La règle des deux minutes : Pourquoi la vitesse des feuilles de calcul est importante

Jake Scotto, Customer Success Manager chez Goodshuffle, qui dirige également sa propre entreprise de DJ, l'exprime parfaitement : “Si vous consultez votre feuille de calcul pendant plus de deux minutes, vous passez trop de temps à regarder votre feuille de calcul.”

Pensez-y de la façon suivante : lorsqu'un client potentiel vous appelle pour vous demander s'il y a des tentes disponibles pour son mariage en juillet, combien de temps vous faut-il pour lui donner une réponse sûre ? Si vous cliquez sur plusieurs onglets, que vous recoupez les dates et que vous n'êtes toujours pas sûr de l'état de votre stock, c'est un temps précieux que vous perdez - et potentiellement une perte de temps pour vous. perdre aussi le client.

Le problème s'aggrave lorsque vous devez jongler avec plusieurs événements. Comme l'explique Jake, “les feuilles de calcul ne se parlent pas entre elles. Comment pouvez-vous savoir si votre inventaire est utilisé lorsque vous devez consulter plusieurs feuilles de calcul pour la même journée ?”

🕵️ Fatigué du travail de détective sur les feuilles de calcul ?

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Drapeau rouge #1 : Vous jouez au détective de tableur

Voici un scénario qui vous touche probablement de près : on vous appelle pour vous demander de louer du linge pour un mariage qui aura lieu le samedi. Vous ouvrez votre feuille de calcul principale et vous vous rendez compte que vous devez consulter trois autres onglets pour voir ce qui est déjà engagé pour ce week-end.

Melissa Teague, spécialiste de l'assistance chez Goodshuffle, qui possédait auparavant sa propre société de location de matériel événementiel, Simply Chic Event Rentals, se souvient précisément de ce combat : “Je recevais une proposition par courriel ou par Facebook, et on me demandait si j'avais des disponibilités pour certaines de mes locations... et je devais m'arrêter et fouiller dans tout un tas de dossiers, tout un tas de papiers. Je consultais mes feuilles de calcul Excel et j'essayais de déterminer si j'étais en mesure de prendre en charge cet événement pour la semaine.”

Ce travail de détective ne fait pas que perdre du temps, il vous coûte de l'argent. Alors que vous êtes en train de fouiller dans des feuilles de calcul, vos concurrents qui disposent de systèmes modernes envoient des devis en quelques minutes.

Drapeau rouge #2 : le cauchemar des mises à jour

Chaque fois que quelque chose change (et soyons honnêtes, tout change toujours dans les événements), vous mettez à jour des informations à plusieurs endroits. Le client a déplacé son heure d'enlèvement ? Mettez à jour l'horaire de livraison, la fiche d'inventaire et le suivi des paiements. Vous ajoutez une autre table à la commande ? Mettez à jour le devis, l'inventaire et les notes d'installation.

Cela crée un effet domino d'erreurs potentielles. Si vous oubliez de mettre à jour une feuille, vous vous présentez soudain à un événement sans l'équipement adéquat ou vous réservez deux fois vos articles les plus populaires.

Il est effrayant d'y penser, mais lorsque vous vivez dans des feuilles de calcul, une mise à jour oubliée peut faire dérailler tout un événement.

Drapeau rouge #3 : Vous évitez les opportunités de croissance

Lorsque Melissa gérait 10 événements par semaine à l'aide de feuilles de calcul, elle s'est sentie dépassée : “Je n'avais aucune idée de la direction que prenaient les choses, je ne savais pas comment gérer mon temps et, rapidement, mon activité secondaire m'a noyée”.”

Si vos systèmes opérationnels ne peuvent pas gérer efficacement votre charge de travail actuelle, ils ne peuvent certainement pas soutenir la croissance. De nombreux propriétaires d'entreprises de location limitent (consciemment ou non) leurs efforts de marketing ou refusent des opportunités parce qu'ils savent que leurs systèmes de gestion ne peuvent pas gérer le volume.

Cela équivaut à une perte de revenus et la perte de croissance des entreprises.

Drapeau rouge #4 : Panique du week-end et embrouilles du lundi

Vous essayez frénétiquement de déterminer quels articles vont où pour vos événements du week-end. Vous recoupez les listes d'enlèvement, les calendriers de livraison et les fiches d'inventaire, en espérant n'avoir rien oublié.

Le lundi suivant les week-ends de grands événements devient une course pour mettre à jour toutes les feuilles de calcul avec ce qui a été livré, ce qui est revenu endommagé et ce qui est disponible pour le week-end suivant.

