Reservar el lugar de la celebración es uno de los primeros pasos a la hora de planificar una boda. Aunque este proceso se ve diferente en 2020 debido a la COVID-19, aún puedes encontrar un lugar especial para crear recuerdos de tu gran día.

Esta es la tercera parte de una serie de entradas de blog sobre la organización de bodas durante la pandemia de COVID-19. Lee sobre elegir una floristería y cómo elegir un fotógrafo ¡yo también!

Tendrás que reducir tus opciones a unas pocas. ¡Es imposible visitar todos los lugares que te llamen la atención! Como es lógico, querrás elegir el lugar perfecto que se ajuste a tu visión de la boda. Los museos de arte, los graneros y los hoteles pueden ser opciones preciosas. Sin embargo, cada uno tiene una estética única que debe coincidir con lo que has soñado.

Ya tienes una lista de candidatos sólidos que encajan con tu visión. Ahora puedes empezar a centrarte más en ellos. Analiza los detalles de cada uno para ver cuál es realmente el más adecuado.

Veamos esto con más detalle:

Empieza por la lista de invitados

Debes empezar por hacerte una idea aproximada de cuántas personas esperas que asistan a tu boda. “Lo primero que debes tener en cuenta es si el lugar de celebración tiene capacidad para el número de invitados que quieres tener en tu boda”, comenta Oleta Collins de Estudio de diseño artístico «Flourishing». “Esto es algo que hay que tener en cuenta al organizar una boda grande. Sin embargo, también hay que tenerlo en cuenta al organizar una celebración más pequeña e íntima. Si colocas a 50 invitados en un gran salón de baile, todos se sentirán desconectados. Es necesario modificar el espacio con drapeado o levantar paredes falsas para que el espacio parezca más pequeño, o buscar un lugar con capacidad para ese número de personas.”

Cíñete a tu presupuesto

El lugar de celebración suele ser uno de los gastos más importantes del presupuesto y es fácil pasarse si no se tiene cuidado. “Visita lugares que se ajusten a tu presupuesto, pero ten en cuenta que es posible que hayas calculado de menos”, dice Kimberly Sisti de Sisti & Co. “Toma el costo cotizado del lugar y súmale entre un 10 % y un 15 %. Si aún puedes permitírtelo con este aumento y no acaba con tu presupuesto, entonces considéralo. Pero si el lugar ya está casi fuera de tu alcance, no te sometas a la agonía de visitarlo y de un posible contrato que sabes que realmente no puedes pagar. Siempre verifica con el lugar mismo cuáles son sus tarifas actuales de impuestos sobre las ventas, cargos por servicio y propinas. Estas tres cifras añaden un costo considerable al presupuesto de la boda y, a veces, se pasan por alto”.”

Conozca todas las ventajas

Los lugares de celebración suelen incluir algo más que el simple uso del espacio, así que comprueba qué más se incluye. Los paquetes que incluyen servicio de catering, alquiler de material o alojamiento pueden ser una inversión sencilla y rentable. “Una de las cosas más importantes que hay que tener en cuenta es qué se incluye en el precio del lugar”, afirma Jen Avey de Destination Weddings Travel Group. “Algunos paquetes de bodas en destinos turísticos ofrecen solo lo básico, mientras que otros incluyen extras increíbles. Estos pueden incluir horas adicionales de barra libre, una decoración mejorada para la recepción e incluso paquetes de luna de miel de cortesía para que el romance continúe después del intercambio de votos”.”

Ten en cuenta la posibilidad de modificar la lista de invitados

En este momento, la mayoría de los organizadores de eventos no saben con certeza cuántos asistentes habrá; sin embargo, no quieren posponer la reserva del lugar. Por eso, la flexibilidad es clave. “Mis clientes buscan ahora lugares que se puedan adaptar”, comenta Laura Maddox de Magnolia celebra. “Lugares que puedan resultar lo suficientemente íntimos si necesitamos celebrar una boda más pequeña, pero que también puedan acoger a un número mucho mayor de invitados en caso de que se relajen las restricciones. En Georgia, hemos visto que actualmente no hay mucha regulación en materia de bodas. Por eso, a la hora de planificar el número de invitados, dependemos del nivel de comodidad de estos. Como no sabremos las confirmaciones definitivas hasta solo un mes antes, necesitamos un lugar flexible’.”

