Quiconque a déjà planifié un événement, qu'il s'agisse d'une fête d'entreprise ou d'un mariage, sait ce que c'est que d'établir un budget et de le voir exploser. Il y a tellement de détails qui interviennent dans les événements et qui ont tous un coût. En outre, de nombreuses personnes ne se rendent pas compte du coût réel de la nourriture et des boissons, des divertissements et de la décoration. Il est difficile de savoir quelles sont les améliorations à apporter à un événement qui valent la peine de dépenser son budget.

En outre, chaque chose que vous achetez ou louez est soumise à une énorme échelle de qualité et de coût. Il y a lieux pour $128k par soirée, et les couples qui dépensent $20 millions pour leurs seules invitations. Même si vous savez que vous évitez les articles de qualité haut de gamme, il est difficile de savoir où tracer la ligne et où investir une plus grande partie de votre budget.

La meilleure chose à faire est de réfléchir à la personne à qui l'événement est destiné (par exemple, la fille qui fête son anniversaire ou le couple qui se marie). Ensuite, regardez qui y assiste (par exemple, la plupart des personnes âgées ou la plupart des gros buveurs). Enfin, établissez des priorités en fonction des besoins et des désirs de ces personnes, dans cet ordre. Toutefois, si vous avez un large éventail de personnes ou un budget très limité, voici l'aide-mémoire qui vous permettra d'apporter les améliorations qui feront la différence lors de n'importe quel événement :

Chaises

Photo par Photos du Harty

Nous avons déjà parlé de pourquoi les chaises valent le budget, et aussi l'importance des photographies. Pour résumer les explications précédentes : les chaises sont à la fois ce sur quoi les gens s'assoient pendant la majeure partie d'un événement et ce que vous verrez le plus sur les photos. Il est très déconcertant pour les invités d'être coincés dans un siège inconfortable. Il est également très préjudiciable pour les photos d'un événement par ailleurs charmant d'avoir des chaises d'une qualité nettement inférieure. Vous ne nous croyez pas ? Jetez un coup d'œil aux magnifiques événements photographiés sur le site Web d'un lieu de réception ou même sur Pinterest. Y voit-on des chaises bon marché, en plastique ou en métal ?

Signalisation

Photo par Photos du Harty

Aussi étrange que cela puisse paraître, les participants à un événement aiment qu'on leur dise ce qu'ils doivent faire. Comme ils n'ont pas participé à l'organisation, ils ignorent souvent l'ordre du programme ou l'emplacement des toilettes. Cela peut être déconcertant pour les planificateurs, et carrément inconfortable pour ceux qui ont envie de faire pipi ! La signalétique n'est pas seulement pratique, c'est aussi l'occasion d'améliorer votre décor. Panneaux à craie sont à la mode, mais même un joli papier imprimé encadré fera l'affaire. Vous ne voulez pas être obligé d'écrire un panneau “Prenez une faveur” avec du sharpie et de le coller au scotch sur vos faveurs faites à la main, qui sont par ailleurs très jolies.

Tentes

Le confort est roi lors d'un événement. Si vos invités ont chaud, froid ou s'il pleut, c'est tout ce dont ils se souviendront. Donc, si vous organisez un événement à l'extérieur, nous sommes de fervents partisans des tentes. Ils garantissent le confort des invités et sont franchement spectaculaires. Vous voulez toujours avoir l'impression d'être à l'extérieur ? Jetez un coup d'œil à ce poste d'un photographe professionnel sur la façon d'obtenir l'aspect extérieur à l'intérieur d'une tente.

Open Bar

Photo par Photos du Harty

On l'a dit et répété, un bar ouvert est la clé d'une foule joyeuse. Bien sûr, tout le monde ne boit pas. Mais lors des fêtes, on s'attend à ce qu'il y ait de l'alcool et le fait de ne pas répondre à cette attente entraîne beaucoup de mécontents. Il existe de nombreux moyens de réduire les coûts, qu'il s'agisse de ne fournir que certains types d'alcool ou de limiter le nombre d'heures d'ouverture du bar. Si votre budget ne vous permet pas d'avoir un bar bien garni toute la soirée, envisagez de limiter le choix et d'offrir un bar payant.

Transport

Photo par Photos du Harty

S'il y a une chose qui va de pair avec un open bar, c'est bien le retour à la maison en toute sécurité ! De nombreuses fêtes d'entreprise proposent désormais aux fêtards un code pour un Uber ou un Lyft gratuit ou à prix réduit. Pour les mariages, il existe traditionnellement un service de bus ou de navette pour le retour à l'hôtel. Si vous ne pouvez pas fournir de transport gratuit, donnez au moins des instructions claires et précises sur les moyens de rentrer chez soi. Indiquez le numéro d'un service de taxi sur votre programme ou votre invitation. Vous pouvez également afficher une liste des moyens de transport public à proximité de la sortie. Si votre fête est trop éloignée pour que ces services soient disponibles, ou si le stationnement est un cauchemar à proximité du lieu de l'événement, c'est à vous, en tant qu'hôte, qu'il revient de fournir de l'aide à vos invités. Faites preuve d'imagination : engagez le cousin de votre ami pour servir de chauffeur ou de voiturier.

Prenez ces améliorations et organisez le meilleur événement possible à moindre coût. Faites-nous savoir ce qu'il en est !