Los profesionales de eventos se dedican a planificar, así que uno pensaría que NADA podría salir mal, ¿verdad? Tenemos cada detalle bajo control y un cronograma que detalla todo el día. Sin embargo, incluso los planes mejor trazados pueden salir mal. Como empresas de alquiler de equipos para eventos, podemos controlar el producto que suministramos. Pero, cuando llegamos al lugar para realizar una entrega, suelen surgir obstáculos imprevistos.

Como profesionales del alquiler de material para eventos, realizamos múltiples entregas cada día. El día puede verse muy afectado cuando tenemos que detenernos y cambiar de ruta. Entonces, ¿cuáles son algunos de los obstáculos más comunes y cómo se pueden manejar (o incluso evitar)?

Entrega en el lugar del evento

Uno de los problemas más comunes en los eventos es llegar al lugar y darse cuenta de que no están listos para recibir el material. Siempre nos gusta comunicarnos claramente con el lugar, el personal y el organizador, para informarles exactamente cuándo pueden esperarnos para la entrega. Sin embargo, nos hemos encontrado con equipos de iluminación y montaje para sonido e iluminación en salas que aún deben desmontarse, incluso cuando tenemos programado dejar el material de alquiler para el evento siguiente.

Este retraso tiene un grave efecto dominó, lo que retrasa todo el cronograma. El día del evento, lo mejor es asegurarse de tener una línea de comunicación clara con el personal que está en el lugar. Ellos te avisarán en cuanto se encuentren con este problema.

Si se produce un retraso en el lugar del evento, tienes varias opciones:

• Pasa al siguiente evento y planea volver cuando la sala esté lista
• Si la distancia hasta el siguiente lugar es un factor a tener en cuenta, o si las restricciones son demasiado estrictas, deja al personal y los artículos en el lugar
• Puedes hacer que otro equipo recoja el siguiente envío del camión y continúe con la ruta

Problemas con el vehículo

Todos sabemos que los vehículos pueden averiarse —a nuestro equipo tampoco se le ha escapado— pero lo peor es salir con tiempo de sobra para llegar temprano, solo para descubrir que un accidente ha cortado la carretera. Y, por supuesto, es por tres horas, justo delante de ti, y hace que llegues solo 30 minutos antes de que comience el evento. Cuando esto ocurre, llamamos a más personal, llevamos todo el material adicional que tenemos al lugar para montarlo y esperamos a que lleguen los artículos restantes para instalarlos rápidamente.

Presión para actuar de forma insegura

Uno de los mayores riesgos a tener en cuenta en un evento es que el pánico de un organizador le lleve a imponer una disposición que ponga en peligro a los invitados o al personal. De hecho, nos encontramos con un caso en el que un hotel había reservado una zona para tres eventos a la vez. Una conferencia estaba programada para terminar a las 3 de la tarde, mientras que la escenografía ya que nuestra ceremonia de boda estaba programada para las 10 de la mañana en ese mismo lugar. Solucionamos este contratiempo trabajando en la zona de la recepción hasta que el espacio quedó libre de gente.

Sin que yo lo supiera, el organizador y el gerente de catering del hotel decidieron que se podían instalar los tubos y las cortinas mientras el grupo aún se encontraba en la zona. Comenzaron a montarlo sin que mi personal estuviera presente en la sala y, posteriormente, una de las asistentes a la conferencia abrió una puerta, se enganchó en la cortina y se llevó el tubo por encima de la cabeza. A continuación vinieron la ambulancia, los paramédicos, las facturas del hospital y las demandas. No se nos consideró responsables, el gerente del hotel ya no trabajaba allí y la novia fue demandada por un evento sobre el que no tenía ningún control.

¿Cómo nos aseguramos de que esto no suceda? Y lo que es más importante, ¿cómo podemos contar con un plan para las emergencias que puedan surgir?

En este caso concreto, debes dejar claro al organizador que ciertos aspectos del montaje deben ser gestionados personalmente por tu equipo. No solo es fundamental detallar las normas de montaje en el contrato, sino que también debes hacerlo al acordar la fecha del montaje y el mismo día de la instalación.

Lo más importante en cualquier situación como las de estos ejemplos es mantener una comunicación abierta con el cliente, el lugar del evento y el personal. Asegúrate de que todas las partes estén al tanto y sepan exactamente qué hay que hacer y cuál es el plan para que todo salga bien.

Superar los obstáculos de los eventos

En definitiva, no hay forma de evitar que estos incidentes afecten al cliente. Es decepcionante cuando el cliente aprovecha la ocasión para exigir una compensación, aunque hayas cumplido con el servicio antes de que ningún invitado se diera cuenta. Sin embargo, tómatelo con calma y haz todo lo posible por superar las dificultades para que el evento se desarrolle sin contratiempos. Ya te ocuparás del contrato y del cliente después del evento.

Por encima de todo, toma el control de la situación y del mensaje. No ignores el problema y esperes que se resuelva por sí solo. En cambio, ten en cuenta los pasos que hay que dar y procura que todo salga bien.

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