Ya tienes tu increíble inventario, ya encontraste el lugar perfecto para tu almacén y tus oficinas, e incluso ya tienes un par de reservas. ¿Qué más necesitas para poner en marcha una empresa de alquiler de material para eventos? ¡Ya estás listo!

…¿Verdad?

¡No! Cómo crear una empresa de alquiler de material para eventos requiere mucho más trabajo de preparación de lo que crees. Aunque seas una pequeña empresa y no tengas mucho inventario, debes funcionar como si fueras una empresa que siempre está a tope y tiene miles de artículos. Esto no solo te ayudará a establecer buenas prácticas empresariales desde el principio, sino que también garantizará que esas buenas prácticas se conviertan en algo natural para cuando son están completos y cuentan con miles de artículos.

Ahora, veamos algunos errores que cometen los profesionales de eventos y que tú no puedes permitirte:

#1 – No elaborar un plan de negocios

Planes de negocio son fundamentales para sentar las bases del éxito de tu negocio. Aunque mucha gente los ve como una herramienta para conseguir financiación, en realidad son mucho más útiles. Los planes de negocios te ayudan a analizar todos los aspectos de tu negocio y a planificar el futuro.

Verás:

• Datos demográficos de tu zona
• Tu mercado objetivo
• Tus competidores
• Tus metas a largo plazo
• Elabora un presupuesto
• ¡Y mucho más!

Todos estos factores son esenciales para crear una empresa de alquiler de material para eventos que perdure y te ayudará a evitar cometer errores graves en las primeras etapas de tu empresa. Por ejemplo, si creas una empresa de alquiler especializada en bodas, pero el perfil demográfico de la zona en la que piensas establecer tu oficina está compuesto principalmente por familias con niños, es probable que no tengas suficiente volumen de negocio. Sería mejor que buscaras una zona con una mayor población de adultos solteros y con una renta media lo suficientemente alta como para sostener tu empresa.

¿Listo para empezar a redactar tu plan de negocios? Tenemos un guía detallada para que puedas empezar.

#2 – No se están creando procedimientos operativos estándar

Los procedimientos operativos estándar (SOP), o “procedimientos operativos estándar,” son documentos que describen (mediante imágenes, vídeos o texto) los procesos cotidianos necesarios para el funcionamiento de tu empresa. Su objetivo es garantizar resultados uniformes en todas tus tareas y procedimientos.

Aunque estés empezando, deberías empezar elaboración de procedimientos operativos estándar tan pronto como puedas. Te ayudarán a recordar las mejores prácticas de tu empresa, te mantendrán enfocado en los objetivos y la misión de tu empresa, y harán que mucho más fácil cuando llega el momento de contratar y formar a nuevos empleados.

Una ventaja adicional de establecer los procedimientos operativos estándar (SOP) desde el principio es que, si necesitas tomarte unos días libres, no serás el la única persona alguien en tu empresa que sepa cómo hacer las cosas. Si te da la gripe, tu negocio no se paraliza. Si se te presenta la oportunidad única de hacer un tour de cata de vinos por la Toscana, tu empresa seguirá funcionando mientras estás fuera. Si una de tus empleadas está de baja por maternidad, el resto del personal podrá asumir sus funciones sin problemas.

Los procedimientos operativos estándar (SOP) proporcionan a todo el equipo un conjunto de expectativas que deben seguir y la libertad de vivir experiencias en su vida personal que de otro modo no podrían. Aunque hay quien cree que los SOP reducen su valor para la empresa, eso simplemente no es cierto; lo que convierte a alguien en un miembro valioso del equipo no son las tareas que realiza, sino cómo los llevan a cabo.

#3 – No contar con el seguro adecuado

No puedo insistir lo suficiente en esto: tú necesidad seguro para tu empresa de alquiler de material para eventos. Si alguien resbala y se cae en tu oficina o almacén, tú eres responsable. Si un adulto supera el límite de peso de un castillo inflable para niños y se lesiona mientras lo usa, tú sigues siendo responsable. Si uno de tus empleados dice algo inapropiado que daña la reputación de alguien, tú eres responsable. Si no tienes un seguro que cubra estas situaciones, tu empresa —y tal vez incluso tú— podría ser considerado responsable de los daños y perjuicios, los gastos legales, los gastos médicos, etc.

Aunque entendemos que los presupuestos de las empresas emergentes son ajustados, el riesgo que esto supone para usted y su empresa simplemente no vale la pena; las consecuencias podrían ser devastadoras.

Menciones deshonrosas: No consultar con un abogado

Mientras escribía los ejemplos para #3, el ejemplo del adulto en el castillo inflable me hizo reflexionar. ¿No debería el adulto haberlo sabido? ¿No estaría indicado el límite de peso en el propio castillo inflable? Resulta que eso no importa. Lo que SÍ importará y te ayudará en esa situación son las exenciones de responsabilidad redactadas por un abogado.

Mientras visitas tu abogado, sería buena idea pedirles que te preparen algunos documentos más:

• Términos y condiciones
• Contratos
• Términos y condiciones de su sitio web
• Políticas de cancelación
• ¿Hay algún otro documento que tus clientes tengan que firmar?

También es una buena idea constituir una sociedad de responsabilidad limitada (LLC) o una sociedad anónima para tu empresa, algo de lo que tu abogado debería poder encargarse por ti. Estas estructuras te protegerán a nivel personal si algo sale mal; sin ellas, podrías ser considerado responsable personalmente de cualquier incidente. Entendemos que consultar con un abogado puede resultar costoso; pero, al igual que un seguro, sirve para protegerte a ti, a los miembros de tu equipo y a tu empresa frente a problemas legales. La gente hace tonterías; es mejor protegerse que tener que responder por sus malas decisiones.

Preparar a tu empresa para el éxito significa estar preparado para cuando las cosas salgan mal. Y no solo eso, Procedimientos operativos estándar, planes de negocio, y reunión con un abogado contribuirá en gran medida a garantizar que todo salga bien correcto En primer lugar, estableciendo protocolos, políticas y procedimientos tanto para prevenir accidentes y problemas como para orientarte a ti y a tu equipo cuando surja algún inconveniente. Si aún no has puesto en práctica estos cuatro consejos en tu empresa, ¡te debes a ti mismo y a tu equipo empezar hoy mismo!