Tout d'abord, qu'est-ce qu'un litige ? C'est un casse-tête et demi, voilà ce que c'est. Un litige survient lorsqu'un client contacte sa banque (ou vice versa, en cas de suspicion de fraude) et déclare qu'il ne devrait pas avoir à payer un montant à votre société événementielle. Les raisons peuvent aller de l'insatisfaction à la fraude, en passant par tout ce qui se trouve entre les deux. Certaines contestations sont valables (une double facturation) et d'autres non (si vous avez déjà remboursé quelqu'un et qu'il dépose quand même une contestation), mais toutes requièrent votre attention. Si vous vous demandez comment prévenir les litiges contre votre société d'événementiel, vous êtes au bon endroit.

Non seulement les litiges sont pénibles, mais un nombre élevé de litiges peut entraîner de lourdes amendes, voire l'impossibilité d'accepter certains types de cartes de crédit. Les litiges sont également un signe d'insatisfaction de la part des clients. Si vous en recevez beaucoup, c'est le signe qu'il est temps de réexaminer vos méthodes et vos politiques.

Malheureusement, il importe peu aux banques que vous gagniez ou perdiez un litige, tout ce qui compte pour elles, c'est qu'un litige ait été déposé contre vous. C'est pourquoi il est important de les éviter dès le départ. Bien qu'il soit peu probable que vous puissiez éviter complètement les litiges, il existe des moyens de les réduire et de les rendre plus faciles à gérer lorsqu'ils surviennent. Ces changements sont relativement simples à mettre en œuvre et constituent de bonnes pratiques commerciales en général.

Collecter suffisamment d'informations lors de l'achat

De nombreux litiges peuvent être évités en recueillant un peu plus d'informations lors de l'achat. Si vous utilisez Les paiements en ligne de Goodshuffle Pro, La collecte des informations de base ci-dessous fait automatiquement partie du processus de paiement.

Veillez à collecter les données :

• Nom du titulaire de la carte
• Adresse électronique
• Adresse de facturation complète
• Les 3-4 derniers chiffres (numéro CVC) au dos de la carte de crédit
• Contrat signé acceptant les termes et conditions (y compris votre politique d'annulation)
  • Remarque : la personne qui paie pour l'événement doit être celle qui signe le contrat. Veillez à ce que la personne qui signe et paie le contrat figure sur le contrat en tant que client, même si il s'agit du client final et vous envoyez d'abord le devis à un organisateur pour approbation. Cela évitera au client de prétendre qu'il n'a jamais signé le contrat au motif qu“”il était au nom de l'organisateur/de la société".

C'est assez classique, n'est-ce pas ? L'utilisation d'un tiers sécurisé pour accepter les paiements jouera en fait en votre faveur, car ces informations sensibles ne traîneront pas sur vos ordinateurs ou sur votre bureau. Ces sociétés doivent se soumettre à des contrôles de sécurité rigoureux, ce qui n'est pas votre cas. Si vous conservez ces informations financières sensibles dans un endroit non sécurisé, vous vous exposez à de véritables accusations de vol et de fraude, car vous n'aurez aucun moyen de prouver que quelqu'un ne vous a pas, en fait, volé ces informations financières.

Rassemblez des fichiers numériques pour étayer vos affirmations

Lorsque vous recueillez des fichiers numériques, tels que des photos et des documents signés, comme preuves futures en cas de litige, vous n'avez pas à vous soucier de les déterrer plus tard. Les fichiers numériques vous permettent de mieux vous organiser et d'avoir ces informations cruciales à portée de main. Voici quelques-uns des fichiers que vous devriez rassembler lors de chaque événement :

Réception des biens et services

Les Réception électronique de biens et de services within Goodshuffle Pro vous permet, à vous et à votre équipe, de capturer facilement la signature d'un client le jour de l'événement. En signant ce document, votre client confirme qu'il a reçu tout ce qu'il attendait. Votre équipe peut rapidement consulter ce document numérique sur une tablette ou un smartphone sur place, ou directement sur votre ordinateur pour les retraits en magasin. Ensuite, une fois que le client a signé, une copie PDF du document est 1) automatiquement ajoutée aux fichiers de votre projet dans Goodshuffle Pro pour que vous puissiez rester organisé, et 2) immédiatement envoyée par e-mail au client pour ses dossiers également.

