Los retrasos en las cadenas de suministro y la escasez de existencias siguen afectando al sector de los eventos, lo cual no sorprende a los profesionales que han atravesado los altibajos de los últimos dos años. Sin embargo, los creativos de nuestro sector son conocidos por sus soluciones innovadoras y su capacidad para resolver problemas, y los expertos en eventos están encontrando formas de superar los obstáculos actuales en el abastecimiento, al tiempo que protegen sus resultados financieros y mantienen satisfechos a sus clientes.

Aunque el sector de los eventos es conocido por su estética y su diseño, en esencia se basa en la planificación estratégica y la toma de decisiones meditada. Así que, si los retos del mercado te preocupan, toma nota de estos consejos para superar cualquier obstáculo que se te presente.

Planifica con antelación ampliando tu plazo

En el sector de los eventos, la sincronización lo es todo, por lo que resulta especialmente frustrante cuando los retrasos en los envíos escapan a tu control. Por eso, como dice Nora Sheils de Piedra, papel o moneda y La felicidad nupcial recomienda prepararse para lo peor y planificar en consecuencia.

“La clave está en planificar con antelación y asegurarse de contar con planes de contingencia”, asegura Sheils. “Los retrasos en los envíos están afectando a todos los sectores, incluido el de las bodas y los eventos. ¡Prepárate para que tus envíos se retrasen y pide más cantidad!”

Cathy O’Connell de Eventos del COJ está de acuerdo y añade que “es importante ultimar los planos de diseño con antelación para que los pedidos se puedan tramitar rápidamente, avisándote si hay alguna falta de existencias mientras aún hay tiempo para hacer ajustes. Esto es especialmente cierto en el caso de los artículos de alquiler o decoración especializados, muchos de los cuales se envían desde el extranjero y se quedan atascados en un puerto al otro lado del océano».

”Añadir varias semanas (o meses) de margen a tu calendario de planificación te garantiza que tendrás tiempo suficiente para recibir tus envíos o, en el peor de los casos, encontrar una solución alternativa.

Prepárate para ofrecer alternativas

Hablando de alternativas, ahora es más importante que nunca contar con planes de contingencia para cada detalle que dependa de la cadena de suministro. De lo contrario, podrías terminar con clientes decepcionados, incluso si las circunstancias están fuera de tu control.

“Investiga un poco y averigua qué otras opciones hay”, anima Monika Kreinberg de Furever Us – Cuidado de mascotas para bodas. “A menudo, las empresas te ofrecerán diferentes opciones de materiales; por ejemplo, puedes optar por la madera en lugar del acrílico, o al revés. Plantéate ser un poco creativo y hacer algunas cosas tú mismo. Quizás disfrutes del proceso y te sientas muy orgulloso de tu trabajo al final”.”

Y aunque la comunicación oportuna con los clientes es fundamental, Laura Maddox de Magnolia celebra sugiere “encontrar la solución antes de presentar el problema al cliente”.”

Maddox pone un ejemplo y añade: “¿Se te rompieron los jarrones en la boda de la semana pasada y ahora no tienes suficientes para la de esta semana? Cuando le expongas el problema al cliente, ofrécele también soluciones. Por ejemplo: “Lo siento mucho, pero hemos buscado por todas partes y no podemos encontrar los jarrones que querías para tu boda, y los nuestros se han roto. Sin embargo, tenemos estas otras dos opciones que son similares. ¿Cuál prefieres?”, en lugar de limitarte a informarle del problema al cliente”.”

Aunque los clientes puedan sentirse un poco decepcionados de todos modos, ofrecerles soluciones alternativas demuestra tu atención y tu interés por su celebración.

Opta por productos locales siempre que sea posible

Si los retrasos en los envíos y la escasez de productos te están frenando, considera recurrir a tu red de proveedores local para reducir los plazos de entrega y ampliar tu red.

“Durante la pandemia, los agricultores locales se convirtieron en un gran recurso para los consumidores”, explica Peter Mitsaelides de Brooklake Country Club y Eventos. “Colabora con ellos y establece buenas relaciones. Aprovecha los productos “frescos de la granja” siempre que puedas”.”

