Cualquiera que haya organizado alguna vez un evento, desde una fiesta navideña de la empresa hasta una boda, sabe lo que es fijar un presupuesto y que este se dispare por las nubes. Los eventos implican tantos detalles que cada uno de ellos conlleva un costo. Además, mucha gente simplemente no se da cuenta de cuánto cuestan realmente la comida y la bebida, el entretenimiento y la decoración. Es difícil saber en qué mejoras del evento vale la pena invertir el presupuesto.

Además, todo lo que compras o alquilas se encuentra en una amplia gama de calidad y precio. Hay locales por $128k por noche, y las parejas que gastan 1,42 millones de libras solo en las invitaciones. Aunque sepas que estás evitando los artículos de la más alta calidad, es difícil saber dónde trazar la línea divisoria y en qué parte del presupuesto conviene invertir más.

Lo mejor es pensar para quién es el evento (por ejemplo, la cumpleañera o la pareja que se va a casar). Luego, fíjate quiénes van a asistir (por ejemplo, si son en su mayoría personas mayores o si son en su mayoría grandes bebedores). Por último, establece prioridades según las necesidades y deseos de esas personas, en ese orden. Sin embargo, si tienes una variedad muy amplia de invitados, o simplemente un presupuesto muy limitado, aquí tienes nuestra guía rápida con las mejoras que realmente van a destacar en cualquier evento:

Sillas

Foto de Fotos de The Harty

Ya hemos hablado antes tanto de por qué vale la pena invertir en sillas, y también lo importantes que son para las fotografías. Para resumir lo dicho anteriormente: las sillas son tanto donde la gente pasa la mayor parte del tiempo durante un evento como lo que más se ve en las fotografías. Para los invitados, es muy desagradable tener que estar sentados en un asiento incómodo. Además, contar con sillas de una calidad claramente inferior puede arruinar las fotos de un evento que, por lo demás, sería encantador. ¿No nos crees? Echa un vistazo rápido a cualquiera de los hermosos eventos que ves fotografiados en el sitio web de un lugar de celebración o incluso en Pinterest. ¿Acaso alguno de ellos muestra sillas baratas, de plástico o de metal?

Señalización

Foto de Fotos de The Harty

Por extraño que parezca, a los asistentes a los eventos les encanta que les digan qué hacer. Como no han participado en la planificación, a menudo no conocen el orden del programa ni saben dónde están los baños. Esto puede resultar desconcertante para los organizadores, ¡y francamente incómodo para quienes necesitan ir al baño! La señalización no solo es práctica, sino que también es una oportunidad importante para mejorar la decoración. Carteles de pizarra están de moda, pero incluso un bonito papel impreso y enmarcado servirá. No querrás tener que escribir a mano un letrero que diga “Llévate un recuerdo” con un marcador permanente para pegarlo con cinta adhesiva sobre tus preciosos recuerdos de fiesta hechos a mano.

Tiendas de campaña

La comodidad es lo más importante en cualquier evento. Si tus invitados pasan calor, frío o se mojan con la lluvia, eso será lo único que recuerden. Por eso, si vas a celebrar un evento al aire libre, Somos grandes defensores de las tiendas de campaña. Garantizan la comodidad de los huéspedes y, la verdad, se ven espectaculares. ¿Quieres seguir disfrutando de esa sensación de “estar al aire libre”? Echa un vistazo a esta publicación Consejos de un fotógrafo profesional sobre cómo conseguir un aspecto natural al aire libre dentro de una tienda de campaña.

Barra libre

Foto de Fotos de The Harty

Se ha dicho una y otra vez, pero una barra libre es clave para que el público esté contento. Claro, no todo el mundo bebe. Pero en las fiestas se espera que haya alcohol y no cumplir con esa expectativa lleva a que haya mucha gente insatisfecha. Hay muchas formas de reducir el costo, desde ofrecer solo ciertos tipos de alcohol hasta limitar el número de horas que el bar está abierto. Si tu presupuesto no te permite mantener un bar completamente surtido toda la noche, considera limitar la selección en lugar de ofrecer un bar de pago.

Transporte

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Si hay algo que va de la mano con una barra libre, ¡es un viaje seguro a casa! Muchas fiestas corporativas ofrecen ahora a los asistentes un código para un viaje gratis o con descuento en Uber o Lyft. Las bodas suelen contar con un servicio de autobús o lanzadera de regreso a los hoteles designados. Si no puedes ofrecer transporte gratuito, al menos proporciona instrucciones muy claras sobre cómo llegar a casa. Incluye el número de un servicio de taxis en el programa o en la invitación. O bien, coloca una lista de opciones de transporte público cerca de la salida. Si tu fiesta se celebra en un lugar demasiado alejado para que esos servicios estén disponibles, o si estacionar cerca del lugar del evento es una pesadilla, lo más elegante por tu parte como anfitrión es ofrecer ayuda a tus invitados. Sé creativo; contrata al hijo de un amigo para que lleve a la gente o haga de valet de estacionamiento.

Aprovecha estas mejoras para eventos y organiza el mejor evento posible al menor costo. ¡Cuéntanos cómo te fue!