Si alguna vez has organizado un evento en Las Vegas y has querido algo más que las típicas mesas, sillas y manteles, es probable que hayas oído la frase: “Solo llama a Gary”.”

“Gary” es Gary Bordman, un veterano del sector con más de 20 años de experiencia y propietario de Amusement, Exhibit & Event Services (AE&ES). Es conocido por hacer todo lo posible para hacer realidad la visión del cliente, incluso si eso implica incorporar material nuevo y exclusivo.

Pero para 2020, Gary y su equipo estaban cada vez más frustrados con su software para eventos, que estaba creando cuellos de botella en las operaciones, los pagos de los clientes y el flujo de trabajo diario. El sistema, demasiado rígido, no podía adaptarse a las crecientes necesidades de su negocio.

Eso fue la gota que colmó el vaso para Gary, y se propuso encontrar una nueva solución. Vio una demostración de Goodshuffle Pro en una feria comercial y supo que había dado con lo que buscaba.

El plazo para la elaboración de cotizaciones se reduce de 72 a 24 horas

Mientras que su software anterior daba la impresión de ser desorganizado e inflexible, Goodshuffle Pro destacó de inmediato por su diseño intuitivo, su flexibilidad y la facilidad para acceder a la información.

“Recibimos los pagos unos 60% más rápido que antes”, afirma Stefanny Avera, directora de operaciones de AE&ES. “Ya no tenemos que estar buscando dónde está el dinero. Se gestiona automáticamente gracias a los recordatorios de cotizaciones y a los plazos de vencimiento”.”

Entusiasmados por lograr más con su nuevo software, Gary y su equipo también añadieron el Integración de sitios web, lo que le permitió generar contactos para sus eventos a través de su sitio web. A pesar de no ser un experto en tecnología, le sorprendió lo fácil que resultó gestionar la integración.

“No soy un ‘experto en tecnología’, pero aun así puedo crear todo el contenido del sitio web, y conseguimos convertir el 75% de los clientes potenciales que nos llegan a través de él”.”

Gary Bordman

AE&ES

Tanto si los clientes potenciales llegan a través del sitio web como si lo hacen “a la antigua usanza”, Goodshuffle Pro también ayuda a Gary a agilizar el proceso de venta y pago.

Con contratos digitales y pagos en línea, los clientes potenciales se convierten más rápido y con menos idas y venidas tediosas. La integración segura de Goodshuffle Pro con Stripe además, hace que el dinero llegue antes a la cuenta bancaria de Gary. En definitiva, el proceso de pago es 50% más rápido que antes.

Con Goodshuffle Pro Integración con QuickBooks, Además, la empresa ha logrado reducir en un 50 % el tiempo dedicado a la contabilidad. La integración automatiza gran parte de un proceso que antes se realizaba manualmente.

“Ya no tengo que introducir una factura por separado en QuickBooks”, dice Stefanny. “Tampoco tengo que añadir físicamente el pago en QuickBooks”.”

Gracias a la integración del sitio web, AE&ES ha visto cómo se ha reducido drásticamente el tiempo de respuesta en la elaboración de cotizaciones. Mientras que antes tardaban hasta 72 horas en enviar las cotizaciones a los clientes, ahora las entregan sistemáticamente en un plazo de 24 horas para las solicitudes estándar.

“El sitio web no solo permite a los clientes enviar su lista de deseos, sino que la integra directamente en nuestro sistema”, explica Stefanny. “Esto ha reducido considerablemente el tiempo que tardamos en enviar los presupuestos”.”

Pero la rapidez no fue la única mejora. La calidad y la presentación de sus propuestas mejoraron todo su proceso de ventas.

“Hemos recibido comentarios de clientes que nos han dicho que hemos conseguido contratos gracias a la facilidad de uso y a la presentación de los presupuestos en sí”, señala Stefanny. “El hecho de que sea una herramienta interactiva marca la diferencia”.”

Construir una verdadera colaboración

Lo que realmente distingue a Goodshuffle Pro para AE&ES no es solo el software, sino la colaboración.

“La atención al cliente es increíble”, dice Gary. “Si pides ayuda, te la dan. Casi al instante, hay alguien disponible para ayudarte”.”

Este servicio de asistencia ágil ha sido fundamental a medida que AE&ES sigue creciendo y adaptando sus operaciones. La flexibilidad del software permite al equipo incorporar a nuevos miembros al personal —incluso a aquellos sin experiencia en ventas— y ponerlos al día rápidamente en la elaboración de cotizaciones y la venta de productos complementarios.

“Puedo incorporar a personas que ni siquiera forman parte del equipo de ventas y que no tienen experiencia en este ámbito, y ellas son capaces de ayudar a elaborar cotizaciones gracias a lo sencillo que resulta”, explica Stefanny. “Gracias a la forma en que está diseñado el sistema, pueden hacer clic en las características principales o en artículos adicionales relacionados con ellas y ofrecer diferentes paquetes y productos de venta adicional”.”

Para Stefanny, el Gestión de inventario Las funciones también han supuesto un cambio radical. “Ya no tengo que pasar horas creando nuestro inventario en el sitio web, porque cuando lo introduzco en el sistema, aparece automáticamente en el sitio web”, afirma. “Me ha reducido la carga de trabajo, 100%”.”

Cinco años después: una recomendación que AE&ES respalda

Tras cinco años de colaboración con Goodshuffle Pro, AE&ES ha visto cómo la plataforma ha evolucionado al ritmo de sus necesidades empresariales.

Gary y su equipo han sido testigos del lanzamiento de nuevas funciones, como Envío y el escaneo de códigos de barras. Stefanny comenta: “En los últimos cinco años, han aparecido tantas funciones nuevas y ha habido tanto crecimiento que recomendaría Goodshuffle Pro a todo el mundo. Sinceramente, en cuanto a funciones, no hay nada para lo que no haya una solución”.”

Esa evolución sigue dando sus frutos. Gracias a los contratos digitales, los pagos en línea y los flujos de trabajo optimizados, AE&ES procesa los pagos 60% más rápido que antes. Este completo sistema se encarga de todo, desde el contacto inicial con el cliente hasta el pago final, lo que elimina la necesidad de tener que lidiar con múltiples plataformas.

AE&ES acudió a Goodshuffle Pro en busca de un software mejor. Encontraron un socio estratégico que sigue evolucionando junto con su negocio, lo que les permite centrarse en lo que mejor saben hacer: crear eventos inolvidables en la capital mundial del entretenimiento.

“Goodshuffle Pro escucha a sus usuarios”, concluye Gary. “Siempre piden opiniones. Es la mejor solución que he encontrado para gestionar mi negocio”.”