Ce n'est pas une façon de vivre.

Travis Hempstead de 11:11 Event Co se souvient d'un week-end de printemps très chargé : “Il y a eu un week-end où nous avons eu 25 événements et où nous avons passé des commandes de manière frénétique. Nous avons tout vérifié avec le système Goodshuffle Pro. Feuilles de tirage numériques et a obtenu l'accord des clients avec le Réception des biens et services. Je suis rentré chez moi ce soir-là en me disant que nous n'aurions pas pu le faire sans Goodshuffle Pro”.”

Les coûts cachés de la gestion des feuilles de calcul

Si les feuilles de calcul semblent “gratuites”, elles vous coûtent en réalité plus cher que vous ne le pensez :

• Coût du temps: Heures consacrées à la saisie manuelle des données, aux références croisées et à la correction des erreurs
• Coûts d'opportunité: Clients potentiels auxquels vous n'avez pas pu répondre assez rapidement 
• Coûts de la croissance: L'activité que vous ne poursuivez pas parce que vos systèmes ne peuvent pas la gérer 
• Coûts du stress: L'énergie mentale dépensée à se préoccuper des doubles réservations et des erreurs

⏰ Arrêter de perdre plus de 10 heures par semaine

Début de l'heure d'été

Ce que les entreprises performantes font différemment

Les entreprises de location d'espaces événementiels qui réussissent à s'agrandir effectuent une transition essentielle : elles passent d'une gestion de leur activité autour de leurs outils à l'utilisation d'outils qui soutiennent la croissance de leur activité.

Melissa a vu des résultats immédiats après avoir fait le changement. Elle décrit à quel point le fait de se connecter rapidement au tableau de bord de Goodshuffle Pro et de voir en un coup d'œil ce qui était disponible pour la semaine a changé la donne.

Melissa-Teague

"Goodshuffle Pro a triplé mon activité du jour au lendemain, car j'ai su immédiatement quelles réservations je pouvais traiter."

Melissa Teague

Spécialiste du support client @ Goodshuffle

La différence est opérationnelle mais aussi stratégique. Avec des systèmes appropriés, vous pouvez :

• Répondre aux demandes en quelques minutes et non en quelques heures
• Accepter en toute confiance un plus grand nombre d'événements sans se noyer dans le travail administratif
• Se concentrer sur les relations avec les clients plutôt que sur la gestion des données
• Prendre des décisions commerciales éclairées sur la base de données en temps réel

Faire la transition : Vos prochaines étapes

Si vous êtes en train de lire et de hocher la tête à propos de tous ces soucis, il y a un moyen de s'en sortir. Voici comment échapper aux cauchemars du tableur :

Étape 1 : Audit de vos points douloureux actuels 

Dressez une liste de toutes les frustrations que vous avez ressenties avec votre système actuel au cours du mois dernier. Combien de fois avez-vous eu du mal à trouver une information ? Combien de fois avez-vous failli être confronté à des doubles réservations ?

Étape 2 : Calculez votre investissement en temps 

Notez le temps que vous consacrez aux tâches administratives pendant une semaine. Incluez la saisie de données, la vérification de l'inventaire, la création de devis et la correction d'erreurs. Vous pourriez être surpris par le total.

Étape 3 : Recherche de solutions adaptées 

Recherchez un logiciel conçu spécifiquement pour les entreprises de location d'événements. Les outils génériques créent souvent autant de problèmes qu'ils n'en résolvent, car ils n'ont pas été conçus pour répondre à vos besoins spécifiques en matière de flux de travail.

Lorsque vous évaluez un logiciel de location d'événements, posez les questions suivantes :

• Quelle est la rapidité avec laquelle je peux vérifier la disponibilité des stocks pour plusieurs événements ?
• Le système peut-il prendre en charge mes types spécifiques d'articles de location et de structures tarifaires ?
• Que se passe-t-il si je dois modifier une commande à la dernière minute ?
• Comment le système empêche-t-il la double réservation ?
• Puis-je accéder à tout depuis mon téléphone lorsque je suis sur place ?
• Quel type de formation et de soutien proposez-vous ?

Étape 4 : Planifier votre stratégie de migration 

N'essayez pas de tout changer du jour au lendemain. Commencez par le domaine qui pose le plus de problèmes - généralement la gestion des stocks - et passez progressivement à d'autres fonctions.

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Votre entreprise mérite mieux

Votre entreprise de location de matériel événementiel est bien plus qu'un ensemble de feuilles de calcul. C'est une opération dynamique qui donne vie aux célébrations des gens. Vous méritez des systèmes qui soutiennent votre croissance au lieu de vous freiner.

