Disposer d'une vue d'ensemble de l'emploi du temps de votre entreprise est une véritable bouffée d'oxygène. Mais jusqu'à présent, Synchronisation de l'agenda Google dans Goodshuffle Pro n'étaient disponibles qu'à partir d'une vue d'ensemble. En tant que propriétaire d'un compte, vous pouviez voir tous les événements du calendrier, mais Joe de l'entrepôt pouvait ne pas savoir à quelle heure était le chargement du camion.

Tout cela est en train de changer avec l'introduction de l'agenda Google par utilisateur.

Pour résumer rapidement :

• Avec l'Agenda Google par utilisateur, les utilisateurs complets et limités peuvent désormais synchroniser les projets qui leur sont attribués directement avec leur agenda.

• Les membres de l'équipe peuvent consulter toutes les informations qui les concernent, tandis que les responsables de comptes peuvent toujours avoir une vue d'ensemble des projets de chacun.

Par utilisateur Google Calendar permet à votre équipe de rester plus facilement sur la bonne voie, tout en vous permettant d'avoir une vue d'ensemble de l'emploi du temps de l'équipe.

Examinons ses avantages et son fonctionnement.

Pourquoi l'agenda Google par utilisateur est-il utile ?

Aucun membre de votre équipe ne doit être laissé dans l'incertitude. Dans le meilleur des cas, c'est une perte de temps et, dans le pire des cas, ils risquent de rater l'organisation de l'événement.

Voici pourquoi l'agenda Google par utilisateur est indispensable :

• Programmation facile : Votre équipe aura toujours une vue en temps réel de ses responsabilités, ce qui réduira les risques de confusion ou de brouillage de dernière minute.
• Accès instantané : Les événements Google Calendar intègrent les détails clés du projet, tels que les feuilles de tirage, les reçus électroniques et les calendriers, afin que tout soit regroupé en un seul endroit.
• Amélioration de l'obligation de rendre compte : Plus d'excuses du type “je ne savais pas”. Les membres de l'équipage ont un accès direct à toutes leurs missions, y compris les dates et les heures, ce qui leur permet de garder le contrôle et d'éviter des erreurs coûteuses.

En d'autres termes, l'Agenda Google par utilisateur vous permet de naviguer en toute sérénité, quel que soit le niveau d'occupation de votre agenda.

Fonctionnement de l'agenda Google par utilisateur

Mais comment fonctionne-t-il dans votre travail quotidien ? Décomposons-le en plusieurs étapes en prenant l'exemple d'un mariage :

1. Attribution du projet : En tant que responsable du compte, vous attribuez des rôles et des responsabilités aux membres de votre équipe pour le mariage. Cela va de l'aménagement du lieu à la gestion de l'équipement audiovisuel.
2. Synchronisation avec Google Calendar : Chaque membre de l'équipe connecte son compte Goodshuffle Pro à son agenda Google. Une fois la synchronisation effectuée, ils peuvent voir toutes les tâches qui leur sont assignées sur leurs calendriers personnels.
3. Mises à jour en temps réel : Si le calendrier du mariage change, par exemple si la cérémonie est repoussée, l'agenda Google de chacun est automatiquement mis à jour. Il n'est pas nécessaire d'envoyer des courriels ou des SMS de suivi, et tout le monde reste informé.
4. Détails de l'événement : Chaque événement du calendrier contient toutes les informations pertinentes, telles que le lieu, l'heure et les liens vers des documents importants tels que les feuilles de tirage. Les membres de l'équipage peuvent cliquer sur l'événement pour consulter instantanément ces détails. Comme toujours, seuls les utilisateurs ayant accès aux informations financières pourront consulter les documents sensibles.
5. Préparation et exécution : Le jour du mariage, les membres de l'équipe arrivent sur les lieux, consultent leur agenda Google pour les mises à jour de dernière minute et savent exactement ce qu'ils doivent faire et quand. Cela permet de réduire les risques de mauvaise communication et de s'assurer que tout se passe bien. En tant que propriétaire du compte, vous pourrez toujours avoir une vue d'ensemble des emplois du temps de chacun.

Vous comprenez ? Parfait, nous allons maintenant vous aider, vous et votre équipe, à mettre en place l'intégration de Google Calendar.

Comment connecter l'agenda Google par utilisateur

Nous allons nous assurer que vous êtes prêt à tirer le meilleur parti de l'Agenda Google par utilisateur. Il vous suffit de suivre le guide étape par étape ci-dessous.

Étape #1 : Connectez votre calendrier de projet

Tout d'abord, vous devez synchroniser votre agenda Google avec vos projets. Accédez à l'onglet Intégrations dans votre Paramètres du compte, qui vous guidera tout au long de la procédure d'installation.

Étape #2 : Sélectionner les événements ou la logistique

Sélectionnez si vous souhaitez synchroniser Goodshuffle Pro Evénements ou Logistique et cliquez sur “Démarrer la synchronisation”.” 

Vous avez également la possibilité de choisir les statuts du projet qui seront synchronisés avec votre agenda Google.

Étape #3 : Confirmez la configuration de votre agenda Google

Voilà, c'est fait ! Vous devriez maintenant être en mesure d'accéder à tous les projets qui vous ont été attribués dans votre calendrier Google. Vérifiez chacun des calendriers sous la rubrique Mes calendriers dans le volet gauche de l'affichage de votre agenda Google pour vérifier que tout est correctement configuré.

Lorsque vous cliquez sur un événement, vous devriez pouvoir consulter tous les détails de l'événement, les documents et les notes. Si vous faites défiler les détails de l'événement vers le bas, vous pouvez accéder à une version PDF des documents joints et l'imprimer, ou accéder à la version numérique de l'événement. Réception des biens et services.

Un teaser...

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