Les professionnels de l'événementiel gagnent leur vie en planifiant des événements, alors vous pensez que RIEN ne peut aller de travers, n'est-ce pas ? Nous avons pris en compte tous les détails et nous disposons d'un calendrier décrivant l'ensemble de la journée. Cependant, les plans les mieux conçus peuvent toujours échouer. En tant qu'entreprises de location d'événements, nous pouvons contrôler le produit que nous fournissons. Mais lorsque nous arrivons sur place pour une livraison, des obstacles cachés ont tendance à surgir.

En tant que professionnels de la location de matériel de fête, nous effectuons de nombreuses livraisons chaque jour. La journée peut être fortement ralentie lorsque nous devons nous arrêter et nous réorienter. Quels sont donc les obstacles les plus courants et comment les gérer (voire les éviter) ?

Le lieu de dépôt

L'un des obstacles les plus fréquents lors d'un événement est d'arriver sur le lieu de l'événement et de se rendre compte qu'il n'est pas prêt pour le dépôt. Nous aimons toujours communiquer clairement avec le lieu, le personnel et l'organisateur, en les informant exactement de l'heure à laquelle ils peuvent nous attendre pour la dépose. Cependant, nous avons encore trouvé des éclairages et des gréements pour le son et les lumières dans des salles qui doivent encore être démontés, même lorsque nous sommes programmés pour déposer les locations pour l'événement suivant.

Ce retard se répercute sur l'ensemble du calendrier. Le jour de l'événement, la meilleure solution est de s'assurer que vous disposez d'une ligne de communication claire avec votre personnel sur le terrain. Ils vous informeront dès qu'ils rencontreront ce problème.

Plusieurs options s'offrent à vous lorsque vous êtes confronté à un retard de la part d'un établissement :

• Passez à l'événement suivant et prévoyez de revenir lorsque la salle sera prête.
• Si la distance jusqu'au prochain site est un facteur ou si les contraintes sont trop strictes, laissez le personnel sur place ainsi que les articles.
• Vous pouvez demander à une autre équipe de prendre la livraison suivante dans le camion et de poursuivre l'itinéraire.

Questions relatives aux véhicules

Nous savons tous que les véhicules peuvent tomber en panne - notre équipe n'y a certainement pas échappé - mais le pire, c'est de partir avec suffisamment d'avance pour arriver tôt, et de découvrir qu'un accident a fermé la route. Et bien sûr, c'est pour 3 heures, juste devant vous, et cela vous oblige à arriver seulement 30 minutes avant le début de l'événement. Dans ce cas, nous faisons appel à du personnel supplémentaire, nous acheminons tout le stock additionnel dont nous disposons vers le lieu de l'événement et nous attendons que les marchandises restantes arrivent et soient rapidement installées.

Pression exercée sur les travailleurs pour qu'ils effectuent des tâches dangereuses

L'un des plus grands obstacles à observer lors d'un événement est la panique d'un organisateur qui impose une installation mettant en danger les invités ou le personnel. En fait, nous avons été confrontés à une situation où un hôtel avait réservé une zone à trois reprises. Une conférence devait se terminer à 15 heures, alors que l'hôtel avait réservé une zone à trois reprises. tube et drapé pour notre cérémonie de mariage était prévue à 10 heures dans le même espace. Nous avons résolu ce problème en travaillant dans l'espace de réception jusqu'à ce qu'il n'y ait plus personne.

À mon insu, l'organisateur et le responsable de la restauration de l'hôtel ont décidé que le tuyau et le drapé pouvaient être installés pendant que le groupe se trouvait encore dans la salle. Ils ont commencé à l'installer sans mon personnel dans la salle et, par la suite, l'une des participantes à la conférence a ouvert une porte, a attrapé le drapé et a fait tomber le tuyau sur sa tête. Une ambulance, des secouristes, des factures d'hôpital et des poursuites judiciaires ont suivi. Nous n'avons pas été tenus pour responsables, le directeur de l'hôtel n'y travaillait plus et la mariée a été poursuivie pour un événement sur lequel elle n'avait aucun contrôle.

Comment faire en sorte que cela ne se produise pas ? Plus important encore, comment pouvons-nous mettre en place un plan pour les situations d'urgence qui peuvent survenir ?

Dans ce cas particulier, vous devez indiquer clairement à l'organisateur que certains aspects de l'installation doivent être pris en charge par votre équipe personnellement. Il est non seulement essentiel de définir les règles de montage dans votre contrat, mais aussi de le faire lorsque vous fixez une date pour le montage, ainsi que le jour même.

La chose la plus importante dans un cas comme celui-ci est une communication ouverte avec le client, le lieu et le personnel. Assurez-vous que toutes les parties sont au courant et qu'elles savent exactement ce qui doit se passer et ce qui est prévu pour que cela fonctionne.

Surmonter les obstacles liés aux événements

En fin de compte, il n'y a aucun moyen d'éviter que ces incidents n'affectent le client. Il est décevant de voir le client profiter de l'occasion pour exiger une compensation, même si vous avez livré avant que les invités ne soient au courant. Mais prenez cela à bras-le-corps et mettez tout en œuvre pour tenter de surmonter l'impossible afin que l'événement puisse se dérouler sans encombre. Vous pourrez ensuite vous occuper du contrat et du client après l'événement.

Avant tout, prenez le contrôle de la situation et du message. N'ignorez pas le problème en espérant qu'il s'arrange. Au contraire, soyez conscient des mesures à prendre et essayez de faire en sorte que les choses se passent bien.

Image d'illustration par D Jones Photography