Imagina que acabas de organizar el evento perfecto: mesas repletas de comida, música en vivo y, lo mejor de todo, un castillo inflable para los niños. Un adulto se entusiasma demasiado y se une a la diversión, superando el peso máximo permitido. En un abrir y cerrar de ojos, ese adulto ha resultado lesionado, y te ha metido en una pesadilla financiera y legal.

Este es solo un ejemplo de los innumerables riesgos que conlleva dirigir una empresa dedicada a la organización de eventos y de por qué es importante contar con el cobertura de seguro para eventos es esencial.

Nos reunimos con Sharla Cartzdafner, directora de operaciones de El asistente para eventos, para hablar de la importancia de los seguros para eventos para los proveedores y desmentir algunos mitos comunes.

1. Solo necesitas un tipo de seguro

Puede resultar tentador pensar que, con solo contratar un tipo de seguro para eventos —por lo general, una póliza de responsabilidad civil general—, uno está protegido contra cualquier cosa. Dado que los propietarios de negocios de eventos que se inician en el sector se centran en el crecimiento inicial y la rentabilidad a corto plazo, muchos llegan a creer que pueden ahorrar dinero al no invertir en ciertas pólizas; sin embargo, este sacrificio tiene, en realidad, el efecto contrario.

“Algunas reclamaciones de seguros cuestan decenas de miles de dólares”, afirma Cartzdafner. “Algunas han llegado a alcanzar el millón de dólares, y estas también pueden acabar en los tribunales. Un error común que cometen muchos proveedores y organizadores de eventos es contratar únicamente una póliza de responsabilidad civil general, pensando que lo cubre todo”.”

Esto no significa que tengas que comprar cada tipo de seguro para eventos. Pero sí significa que hay otros coberturas además del seguro de responsabilidad civil general, que su empresa debería considerar:

• Seguro de automóviles comercial – Cubre los gastos en caso de que se produzca un accidente mientras se utilizan camiones u otros vehículos para transportar el inventario o desplazarse de un evento a otro.
• Seguro de propiedad comercial – Protege sus propiedades, como almacenes y sedes centrales, contra robos, incendios, etc.
• Seguro de responsabilidad civil complementario para empresas – Sirve como una capa adicional de protección al seguro de responsabilidad civil general. Resulta especialmente útil para elementos que entrañan riesgo (por ejemplo, castillos inflables o rocódromos).
• Seguro de accidentes de trabajo  – Cubre los salarios, las prestaciones y la atención médica cuando un empleado sufre una lesión o enfermedad relacionada con el trabajo.
• Seguro contra interrupción de la actividad comercial – Cubre cualquier pérdida de ingresos que puedas sufrir en caso de acontecimientos imprevistos, como condiciones meteorológicas adversas o un incendio.

Esta lista no es exhaustiva. Es importante que investigues qué otras coberturas podría necesitar tu empresa. Cartzdafner sugiere que llames a las compañías de seguros y les expliques qué tú asegúrese de que todo esté cubierto para saber que cuenta con las pólizas adecuadas para su negocio específico.

2. El seguro no tiene limitaciones

Aunque se cuente con varias pólizas, es importante tener en cuenta que los seguros tienen sus limitaciones. El hecho de tener una cobertura no significa que esté protegido contra todos los riesgos.

“Un proveedor contratado por un organizador no está cubierto por la póliza del organizador”, señala Cartzdafner. “Además, los recintos también tienen sus propios requisitos”.”

Piensa en lo siguiente: una pareja de novios tiene una póliza de seguro y contrata a un servicio de catering que tiene su propio acuerdo con el local. Durante el evento, el piso se raya. La responsabilidad recae en el servicio de catering, no en la pareja.

Los proveedores deben contar con sus propias políticas. Es importante hablar con los recintos con antelación para determinar todas las especificaciones y restricciones que debes cumplir. A continuación, te presentamos algunas restricciones comunes que debes tener en cuenta al elegir una política que se ajuste a los requisitos del recinto:

• Límites de cobertura – La cantidad máxima que las compañías de seguros pagarán en caso de siniestro; los gastos restantes corren a cargo del asegurado.

• Franquicias – Al igual que con cualquier seguro, tendrás que pagar una cierta cantidad antes de que entre en vigor la cobertura del seguro.