La question n'est pas de savoir si vous finirez par vous passer des feuilles de calcul, mais si vous ferez la transition avant ou après avoir manqué d'importantes opportunités de croissance.

Si vous passez plus de temps à gérer vos outils qu'à développer votre entreprise, il est temps de changer. Votre avenir (et votre niveau de stress) vous en seront reconnaissants.

Rappelez-vous ce que Jake a appris : “Si vous continuez à utiliser des feuilles de calcul, vous n'aurez pas la possibilité de vous sentir à l'aise et de conclure plus d'affaires parce que vous n'utilisez pas de logiciel basé sur le cloud.”

Le secteur de la location évolue rapidement, et vos systèmes doivent en faire autant. Ne laissez pas des outils obsolètes ralentir vos rêves d'entreprise.

Ne plus se noyer dans les feuilles de calcul

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FAQ

Comment savoir si j'ai dépassé le stade des feuilles de calcul pour mon entreprise de location de matériel événementiel ?

S'il vous faut plus de deux minutes pour vérifier la disponibilité, si vous mettez à jour plusieurs feuilles de calcul pour un seul changement ou si vous évitez des opportunités de croissance parce que vos systèmes ne peuvent pas gérer un volume plus important, c'est que vous avez dépassé les feuilles de calcul. La plupart des entreprises atteignent ce point autour de 10 à 15 événements par mois.

Quel est le coût réel de l'utilisation de feuilles de calcul pour la gestion des locations d'événements ?

Bien que les feuilles de calcul semblent gratuites, elles coûtent généralement aux entreprises $2.000-3.000/mois en temps perdu (plus de 10 heures par semaine), en prospects perdus à cause de la lenteur des réponses, et en croissance empêchée. Une double réservation peut coûter des milliers d'euros en locations d'urgence et en perte de réputation.

Est-il difficile de passer d'une feuille de calcul à un logiciel de location d'événements ?

Plus facile que vous ne le pensez. La plupart des entreprises sont pleinement opérationnelles en l'espace d'une semaine. Jour 1 : Exportation de vos données. Jour 2-3 : Importation et mise en place. Jour 4-5 : Formation de votre équipe. Semaine 2 : Un fonctionnement plus fluide que jamais. Nos clients commencent généralement à créer des devis dans les deux heures qui suivent leur inscription.

Vais-je perdre mes données en passant d'Excel à un logiciel de location ?

Non. Vous pouvez exporter toutes vos listes de clients, votre inventaire et votre historique depuis Excel et les importer directement dans un logiciel de location professionnel. Rien ne se perd, tout s'organise mieux.

Combien de temps le logiciel de location d'événements me fera-t-il réellement gagner ?

La plupart des entreprises de location de matériel événementiel économisent 10 à 15 heures par semaine sur les tâches administratives. Cela comprend le contrôle de l'inventaire, la création de devis, la gestion des mises à jour et la coordination. Les tâches qui prenaient 30 minutes dans des feuilles de calcul prennent généralement 5 minutes dans un logiciel spécialisé.

Quelles sont les caractéristiques à rechercher lors du remplacement des feuilles de calcul ?

Parmi les fonctionnalités essentielles, citons la vérification de la disponibilité en temps réel, la détection automatique des conflits, les feuilles de tirage numériques, l'accès mobile, les paiements intégrés et la génération de devis en un seul clic. Assurez-vous que le logiciel est conçu spécifiquement pour la location d'événements, et non pour une gestion commerciale générique.

Mon équipe n'est pas très au fait de la technologie. Peut-elle supporter le passage des feuilles de calcul ?

Si votre équipe peut utiliser un smartphone, elle peut utiliser un logiciel moderne de location d'événements. Les bonnes plateformes sont conçues pour les magasiniers et les chauffeurs-livreurs, pas pour les professionnels de l'informatique. Les fiches de tirage numériques sont en fait plus faciles à utiliser que les fiches papier, et la plupart des équipes les préfèrent en quelques jours.

Quel est le retour sur investissement du passage d'une feuille de calcul à un logiciel de location ?

La plupart des entreprises constatent un retour sur investissement de 300-500% dès la première année grâce au gain de temps (plus de 10 heures par semaine), à la prévention des doubles réservations (évitant des erreurs coûteuses), à une réponse plus rapide aux demandes (gagnant plus d'affaires) et à la capacité de croissance (gérant 2 à 3 fois plus d'événements avec la même équipe).