Image de couverture par Julia Wade Photographie

La saison chargée vous donne-t-elle l'impression de tourner en rond et d'avoir peu de temps à perdre ? Il est indéniable que le travail dans l'industrie de l'événementiel peut être épuisant, mais il est important de savoir reconnaître quand cela devient “trop”. Si l'activité peut être synonyme d'argent à la banque, elle peut conduire au surmenage et à l'épuisement lorsqu'elle est poussée à l'extrême.

“Nous nous mettons souvent en veilleuse, pensant que cela sert les autres”, explique Amber Anderson, de l'association Affiner pour Organisateurs de mariage. “En réalité, nous finissons par nous effondrer et nous ne pouvons plus les servir. C'est pourquoi nous devons changer d'état d'esprit et nous autoriser à prendre du temps pour nous, ce qui est très utile si nous nous rappelons que le temps pour nous fait partie intégrante du service que nous rendons à nos clients.“

En d'autres termes, une personne bien reposée et en bonne santé est plus efficace pour les affaires.

Lorsque vous vous attaquez à l'accablement et à l'épuisement, vous pouvez vous montrer plus énergique, plus productif et plus inspiré, prêt à donner à vos clients le meilleur de ce que vous pouvez offrir. En revanche, lorsque vous êtes épuisé, vos clients n'obtiennent que le strict minimum de ce qu'il vous reste.

Alors que la saison chargée se poursuit, inspirez-vous des notes de ces experts et utilisez ces pratiques pour créer de l'espace et fluidifier vos activités quotidiennes.

Prenez de l'avance.

Il est naturel de se sentir dépassé lorsque l'on vit au jour le jour. Alors, au lieu de vivre à la dernière minute, prenez le temps d'être proactif et de planifier l'avenir.

“Nous ressentons souvent du stress et de l'anxiété lorsque nous ne planifions qu'à court terme pour le moment présent”, explique Meredith Ryncarz, Le spécialiste du redémarrage. “Pour ce faire, il faut prendre le temps d'élaborer des calendriers de planification à court terme, des calendriers à moyen terme (6 mois) et des calendriers à long terme qui sont revus chaque mois avec des objectifs SMART.”

“Lorsque les choses sont planifiées à l'avance, on est moins débordé, et lorsque l'équipe a le sentiment de comprendre la mission et la vision des événements à venir, elle se les approprie, ce qui réduit le stress de tous les professionnels de l'événementiel impliqués”, ajoute M. Ryncarz.

Oui, vous devrez investir une grande partie de votre emploi du temps dès le départ - et votre temps est compté. Mais sachez que chaque minute passée à planifier l'avenir vous évitera des maux de tête plus tard ! 

Image par Renée Lemaire Photographie

Cessez de vous laisser submerger.

Une grande partie de la planification de l'avenir consiste à diviser les projets intimidants en tâches plus petites et plus faciles à gérer, à répartir sur votre calendrier.

Photographe Halie Child de Par Halie recommande de “se concentrer sur les petites tâches dans le cadre de la tâche plus vaste à accomplir. Il peut être décourageant d'avoir une vue d'ensemble de tout ce qu'il y a à faire. Décomposez donc vos tâches les plus importantes en sous-tâches plus petites. Chaque tâche secondaire est une victoire en soi et vous rapproche de la fin de la tâche plus importante à laquelle vous vous attaquez.” 

Comme l'explique Child, “le fait de passer d'un état d'esprit axé sur tout ce qui doit être fait à un état d'esprit axé sur chaque petite réalisation que vous faites en cours de route créera un changement mental énorme qui vous permettra d'aller au-delà de la surcharge de travail”.” 

En appliquant cette pratique à vos projets, un projet d'une journée n'a pas besoin d'occuper une journée entière s'il est judicieusement planifié à l'avance ! 

Dites “non” plus souvent.

Travailler dans l'hôtellerie peut donner l'impression que “oui” est la seule façon de répondre aux demandes des clients, mais n'oubliez pas que le mot “non” est l'outil le plus efficace d'un entrepreneur.  

“Dites non aux projets trop ambitieux ou trop difficiles à mener de front avec d'autres activités”, encourage Monika Kreinberg, de l'association Furever Us. “De nombreux vendeurs peuvent être très novices dans le domaine et accepter plus que ce qu'ils peuvent gérer. Assurez-vous de connaître vos limites et ce que vous êtes capable de faire. Il ne s'agit pas de tout faire, mais de bien faire ce que l'on s'est fixé.” 

Les entreprises (et les êtres humains) qui réussissent le mieux font quelques choses très bien plutôt que de faire beaucoup de choses tout juste correctes. Évitez de vous surcharger afin de pouvoir consacrer votre énergie créative aux domaines qui vous font le plus avancer. 