• Restricciones de ubicación – La cobertura puede limitarse a un recinto o lugar específico; asegúrate de que el evento se celebre en una zona designada por tu proveedor.

• Cobertura por cancelación – No todas las pólizas cubren los gastos en caso de que un evento deba cancelarse o posponerse debido a circunstancias imprevistas.
• Incidentes relacionados con el alcohol – Si en un evento se consume alcohol o se produce un incidente relacionado con el alcohol, la cobertura puede verse limitada o excluida.

Lee siempre la letra pequeña y los requisitos. Aprovecha las consultas. Investiga por tu cuenta. Asegúrate de conocer bien tu evento y lo que necesita, y de tener todo bajo control, ya que pueden surgir límites y requisitos de la nada.

3. Tu empresa no necesita ningún tipo de seguro

Puede resultar tentador, sobre todo cuando crear una empresa, por no querer asumir el costo del seguro. Tu negocio se encuentra en una etapa inicial y sientes que no puedes permitirte dedicar el tiempo y el dinero que supone contratar varias pólizas. Sin embargo, este es uno de los mayores errores que puedes cometer.

“Mucha gente espera demasiado para contratar un seguro para eventos, y para entonces ya es demasiado tarde”, afirma Cartzdafner. “Hay que asegurarse de estar preparado”.”

A menudo, es posible que ni siquiera puedas prestar tus servicios en un local si no cuentas con cobertura, ya que estos suelen exigir una póliza de responsabilidad civil general. Así es: es posible que estés perdiendo más ingresos de los que crees por no contar con un seguro adecuado.

Además, hay innumerables riesgos que tienen consecuencias mucho más graves cuando no se cuenta con un seguro. Todas las situaciones y riesgos que se enumeran a continuación requieren un seguro específico:

• Daños materiales – Si ocurre algún accidente y se producen daños materiales sin tener seguro, tendrás que correr con los gastos de reparación y sustitución.

• Riesgos relacionados con el clima – Además de provocar el aplazamiento de eventos, las condiciones meteorológicas imprevistas pueden causar daños en los objetos y las instalaciones.

• Problemas con los proveedores – Desde empresas de catering hasta fotógrafos y animadores, hay muchísimos proveedores que intervienen en un evento. Si alguno no se presenta, el seguro puede cubrir esas pérdidas.

• Costas judiciales – Si te enfrentas a demandas, disputas o reclamaciones legales, el seguro puede ayudarte a cubrir esos gastos.
• Accidentes / Lesiones – Tanto los trabajadores que montan el evento como los invitados que asisten a él corren el riesgo de sufrir lesiones si ocurre algo imprevisto. Los gastos médicos o las indemnizaciones pueden cubrirse con un seguro.

Esta lista no es exhaustiva: en el sector del alquiler de material para eventos, puede pasar cualquier cosa. Por eso es importante estar preparado para cualquier eventualidad. Tanto si eres un empresario novel como si llevas décadas en el sector, contar con un seguro es imprescindible si quieres protegerte a ti mismo, a tu equipo, a tus clientes y la reputación de tu empresa.

Consejo de experto: Contrata tu seguro con antelación. Aunque los plazos exactos varían en función de la complejidad del evento y de los servicios que requiera, siempre es mejor prevenir que curar.

Factores a tener en cuenta a la hora de elegir un proveedor

Además de analizar lo que ofrece la póliza, también debes evaluar a fondo a la compañía y al proveedor de tu seguro para eventos. Debes tener claro cómo gestionan las reclamaciones, cuál es el grado de flexibilidad de la póliza y cuáles son los límites y las exclusiones de la cobertura.

Al comparar proveedores, debes fijarte en:

• Precios
• Franquicias
• Reputación y reseñas

Cartzdafner explica: “A medida que tu negocio crezca, necesitarás seguros cada vez más complejos. ¡Esto es algo positivo! Significa que tu empresa está creciendo. No te asustes; hay personas y proveedores dispuestos a ayudarte”.”

El seguro para eventos puede ahorrarte miles —e incluso millones— de dólares en indemnizaciones y gastos legales. No solo es una buena inversión para los profesionales del sector de los eventos, sino que es imprescindible.