Tener una visión general completa de la agenda de tu negocio es una gran ayuda. Pero hasta ahora, Sincronización de Google Calendar En Goodshuffle Pro, esta información solo estaba disponible desde una vista general. Tú, como titular de la cuenta, podías ver todos los eventos del calendario, pero es posible que Joe, del almacén, no supiera a qué hora se carga el camión.

Todo eso está cambiando con la introducción de Google Calendar por usuario.

En resumen:

• Con Google Calendar por usuario, tanto los usuarios con acceso completo como los de acceso limitado ya pueden sincronizar los proyectos que se les han asignado directamente con sus calendarios.

• Los miembros del equipo pueden ver toda la información que les interesa, mientras que los propietarios de la cuenta siguen teniendo una visión general de los proyectos de todos.

Google Calendar por usuario facilita que tu equipo se mantenga al día, al tiempo que te permite tener una visión general completa de los horarios del equipo.

Veamos cuáles son sus beneficios y cómo funciona.

Por qué es útil el Google Calendar individual

Ningún miembro de tu equipo debería tener que estar a la espera de instrucciones. En el mejor de los casos, es una pérdida de tiempo; en el peor, podrían llegar a perderse por completo la preparación del evento.

He aquí por qué Google Calendar por usuario es imprescindible:

• Programación sin complicaciones: Tu equipo siempre tendrá una visión en tiempo real de sus responsabilidades, lo que reducirá la confusión y evitará las prisas de última hora.
• Acceso inmediato: Los eventos de Google Calendar recopilan información clave del proyecto —como hojas de trabajo, recibos electrónicos y horarios— para tenerlo todo en un solo lugar.
• Mayor rendición de cuentas: Se acabaron las excusas del tipo “¡No lo sabía!”. Los miembros de la tripulación tienen acceso directo a todas sus asignaciones, incluidas las fechas y los horarios, lo que les facilita estar al tanto de todo y evitar errores costosos.

En pocas palabras, Google Calendar por usuario te ayuda a que todo vaya sobre ruedas, por muy apretada que esté tu agenda de eventos.

Cómo funciona Google Calendar por usuario

¿Pero cómo funciona esto en tu trabajo diario? Analicémoslo paso a paso tomando como ejemplo una boda:

1. Asignación del proyecto: Como titular de la cuenta, tú asignas funciones y responsabilidades a los miembros de tu equipo para la boda. Esto incluye todo, desde la preparación del lugar hasta la gestión del equipo audiovisual.
2. Sincronización con Google Calendar: Cada miembro del equipo vincula su cuenta de Goodshuffle Pro a su Google Calendar. Una vez sincronizada, pueden ver todas las tareas que se les han asignado en sus calendarios personales.
3. Actualizaciones en tiempo real: Si se modifican los horarios de la boda —por ejemplo, si se retrasa la ceremonia—, el Google Calendar de todos se actualiza automáticamente. No hace falta enviar correos electrónicos ni mensajes de texto de seguimiento, y todos se mantienen informados.
4. Detalles del evento: Cada evento del calendario contiene toda la información relevante, como la ubicación, la hora y enlaces a documentos importantes, como las hojas de trabajo. Los miembros del equipo pueden hacer clic en el evento para ver estos detalles al instante. Como siempre, solo los usuarios con acceso a la información financiera podrán ver los documentos confidenciales.
5. Preparación y ejecución: El día de la boda, los miembros del equipo llegan al lugar del evento, consultan su Google Calendar para ver si hay cambios de última hora y saben exactamente qué hacer y cuándo. Esto reduce las posibilidades de que haya malentendidos y garantiza que todo salga a la perfección. Y, como titular de la cuenta, podrás seguir viendo una vista general de los horarios de todos.

¿Te queda claro? Genial, ahora vamos a configurar la integración con Google Calendar para ti y tu equipo.

Cómo vincular el calendario de Google de cada usuario

Asegurémonos de que tienes todo listo para sacar el máximo partido a Google Calendar por usuario. Solo tienes que seguir la guía paso a paso que aparece a continuación.

Paso #1: Conecta el calendario de tu proyecto

Lo primero es lo primero: tendrás que sincronizar tu Google Calendar con tus proyectos. Ve a la Integraciones pestaña en tu Configuración de la cuenta, que te guiará a lo largo del proceso de configuración.

Paso #2: Seleccionar «Eventos» o «Logística»

Selecciona si deseas sincronizar Goodshuffle Pro Eventos o Logística y haz clic “Iniciar sincronización”.” 

Aquí también tendrás la opción de elegir qué estados de los proyectos se sincronizan con tu Google Calendar.

Paso #3: Comprueba que tu Google Calendar esté configurado

¡Ya está! Ahora deberías poder acceder a todos los proyectos que se te han asignado en tu Google Calendar. Revisa cada uno de los calendarios en la sección Mis calendarios sección del panel izquierdo de tu vista de Google Calendar para asegurarte de que todo esté configurado correctamente.

Al hacer clic en un evento, deberías poder consultar todos los detalles, documentos y notas del mismo. Además, si te desplazas hacia abajo en los detalles del evento, puedes acceder e imprimir una versión en PDF de cualquier documento adjunto o acceder al documento digital Recepción de bienes y servicios.

Un adelanto…

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