Les retards dans les chaînes d'approvisionnement et les pénuries de stocks continuent de perturber le secteur de l'événementiel, ce qui n'est pas une surprise pour les professionnels qui ont connu les hauts et les bas de ces deux dernières années. Mais les créatifs de notre secteur sont connus pour leurs solutions innovantes et leurs compétences en matière de résolution de problèmes, et les experts de l'événementiel trouvent des moyens de surmonter les obstacles actuels en matière d'approvisionnement tout en protégeant leurs résultats et en satisfaisant leurs clients.

Si le secteur de l'événementiel est réputé pour son esthétique et sa conception, il repose essentiellement sur la planification stratégique et la prise de décisions calculées. Si les défis du marché vous inquiètent, prenez note de ces conseils pour surmonter les obstacles qui se dressent devant vous.

Planifiez à l'avance en prolongeant votre calendrier

Dans le secteur de l'événementiel, le timing est primordial. Il est donc particulièrement frustrant de constater que les délais d'expédition sont indépendants de votre volonté. C'est pourquoi, comme le dit Nora Sheils de Pierre-papier-pièce de monnaie et Le bonheur nuptial recommande de se préparer au pire et de planifier en conséquence.

“Les retards d'expédition touchent tous les secteurs, y compris celui des mariages et des événements. Attendez-vous à ce que vos livraisons soient retardées et commandez des quantités supplémentaires !”

Cathy O'Connell de Événements COJ Il est important de finaliser les plans de conception le plus tôt possible afin que les commandes puissent être expédiées rapidement, ce qui vous permettra d'être alerté en cas de pénurie pendant qu'il est encore temps de s'adapter. C'est particulièrement vrai pour les articles de location ou de décoration spécialisés, dont beaucoup sont expédiés de l'étranger et bloqués dans un port d'un côté de l'océan.

”En allongeant votre calendrier de planification de plusieurs semaines (ou mois), vous avez suffisamment de temps pour recevoir vos envois ou, dans le pire des cas, pour trouver une solution de rechange.

Être prêt à proposer des alternatives

En ce qui concerne les solutions de remplacement, il est plus important que jamais d'avoir des plans de secours pour chaque détail qui dépend de la chaîne d'approvisionnement. Sinon, vous risquez de vous retrouver avec des clients déçus, même si les circonstances sont indépendantes de votre volonté.

“Faites vos recherches et voyez quelles sont les autres options qui s'offrent à vous”, encourage Monika Kreinberg, de l'agence Furever Us - Soins aux animaux de compagnie pour les mariages. “Les entreprises sont souvent en mesure de vous proposer un choix de matériaux ; par exemple, envisagez le bois plutôt que l'acrylique ou vice versa. Envisagez de faire preuve d'un peu de créativité et de réaliser certaines choses vous-même. Vous pourriez apprécier le processus et être très fier de votre travail par la suite.”

Bien que la communication avec les clients soit essentielle, Laura Maddox de Magnolia fait la fête suggère de “trouver la solution avant de présenter le problème au client”.”

M. Maddox donne un exemple et ajoute : “Vos vases se sont cassés lors du mariage de la semaine dernière : “Vos vases se sont cassés lors du mariage de la semaine dernière, et maintenant vous n'en avez plus assez pour le mariage de cette semaine ? Proposez également des solutions lorsque vous exposez le problème au client. Par exemple : ”Je suis vraiment désolée, mais nous avons cherché partout et nous n'avons pas trouvé les vases que vous vouliez pour votre mariage, et les nôtres se sont cassés. Cependant, nous avons deux autres options qui sont toutes deux similaires. Laquelle préférez-vous ?”, plutôt que de laisser le problème au client.”

Même si les clients peuvent se sentir un peu déçus, le fait de leur présenter des solutions alternatives montre que vous êtes attentif et que vous vous souciez de leur célébration.

Privilégier les produits locaux dans la mesure du possible

Si les retards d'expédition et les pénuries vous freinent, envisagez de faire appel à votre réseau d'approvisionnement local pour réduire les délais de livraison et développer votre réseau.

“Pendant la pandémie, les agriculteurs locaux sont devenus une ressource importante pour les consommateurs”, explique Peter Mitsaelides, de la société Brooklake Country Club et événements. “Travaillez avec eux et établissez de bonnes relations. Adoptez le plus souvent possible le concept de “produits frais de la ferme”.”

