Comme vous établir un budget pour votre événement, Si vous souhaitez organiser une fête, qu'il s'agisse d'un anniversaire, d'un mariage, d'une étape importante de l'entreprise ou de toute autre chose, une grande partie du processus vous semblera évidente. Vous aurez peut-être besoin d'un traiteur, d'un photographe ou d'une décoration florale, et ces éléments sont assez simples à budgétiser. Cependant, il est facile d'oublier les facteurs moins importants de votre budget, qui peuvent s'additionner et vous prendre au dépourvu.

Lisez la liste ci-dessous, établie par l'un de nos utilisateurs, Colleen Edwards, coordinatrice d'événements et organisatrice de mariages chez Fêtes de Park Avenue, Les participants à l'événement doivent être conscients de l'importance de ces éléments et s'assurer de prévoir une marge de manœuvre dans leur budget pour chacun d'entre eux.

Services et travail

Les gens sous-estiment souvent le coût de la main-d'œuvre dans le contexte des événements et des locations. N'oubliez jamais que les articles que vous commandez devront être livrés et installés par quelqu'un, et que vous devrez payer le transport et le service. Il se peut que vous deviez payer un supplément s'il y a complications liées à l'accessibilité, Le choix d'un lieu de mariage en montagne, par exemple, est très important.

Vous pouvez généralement déterminer les coûts de transport et de localisation en décomposant le prix moyen par gallon et le nombre de gallons nécessaires pour le transport. Vous pouvez ensuite ajouter tous les coûts de localisation, y compris les équipes, les frais et les coûts de main-d'œuvre pour s'installer ailleurs.

Des frais supplémentaires peuvent également survenir dans ce domaine si, par exemple, vous n'êtes pas satisfait de l'emplacement de la piste de danse que vous avez commandée et que vous souhaitez qu'elle soit déplacée après l'installation. La main-d'œuvre supplémentaire représentera une dépense additionnelle. Cela ne signifie pas que vous devez renoncer à louer cette piste de danse, mais simplement que vous devez prévoir une marge de manœuvre dans votre budget pour ces frais éventuels.

Dommages et intérêts

Combien de fois pensez-vous que les assiettes, les nappes et autres matériels de location sont endommagés lors d'événements ? C'est plus fréquent que vous ne le pensez, et personne ne pense jamais être le coupable ! C'est pourquoi presque toutes les entreprises de location de matériel événementiel disposent d'un service d'assistance à la clientèle. renonciations aux dommages dans leur contrat qui les autorisent à facturer des frais pour tout article cassé ou endommagé.

Il peut être surprenant d'être accusé d'avoir causé plusieurs dommages irréparables. nappes tachées après un événement, mais c'est quelque chose qu'il faut prévoir. La meilleure pratique de Colleen est de prévoir 10-15% de votre budget pour compenser les articles endommagés, en particulier si vous louez des nappes ou des verres, qui s'abîment facilement.

Gratuité

Même les organisateurs les plus minutieux peuvent accidentellement oublier de prendre en compte le pourboire dans le budget. Si votre événement fait appel à plusieurs fournisseurs, comme c'est le cas pour la plupart des mariages, des pourboires sont à prévoir.

Ne vous laissez pas surprendre le soir de votre événement. Préparez-vous plutôt et emportez de l'argent liquide sur place. Si vous avez besoin d'aide pour déterminer le montant du pourboire à donner à chaque vendeur, lisez la rubrique Le guide Martha Stewart pour donner un pourboire aux prestataires de mariage.

Météo et problèmes inattendus

Si vous prévoyez un événement en plein air plusieurs mois à l'avance, vous devez prévoir un plan B pour faire face aux conditions météorologiques défavorables. Il est judicieux de prévoir un chauffage ou une tente au cas où il pleuvrait ou qu'il ferait plus froid que prévu. Si votre événement se déroule dans un lieu extérieur, vous pourrez peut-être planifier avec eux un accès d'urgence gratuit à leur espace intérieur si le mauvais temps interrompt votre événement. Dans le cas contraire, il serait judicieux d'investir dans des options de secours en guise d'assurance.

Dans le même ordre d'idées, on ne peut jamais prévoir quel type de problème surviendra lors d'un événement donné. Il est donc préférable de commander du matériel supplémentaire en cas de déversement, d'affluence surprenante ou de toute autre mini-catastrophe. Quelques draps ou chaises supplémentaires peuvent s'avérer très utiles dans ce genre de situation ; veillez donc à prévoir un espace dans le budget pour les fournitures d'urgence.

Compléments

De nombreux articles de location courants peuvent être assortis de suppléments qui augmentent leur coût de manière inattendue. N'oubliez pas d'en tenir compte lors de l'établissement de votre budget. Même s'il ne s'agit pas de la dépense la plus importante, le fait d'oublier que vous devez payer le propane pour les chauffages que vous avez commandés peut constituer une mauvaise surprise. Prévoyez une marge dans votre budget pour les barils d'eau nécessaires à l'ancrage des tentes et d'autres articles complémentaires.

Mieux vaut prévenir que guérir, alors faites tout ce qui est en votre pouvoir pour vous assurer que vous connaissez tous les coûts prévus à l'avance, afin de vous assurer qu'ils correspondent à votre budget. Vous avez des questions ? Prenez contact avec vos vendeurs ! Ils sont là pour répondre à vos questions et vous offrir la meilleure expérience possible, alors faites-leur savoir comment ils peuvent vous aider.

La pratique en vaut la peine

Bien que ces dépenses souvent négligées puissent ne pas représenter une somme trop importante lors d'un petit événement, elles peuvent constituer une véritable gifle si vous ne vous y attendiez pas lors d'un événement plus important. N'oubliez pas non plus que les articles les plus populaires sont généralement plus chers.

Il est conseillé de garder tous ces facteurs à l'esprit pour tout événement que vous planifiez. Ainsi, lorsque le grand événement dont vous êtes responsable se présentera, qu'il s'agisse d'un mariage, d'un événement d'entreprise ou d'autre chose, vous saurez à quoi vous attendre.