives qu'un mois plus tard, nous avons besoin d'un lieu flexible’.”

S'assurer que les paramètres de sécurité sont en place

Même lorsque nous aurons repris nos activités habituelles, le virus sera toujours présent. Un certain niveau de peur persistera jusqu'à ce qu'un vaccin soit disponible. ‘Voyez quel est leur protocole pour assurer la distanciation sociale et la sécurité des invités et des employés’, encourage Heather Jones de Wente Vineyards. “Vérifiez auprès du lieu de la cérémonie s'il existe d'autres plans d'aménagement pour les places assises, l'installation des fournisseurs, etc. Assurez-vous qu'ils sont équipés de masques, de gants, de désinfectant pour les mains et de tout ce qui est nécessaire pour que tout le monde soit protégé le jour J.”

Planifier une visite en personne

La visite des lieux est indispensable pour se faire une idée complète de l'endroit. Vous devez savoir si vous pouvez y imaginer votre mariage. “Assurez-vous de voir le lieu en personne”, recommande Shannon Tarrant, de l'agence WeddingVenueMap.com. “Les photos peuvent être retouchées et les vidéos tournées pour ne montrer que les meilleures parties des espaces événementiels. Il est tellement important de se rendre physiquement sur place, de parcourir l'espace les yeux ouverts et de voir ce que l'on ressent dès l'arrivée et jusqu'au moment de l'adieu. C'est le même sentiment qu'éprouveront vos invités, il faut donc que tout soit parfait !”

Se faire une idée de l'endroit

L'accessibilité est un élément important, surtout si vous prévoyez d'inviter des enfants ou des personnes âgées. Kristin Wilson de Notre DJ est génial déclare : “Un autre élément à prendre en compte lors du choix de votre lieu de réunion est la facilité d'accès. Cela peut signifier beaucoup de choses. Par exemple, est-il facile pour vos invités de l'extérieur de trouver le lieu et de s'y rendre ? Y a-t-il des hôtels ou des logements à proximité ? Certains invités ou membres de la famille auront-ils des difficultés à franchir des marches, des zones d'herbe ou de terre, ou des pentes raides ? Vos fournisseurs sont-ils en mesure de charger tout l'équipement et le décor dont ils ont besoin pour faire de votre journée tout ce dont vous avez rêvé ? Un mariage au sommet d'une montagne ou une cérémonie sur la plage, c'est très romantique, mais assurez-vous que vos invités et votre équipe de vendeurs soient en mesure d'être présents pour que cela se produise”.”

Renseignez-vous sur les politiques d'annulation

On ne sait jamais ce qui peut arriver, c'est pourquoi il est toujours judicieux de connaître les politiques en vigueur en matière de report ou d'annulation. “Ces derniers mois nous ont certainement appris que, quels que soient les plans, le moins attendu peut se produire”, assure Kristen Gosselin de KG Events & Design. “Quelles sont les conditions du lieu en ce qui concerne les annulations, les reports et les cas de force majeure ? Il est très important d'obtenir des réponses claires et directes à ces questions afin de savoir à quoi s'attendre dans n'importe quel cas de figure. Sachez à l'avance à quoi vous vous engagez et quelles sont les conséquences d'une rupture de cet engagement.”

Évaluer leurs réponses à vos questions

Vous voudrez vous faire une idée de la façon dont vous travaillerez avec un lieu et de la mesure dans laquelle il vous aidera à transformer son espace en le vôtre le temps d'une journée. “Lorsque vous posez des questions à l'organisateur, soyez attentif à sa capacité d'adaptation et à sa flexibilité”, conseille Jamie Chang de l'agence Passeport pour la joie. “Plus ils sont flexibles, plus vous pouvez vous approprier votre mariage. Cela montre également qu'ils sont prêts (et veulent) travailler avec vous si quelque chose devait se produire une fois que vous aurez avancé dans l'organisation. Moins ils sont accommodants, plus vous devez être sûr de pouvoir et de vouloir vous conformer à leurs règles.”

Trouver le lieu idéal est l'une des étapes les plus importantes du processus d'organisation. Une fois que vous avez trouvé le lieu idéal, récompensez-vous en vous accordant une journée de repos. Vous pourrez alors passer aux étapes suivantes : les parties amusantes (bonjour les dégustations de gâteaux !). Et une fois que vous aurez choisi le lieu de votre mariage, passez à la réservation du bon fleuriste et du meilleur photographe de mariage !

Image d'illustration par Autumn Nicole Photo, location par Savannah Vintage & Event Rentals, fleurs par August Floral & Event Design, planification par Tara Skinner Weddings & Events