En février, Goodshuffle Pro a organisé son 2021e sommet annuel des utilisateurs et a abordé de nombreux sujets fantastiques. L'un des conférenciers invités, Cam Petty de Événements de rendu et Rendre Éduquer, Il nous a parlé d'une décision commerciale qui a changé la donne : la mise en œuvre des procédures opérationnelles normalisées (PON) pour les événements.

Qu'est-ce qu'un SOP ?

SOP est l'abréviation de “standard operating procedure” (procédure opérationnelle standard).” Merriam-Webster le définit comme “des méthodes établies ou prescrites à suivre de manière routinière pour l'exécution d'opérations désignées ou dans des situations désignées”. Cam la définit plus succinctement comme “comment on fait ce que l'on fait”.”

Il est possible d'avoir des SOP pour presque tout. Comme le dit Cam, si vous effectuez la même tâche trois fois, elle mérite un SOP. Il s'agit essentiellement d'instructions, de procédures et/ou de protocoles étape par étape pour les activités quotidiennes de votre entreprise, qu'il s'agisse des courriels des clients, de l'organisation d'événements ou de la livraison. Elles permettent également de s'assurer que tous les membres de l'équipe sont sur la même longueur d'onde et qu'ils ont des réponses aux questions qui se posent régulièrement.

Les modes opératoires normalisés peuvent également se présenter sous différents formats. Il peut s'agir de photos, de captures d'écran, de vidéos et/ou de textes, selon le format qui convient le mieux à la procédure d'utilisation normalisée que vous créez.

Pourquoi avez-vous besoin de modes opératoires normalisés pour les événements ?

Les procédures opérationnelles standard sont étonnamment polyvalentes et les résultats de leur utilisation se feront sentir à tous les niveaux de votre entreprise. Ils permettent à votre entreprise de fonctionner avec un degré de cohésion qui n'est tout simplement pas possible sans eux - nous parions que vos clients remarqueront même une différence.

Maintenant que nous avons répondu à la question "Qu'est-ce qu'un POS pour un événement ? Pourquoi avez-vous besoin de modes opératoires normalisés pour les événements ?

Pour quand tu n'es pas là

En tant que fondateur et/ou propriétaire d'entreprise, vous devez vous demander si et comment votre entreprise continuera à avancer si vous n'êtes pas là.

Supposons que vous ayez l'occasion unique de participer à une dégustation de vin en Toscane, à un voyage tous frais payés à Hawaï ou à toute autre raison qui vous éloigne de votre travail pendant quelques semaines. Votre entreprise peut-elle continuer à fonctionner sans vous ? C'est là que les procédures opérationnelles standard entrent en jeu. Si toutes les étapes de vos tâches sont documentées, quelqu'un peut vous remplacer pendant votre absence, sans que votre entreprise ne soit mise sens dessus dessous.

Pour une croissance future

Les propriétaires d'entreprises individuelles pensent probablement que cela ne s'applique pas à eux ; après tout, il n'y a qu'eux, il n'y a personne d'autre pour intervenir. Cependant, la plupart des planificateurs d'événements et des entreprises de location en solo prévoir d'embaucher à l'avenir, et la création d'un SOP avant d'embaucher vous évitera bien des maux de tête lors du processus de formation et d'intégration, car les employés n'auront plus besoin de vous poser sans cesse des questions de routine. La réponse à la question “où sont les coussins d'ameublement, les rallonges, les tournevis” peut maintenant se transformer en “vérifiez les procédures opérationnelles normalisées”. Il est plus facile de résoudre les problèmes de procédure lorsque vous êtes seul que lorsque vous essayez de former un nouveau membre de l'équipe.

C'est toujours le moment idéal pour créer des procédures d'exploitation normalisées !

Pour définir les attentes   

Les procédures opérationnelles standard sont des bouées de sauvetage lorsqu'il s'agit de la gestion de votre équipe, au fur et à mesure qu'ils s'installent des attentes claires pour les tâches et les processus. Nous voulons tous offrir à nos employés autant de formation et de soutien que possible, mais c'est un grand défi lorsque tout le monde est occupé. La mise en place de procédures opérationnelles standard permet aux membres de l'équipe de disposer d'un point de référence sans qu'ils aient à vous interrompre ou à interrompre un autre membre de l'équipe lorsqu'ils sont bloqués. Cela vous permettra de gagner du temps et de l'énergie pour vos responsabilités et d'inspirer confiance à vos employés.

Rien ne prédispose une équipe à l'échec comme des attentes peu claires. Le fait de disposer d'une source que les nouveaux embauchés et Le fait que les membres de l'équipe puissent accéder à des informations indépendantes lorsqu'ils ne sont pas sûrs de la marche à suivre ne peut qu'être bénéfique à votre entreprise et à l'expérience de vos clients.

Pour que tout le monde soit sur la même longueur d'onde

Le fait de disposer de procédures opérationnelles standardisées documentées vous permet, à vous et à votre équipe, de rester sur la même longueur d'onde en termes d'attentes et de protocoles. Cela permettra à votre entreprise de former un groupe cohérent et éliminera une grande partie des conjectures concernant les tâches quotidiennes et trimestrielles. Lorsque vous êtes occupé, Il est facile de s'écarter de la façon dont on souhaite que l'entreprise fonctionne, mais les procédures opérationnelles normalisées constituent un guide clair pour tout le monde.

Chez Goodshuffle Pro, nous sommes convaincus que la mise en œuvre de procédures opérationnelles standard changera votre entreprise pour le mieux. Nous sommes reconnaissants pour Cam partage ses connaissances avec nous afin que nous n'ayons plus à nous demander “Qu'est-ce qu'une procédure d'exploitation normalisée ?.

Mais ne vous inquiétez pas, nous n'en avons pas encore fini avec les modes opératoires normalisés. Nous pensons qu'elles sont si importantes que nous leur consacrons une série entière. Maintenant que vous savez ce que sont les modes opératoires normalisés et comment ils peuvent vous aider, nous allons aborder les sujets suivants comment créer des modes opératoires normalisés (SOP), Les professionnels de l'événementiel doivent connaître les procédures opérationnelles normalisées et les autres moyens par lesquels ils peuvent faire progresser votre entreprise. Gardez l'œil ouvert !

Image d'illustration par Alexander Suhorucov

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