Définir les attentes des clients.

Lorsque vous vous sentez débordé par la saison chargée, il suffit d'une demande ennuyeuse dans votre boîte de réception pour vous pousser à bout. Mais vous ne pouvez pas vous attendre à ce que les autres connaissent vos limites si vous ne les établissez pas d'abord !

 “Faites savoir à votre public que vos courriels/textes/réponses seront retardés et garantissez un créneau horaire pour que vos clients sentent qu'ils ne sont pas simplement un numéro sur votre liste”, suggère Lizzy Liz Chan de Événements Lizzy Liz. “Il sera difficile de trouver un équilibre, mais les clients comprendront que nous souffrons d'une pénurie de personnel, et ils sauront que le temps que vous passerez avec eux à passer en revue tous les détails les aidera à se sentir mieux.”

 Comme toujours, une communication honnête et ouverte est le secret pour définir des attentes claires tout en maintenant une relation de travail positive avec les clients et les collègues. 

Image par Photos de Pharris

S'éloigner pour se ressourcer.

Travailler sans relâche est une recette pour l'épuisement - et lorsque vous vous sentez comme une coquille vide, cela ne fait pas de bien à votre entreprise ou à vos clients. C'est pourquoi Angie Johnston, de Célébrations du saphir invite les professionnels de l'événementiel à “se déconnecter intentionnellement du travail et de la communauté événementielle”.”  

“Éteignez vos notifications et faites des pauses intentionnelles pour vous libérer des exigences des clients et des fournisseurs”, dit-elle. “Prévoyez une promenade à l'extérieur, prenez des soirées de congé et respectez les limites que vous vous êtes fixées. Tout n'est pas vraiment une urgence, quoi qu'en pensent nos clients. Si vous prenez soin de votre santé, vous réduirez naturellement le stress dans votre vie professionnelle et personnelle.” 

Lorsque vous vous accordez intentionnellement du temps pour vous reposer et prendre soin de vous, vous retournez au bureau avec plus d'énergie et de créativité à consacrer à votre travail (et vous vous sentirez mieux pour cela !).

Inscrivez les soins personnels dans votre calendrier.

Si vous avez de bonnes intentions pour prendre soin de vous, mais que vous semblez toujours perdre la notion du temps, commencez à vous traiter comme un client et prenez des rendez-vous avec vous-même.

Nora Sheils de Pierre-papier-pièce de monnaie et Le bonheur nuptial recommande de “fixer des moments réguliers au cours de la semaine ou du mois pour faire de l'exercice, se faire faire une manucure ou une pédicure, une réflexologie ou un massage, ou encore aller se promener avec des amis”.” 

“Ne négligez pas ces blocs de temps”, dit-elle. “Vous devez les attendre avec impatience et les garder près de votre cœur, en veillant à ce que rien ne vienne les perturber, à moins qu'il ne s'agisse d'une véritable urgence ! Un investissement dans votre personne est un investissement dans votre entreprise et vous permettra de passer à la vitesse supérieure”.”

Tout comme vous le feriez pour une réunion avec un client à laquelle vous ne pouvez pas assister, toujours Reportez vos visites de contrôle lorsque quelque chose vous en empêche. Beaucoup de choses peuvent attendre, mais votre bien-être n'en fait pas partie !

Continuez à transmettre vos bonnes vibrations !

Il n'y a rien de tel qu'une récompense pour célébrer vos victoires et maintenir l'élan ! La reconnaissance de vos réalisations vous rappelle le “pourquoi” de tous les efforts et de toute l'énergie que vous consacrez à votre travail, ce qui vous aide à tenir le coup pendant la saison chargée.

“Prenez le temps de vous récompenser, vous et vos équipes, pour le travail accompli, en particulier pendant la période de pointe”, déclare Sam Nelson, de la société Événements EVL. “Se récompenser soi-même et récompenser son équipe permet de maintenir la positivité et le dynamisme. Oui, nous sommes occupés, et oui, nous pourrions faire autre chose, mais c'est tellement important pour vous épanouir et vous libérer du stress, et encore plus pour votre équipe ! Laissez-les jouer et célébrez tout ce que vous faites !”

Un après-midi de congé pour déjeuner en équipe ou des cadeaux modestes mais bien pensés peuvent grandement contribuer à maintenir le moral et la satisfaction des membres de l'équipe !

Bien qu'il n'y ait pas de bouton d'avance rapide pour passer le reste de la saison chargée, ces conseils vous aideront à surmonter la frénésie des événements tout en donnant la priorité à votre santé mentale et à votre bien-être. N'oubliez pas : Pour être un patron, il faut se traiter comme tel !