Asegúrese de que se cumplan los parámetros de seguridad

Incluso cuando volvamos a la ‘normalidad’, el virus seguirá entre nosotros. Habrá cierto temor hasta que haya una vacuna disponible. “Averigua cuál es su protocolo para garantizar el distanciamiento social y la seguridad tanto de los huéspedes como de los empleados”, aconseja Heather Jones de Viñedos Wente. “Consulta con el lugar del evento qué otras distribuciones del espacio tienen previstas en cuanto a la disposición de los asientos, la ubicación de los proveedores y demás. Asegúrate de que cuenten con todo lo necesario: cubrebocas, guantes, desinfectante de manos y cualquier otro elemento que se requiera para garantizar la protección de todos en tu gran día”.”

Concierte una visita presencial

Las visitas al lugar son imprescindibles para conocerlo a fondo. Tienes que saber si te imaginas celebrando tu boda allí. “Asegúrate de visitar el lugar en persona”, recomienda Shannon Tarrant de WeddingVenueMap.com. “Las fotos se pueden retocar y los videos se pueden grabar para mostrar solo lo mejor de los espacios para eventos. Es muy importante ir en persona al lugar, recorrerlo con los ojos bien abiertos y ver cómo se siente todo, desde el momento en que llegas hasta que te vas. Esa es la misma sensación que tendrán tus invitados, ¡así que tiene que ser perfecta!”

Hazte una idea del lugar

La accesibilidad es un aspecto importante a tener en cuenta, sobre todo si piensas invitar a niños y personas mayores. Kristin Wilson de Nuestro DJ es lo más dice: “Otro aspecto a tener en cuenta a la hora de elegir el lugar de la celebración es la facilidad de acceso. Esto puede abarcar muchas cosas. Por ejemplo, ¿les resultará fácil a tus invitados de fuera de la ciudad encontrarlo y llegar hasta allí? ¿Hay hoteles o alojamientos cerca? ¿Algún invitado o familiar tendrá dificultades para desplazarse por escaleras, zonas de césped o tierra, o pendientes pronunciadas? ¿Pueden tus proveedores cargar todo el equipo y la decoración que necesitan para que tu día sea tal y como lo soñaste? Celebrar una boda en la cima de una montaña o una ceremonia en la playa es súper romántico, pero asegúrate de que tus invitados y tu equipo de proveedores puedan estar allí para que todo salga bien”.”

Pregunte por las políticas de cancelación

Nunca se sabe lo que puede pasar, así que siempre es buena idea conocer las políticas vigentes en materia de aplazamientos o cancelaciones. “Estos últimos meses nos han enseñado sin duda que, independientemente de los planes, puede ocurrir lo más inesperado”, asegura Kristen Gosselin de KG Events & Design. “¿Cuáles son las condiciones del recinto en lo que respecta a cancelaciones, aplazamientos y casos de fuerza mayor? Es muy importante obtener respuestas claras y directas a estas preguntas para saber qué esperar ante cualquier situación. Infórmate con antelación de lo que estás comprometiéndote a cumplir y cuáles serían las consecuencias si ese compromiso se incumpliera”.”

Evalúa sus respuestas a tus preguntas

Te conviene hacerte una idea de cómo será trabajar con el lugar y de hasta qué punto te ayudarán a convertir su espacio en el tuyo propio durante un día. “Cuando le hagas preguntas al lugar, presta atención a lo serviciales y flexibles que sean”, aconseja Jamie Chang de Pasaporte a la alegría. “Cuanto más flexibles sean, más podrás personalizar tu boda. Además, eso demuestra que están dispuestos (y quieren) colaborar contigo si surgiera algún imprevisto a medida que avanza la planificación. Cuanto menos flexibles sean, más seguro debes estar de que puedes y quieres cumplir sus reglas al 100 %”.”

Encontrar el lugar perfecto es uno de los pasos más importantes del proceso de planificación. Una vez que encuentres el lugar ideal, date un respiro y tómate un día libre de la planificación. Después, podrás pasar a los siguientes pasos: ¡las partes divertidas (hola, degustaciones de pasteles!)! Y una vez que hayas elegido el lugar de la boda, ¡pasa a contratar al florista adecuado y al mejor fotógrafo de bodas!

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