Como tú elabora un presupuesto para tu evento, ya sea una fiesta de cumpleaños, una boda, un hito corporativo o cualquier otra ocasión, gran parte del proceso te resultará evidente. Es posible que necesites servicios de catering, fotógrafos o arreglos florales, y todo eso es bastante sencillo de incluir en el presupuesto. Sin embargo, es fácil pasar por alto los detalles más pequeños, pero igualmente importantes, a la hora de elaborar tu presupuesto, y estos pueden acumularse y tomarte por sorpresa.

Lee la siguiente lista de una de nuestras usuarias, Colleen Edwards, coordinadora de eventos y organizadora de bodas en Fiestas en Park Avenue, y asegúrate de dejar un margen en tu presupuesto para cada uno de estos elementos al planificar un evento próximo.

Servicios y mano de obra

A menudo se subestima el costo de la mano de obra en el ámbito de los eventos y los alquileres. Recuerda siempre que los artículos que pidas deberán ser entregados e instalados por alguien, y que tendrás que pagar el transporte y el servicio correspondiente. Esto puede suponer un costo adicional si hay problemas de accesibilidad, como un lugar en la montaña para celebrar una boda.

Por lo general, puedes calcular los costos de transporte y de instalación desglosando el precio promedio por galón y el número de galones que se necesitarían para el transporte. A continuación, puedes sumar todos los costos de instalación, incluyendo el personal, las tasas y los gastos de mano de obra, para instalar el equipo en otro lugar.

También pueden surgir gastos adicionales en este ámbito si, por ejemplo, no estás satisfecho con la ubicación de la pista de baile que has alquilado y deseas que se cambie de lugar una vez montada. La mano de obra adicional supondrá un gasto extra. Esto no significa que debas abstenerte de alquilar esa pista de baile, sino que debes dejar un margen de flexibilidad en tu presupuesto para estos posibles gastos.

Daños y perjuicios

¿Con qué frecuencia crees que se dañan los platos, los manteles y otros artículos de alquiler en los eventos? ¡Ocurre más a menudo de lo que crees, y nadie piensa nunca que será el culpable! Por eso, casi todas las empresas de alquiler para eventos tienen exenciones de responsabilidad por daños en su contrato que les permite cobrar cargos por cualquier artículo roto o dañado.

Puede resultar sorprendente que te cobren por varios daños irreparables manteles manchados después de un evento, pero es algo que hay que tener en cuenta a la hora de planificar. La recomendación de Colleen es reservar entre un 10 % y un 15 % del presupuesto para cubrir los artículos dañados, sobre todo si se alquilan manteles o vasos, que se rompen con facilidad.

Propina

Incluso en el proceso de planificación de eventos más minucioso puede ocurrir que, sin querer, se olvide incluir las propinas en el presupuesto. Si tu evento cuenta con varios proveedores contratados, como suele ser el caso en la mayoría de las bodas, se esperará que des propinas.

No dejes que esto te pille por sorpresa la noche de tu evento. Mejor, ve preparado y lleva dinero en efectivo al evento. Si necesitas ayuda para saber cuánto dar de propina a cada proveedor, lee el Guía de Martha Stewart sobre las propinas para los proveedores de bodas.

El clima y los imprevistos

Si estás organizando un evento al aire libre con varios meses de antelación, necesitas un plan B que tenga en cuenta las condiciones climáticas adversas. Es recomendable contar con un calentador o una carpa por si llueve o hace más frío de lo esperado. Si tu evento se celebra en un recinto al aire libre, tal vez puedas llegar a un acuerdo con los responsables e incluso conseguir acceso de emergencia a su zona cubierta de forma gratuita si el mal tiempo interrumpe tu evento. De lo contrario, lo más sensato es invertir en algunas opciones de respaldo como medida de seguridad.

En este mismo sentido, nunca se puede predecir qué tipo de problema surgirá en un evento concreto, por lo que es recomendable pedir materiales adicionales por si se producen derrames, una asistencia inesperadamente alta o cualquier otro pequeño contratiempo. Unas cuantas mantas o sillas de más pueden ser de gran ayuda en estas situaciones, así que asegúrate de reservar una partida en el presupuesto para suministros de emergencia.

Complementos

Muchos artículos de alquiler habituales pueden incluir extras que encarecen su costo de forma inesperada. Asegúrate de tenerlo en cuenta al elaborar tu presupuesto. Aunque quizá no sea tu mayor gasto, olvidarte de que tienes que pagar el propano para los calentadores que has pedido puede suponer una sorpresa desagradable. Deja un margen en tu presupuesto para los barriles de agua necesarios para anclar las carpas y otros artículos adicionales.

Más vale prevenir que curar, así que haz todo lo posible por informarte de antemano de todos los gastos previstos, para asegurarte de que se ajustan a tu presupuesto. ¿Tienes alguna duda? ¡Ponte en contacto con tus proveedores! Están ahí para responder a tus preguntas y ofrecerte la mejor experiencia posible, así que diles cómo pueden ayudarte.

La práctica vale la pena

Aunque estos gastos, que a menudo se pasan por alto, pueden no suponer una gran suma en un evento pequeño, pueden resultar una sorpresa desagradable si no los tenías previstos para un evento más grande. Además, ten en cuenta que los artículos más populares suelen ser más caros en general.

Es recomendable tener en cuenta todos estos factores al planificar cualquier evento. Así, cuando llegue el gran evento del que estás a cargo, ya sea una boda, un evento corporativo o cualquier otra cosa, sabrás qué esperar.