Ce document électronique est l'armure des litiges. Sans lui, votre entreprise court un risque beaucoup plus élevé de recevoir des litiges - et de les perdre.

Photos de l'événement

Vous pouvez facilement glisser et déposer les photos de votre événement directement dans le projet dans Goodshuffle Pro. Tout est ainsi regroupé et facile à retrouver par la suite.

Toutes ces informations sont très utiles en cas de litige. La résolution d'un litige pouvant prendre environ 2 à 3 mois, le fait d'avoir ces documents organisés et à portée de main peut contribuer à faire avancer la procédure plus rapidement que si vous deviez les chercher - ou risquer de ne pas les avoir du tout. De plus, vous n'avez qu'une seule chance de soumettre tous vos documents pour le litige, il est donc préférable d'avoir tout ce dont vous avez besoin à portée de main à l'avance.

Veillez à ce que vos politiques soient claires comme de l'eau de roche

Si vous n'avez pas encore rencontré votre avocat pour élaborer des politiques de remboursement et d'annulation claires, vous devriez le faire dès que possible ! L'élaboration de ces politiques avec un avocat est le meilleur moyen de protéger votre société d'événementiel - nous le faisons. PAS recommande d'essayer de bricoler quoi que ce soit impliquant le procédure judiciaire. Il est également important de s'assurer que vos clients lisent et acceptent ces politiques ; exiger des signatures est une excellente solution. Les gens ont tendance à ne pas lire les conditions et les politiques, mais si vous exigent une signature ils sont beaucoup plus susceptibles de lire ce qu'ils signent. Cela devrait permettre d'éviter les litiges lorsqu'un client annule trop tard (conformément à la politique d'annulation) et demande un remboursement intégral. Et si ce type de litige survient, vous disposerez des preuves nécessaires pour défendre votre cause. Il est important de noter que vous devez recueillir les signatures suivantes avant le client paie.

Expliquez à vos clients comment les frais apparaîtront sur leurs relevés de compte

Si un client ne reconnaît pas un prélèvement sur son relevé (ou l'a oublié), il déposera souvent un litige, pensant à tort qu'il s'agit d'une fraude. Le seul véritable moyen d'éviter ce type de litige est d'informer le client de la manière dont le prélèvement apparaîtra sur son relevé et de lui envoyer une confirmation ou un reçu une fois que le prélèvement a été effectué. Malheureusement, il n'y a pas grand-chose que vous puissiez faire pour éviter qu'ils n'oublient un prélèvement !

La bonne nouvelle, c'est qu'un client peut retirer ce type de litige de sa banque. Vous devrez toujours présenter certaines preuves (comme des reçus), mais il est relativement facile de régler le problème, car il n'est pas question que vous gagniez un procès.

Parlez régulièrement à vos clients

C'est le facteur le plus important pour prévenir les litiges. Pourquoi ? Parce que s'il y a un problème, vous avez la possibilité de le résoudre avant que le client ne le transforme en litige, en particulier dans les cas de doubles facturations, d'insatisfaction du client, de problèmes bancaires, etc. Vous pouvez toujours procéder à un remboursement partiel ou total ou émettre un crédit avant le début d'un litige, mais une fois qu'un litige est déposé, cette option disparaît et vous êtes à la merci de la procédure de litige et de la société émettrice de la carte du client.

La meilleure attaque est une bonne défense - et c'est aussi une bonne pratique commerciale

Bien qu'il soit impossible d'éviter complètement les litiges, en mettant en œuvre ces suggestions, votre société événementielle devrait être en mesure d'anticiper certaines des raisons les plus courantes de litiges. En cas de litige, vous serez également mieux préparé à fournir toutes les preuves nécessaires à l'émetteur de la carte et, avec un peu de chance, à gagner le litige. Rappelez-vous : le seul moyen de gagner un litige est de fournir des preuves suffisantes et convaincantes. Même si personne ne souhaite faire des affaires en s'attendant à des litiges à tout bout de champ, il vaut mieux être préparé. De plus, nous pensons que ces conseils sont tout simplement de bonnes pratiques en matière de dossiers commerciaux !