Además de reducir los retrasos, este enfoque también resulta atractivo para los clientes, como señala Mitsaelides. “No solo es bueno para el planeta, sino que las parejas de hoy en día también valoran mucho la sostenibilidad y los alimentos de origen local”, afirma. “En el caso de los productos no perecederos, compre al por mayor siempre que sea posible. Y alargue la vida útil de los productos con métodos de conservación eficaces”.”

Si no sabes por dónde empezar, pide recomendaciones a otros profesionales del sector de tu zona para encontrar a los mejores proveedores.

Fortalece tu red actual

El sector de los eventos se fortalece cuando nos unimos y nos apoyamos mutuamente, así que recurre a tu red local para que te ayude a superar estos momentos difíciles.

“Los organizadores de eventos deben asegurarse de que sigan existiendo sus contactos en sus lugares favoritos y en las empresas de catering”, afirma Betsy Scott de Bodas en el valle del Hudson en The Hill. “Restablezca esos vínculos y siga creando otros nuevos. Cuando trabaje con socios del sector de la hostelería, avíseles con suficiente antelación para que puedan contar con el personal necesario para el evento”.”

Las relaciones sólidas dan lugar a una colaboración eficaz, lo cual es lo mejor para ti, tus socios creativos y tus clientes comunes. ¡El trabajo en equipo es siempre la respuesta!

Adapta tus precios en consecuencia

Ante el aumento de los costos debido a la inflación, la mayoría de los profesionales del sector de los eventos se están dando cuenta de que deben subir los precios para adaptarse a las fluctuaciones del mercado. La demanda es alta y la oferta es baja, por lo que es razonable aumentar las tarifas para proteger los márgenes de ganancia.

“Muchas empresas del sector nupcial se desplazan, por lo que el combustible es una gran preocupación”, afirma Steve Feinberg de Bunn DJ Company - San Diego. “Considere la posibilidad de incluir un recargo por combustible en su contrato para cubrir los aumentos de precios”.”

Sin embargo, subir las tarifas puede generar descontento entre los clientes, por lo que Feinberg ofrece una sugerencia para contrarrestar cualquier decepción. “Si estás en condiciones de incluir un servicio de valor agregado que no afecte tus resultados financieros, ofrécelo a tu cliente”, afirma. “Esto demuestra buena fe y comprensión en estos tiempos de incertidumbre”.”

Nunca es fácil hablar de los cambios en los precios, pero mantén la transparencia con tus clientes y explícales cómo la escasez de productos y la inflación han influido en tus tarifas. Todos nos vemos afectados personalmente por estos retos, por lo que no debería sorprenderles que el sector de los eventos también se vea afectado.

Practica la paciencia ante la incertidumbre

Hay muchas cosas que escapan a nuestro control en este momento, pero eso no significa que no puedas controlar tus emociones cuando surgen situaciones inesperadas.

“Todos debemos tener un poco de paciencia y comprensión”, anima Juls Sharpley de Burbujas y pajaritas. “Todos estamos navegando juntos por estas nuevas aguas pospandémicas. Creo que también es importante reconocer que todos están trabajando tan duro y rápido como pueden para terminar los proyectos, resolver los detalles logísticos, etc.”.”

En este mismo sentido, también es fundamental mostrar paciencia con los clientes. Muchos verán cómo su plan cambia ante sus propios ojos, así que asegúrate de mostrar empatía y comprensión mientras aceptan la realidad de la situación.

“Tener paciencia con los clientes frustrados también es imprescindible”, recuerda Megan Estrada de Eventos de la NSWE.“Todos estamos lidiando con las nuevas subidas de precios en todo, desde los alimentos hasta la gasolina y los lugares para eventos, y es probable que esto decepcione a algunos clientes cuando se den cuenta de que su presupuesto original no les dará para tanto como esperaban inicialmente”.”

Como profesionales del sector de los eventos, informar a los clientes forma parte de nuestro trabajo. Escucha sus inquietudes, explícales los motivos de los cambios y prepárate para ofrecerles soluciones rentables que les ayuden a asimilar la situación y seguir adelante según lo previsto.

La buena noticia es que las dificultades actuales son temporales. El mercado siempre acaba estabilizándose, así que mantén el rumbo y sé flexible hasta que la economía se recupere.