Outre la réduction des délais, cette approche est également favorable aux clients, comme le fait remarquer Mitsaelides. “Non seulement c'est bon pour la planète, mais les couples d'aujourd'hui accordent également de l'importance à la durabilité et aux aliments d'origine locale”, explique-t-il. “Pour les denrées non périssables, achetez en vrac dans la mesure du possible. Et prolongez la durée de conservation des produits grâce à des méthodes de préservation efficaces.”

Si vous ne savez pas par où commencer, demandez à des professionnels de l'événementiel de votre région de vous recommander les meilleurs fournisseurs.

Renforcer votre réseau existant

Le secteur de l'événementiel est plus fort lorsque nous nous rassemblons et nous soutenons les uns les autres, alors tournez-vous vers votre réseau local pour obtenir de l'aide dans les moments difficiles.

“Les organisateurs d'événements doivent s'assurer que les contacts avec leurs sites préférés et les entreprises de restauration sont maintenus”, explique Betsy Scott, de l'agence Mariages dans la vallée de l'Hudson à La Colline. “Rétablissez ces liens et continuez à en établir de nouveaux. Lorsque vous travaillez avec des partenaires du secteur de l'hôtellerie, prévenez-les suffisamment à l'avance pour qu'ils puissent mettre en place le personnel nécessaire à l'organisation de l'événement.”

Des relations solides favorisent une collaboration efficace, ce qui est le mieux pour vous, vos partenaires créatifs et vos clients communs. Le travail d'équipe est toujours la solution !

Ajustez vos prix en conséquence

Avec l'augmentation des coûts due à l'inflation, la plupart des professionnels de l'événementiel se rendent compte qu'ils doivent augmenter leurs prix pour s'adapter aux fluctuations du marché. La demande est forte et l'offre est faible, il est donc raisonnable d'augmenter vos tarifs pour préserver vos marges bénéficiaires.

“De nombreuses entreprises de mariage sont mobiles, et l'essence est donc une préoccupation majeure”, affirme Steve Feinberg de Bunn DJ Company-San Diego. “Envisagez d'ajouter une surcharge carburant à votre contrat pour couvrir les augmentations de prix.”

Mais si vous augmentez vos tarifs, vos clients risquent d'être mécontents, c'est pourquoi M. Feinberg propose une solution pour éviter toute déception. “Si vous êtes en mesure d'inclure un service à valeur ajoutée qui n'a pas d'incidence sur vos résultats, offrez-le à votre client. ”C'est une preuve de bonne foi et de compréhension en ces temps incertains.“

Il n'est jamais facile de discuter des changements de prix, mais restez transparent avec vos clients et expliquez comment les pénuries et l'inflation ont eu un impact sur vos prix. Nous sommes tous personnellement touchés par ces défis, il ne faut donc pas s'étonner que le secteur de l'événementiel le soit aussi.

Faire preuve de patience face à l'incertitude

Beaucoup de choses échappent à notre contrôle en ce moment, mais cela ne veut pas dire que vous ne pouvez pas maîtriser vos émotions lorsque des situations inattendues se présentent.

“Tout le monde doit faire preuve d'un peu de patience et de compréhension”, encourage Juls Sharpley de la société Bulles et nœuds papillons. “Nous naviguons tous ensemble dans ces nouvelles eaux post-pandémiques. Je pense qu'il est également important de reconnaître que tout le monde travaille aussi dur et aussi vite que possible pour terminer les projets, régler la logistique, etc.”

Dans le même ordre d'idées, il est essentiel de faire preuve de patience avec les clients. Nombreux sont ceux qui verront leur projet changer sous leurs yeux. Veillez donc à faire preuve d'empathie et de compréhension pendant qu'ils acceptent la réalité de la situation.

“Il faut également faire preuve de patience envers les clients frustrés”, rappelle Megan Estrada, de la société Événements de l'ENO.Nous sommes tous confrontés à de nouvelles augmentations de prix, qu'il s'agisse de produits alimentaires, d'essence ou d'événements, ce qui risque de décevoir certains clients lorsqu'ils se rendront compte que leur budget initial ne leur permettra pas d'aller aussi loin qu'ils l'avaient prévu.“

En tant que professionnels de l'événementiel, l'éducation des clients fait partie du travail. Soyez à l'écoute de leurs préoccupations, expliquez les raisons des changements et soyez prêts à proposer des solutions rentables pour les aider à traiter et à faire avancer les choses comme prévu.

La bonne nouvelle, c'est que les difficultés actuelles sont temporaires. Le marché finira toujours par se stabiliser, alors gardez le cap et soyez flexible jusqu'à ce que l'économie s'équilibre.