Un objectif souvent négligé par les professionnels de l'événementiel est de faciliter la livraison et l'enlèvement de l'événement. L'une des tâches les plus importantes du processus de location, du début à la fin, est la livraison et l'enlèvement. Rationalisez ces processus pour une efficacité maximale afin d'assurer le bon fonctionnement de votre entreprise, d'augmenter vos bénéfices, de faciliter le travail de votre équipe et, surtout, de créer de la valeur pour votre client en lui épargnant du stress.

Voyons cela en détail :

La communication est essentielle

Cette règle s'applique en interne et en externe. Concentrons-nous sur la communication externe. Vous devrez savoir qui détient les informations correctes concernant la livraison et l'enlèvement, le montage et le démontage, et les instructions logistiques générales de chargement et de déchargement. Voici quelques conseils :

1) Adressez-vous directement à votre client, au lieu de l'événement ou à un organisateur/coordinateur d'événements pour obtenir des informations.

Veillez à demander le plus de détails possible (horaires, problèmes d'accès, nécessité d'un montage et d'un démontage). Cela vous aidera également à évaluer les coûts. Il peut être nécessaire de communiquer avec plusieurs parties pour parvenir à la bonne conclusion. Pensez à inclure les souhaits du client dans les “notes internes” de votre livraison pour vous assurer que votre équipe est au courant des détails, même si cela n'apparaît pas sur le contrat du client :

2) Faites vos propres recherches indépendamment de ce que vous disent les partis.

Utilisez des sources Internet pour vérifier les photos d'un lieu, par exemple le site Internet de l'entreprise. Google Liste des entreprises, Google Maps, et Google Earth vous éclairera. Des éléments tels que les escaliers, les ramassages de nuit, etc. peuvent faire une énorme différence dans vos livraisons et ramassages. Une fois que vous aurez pris note de ces aspects logistiques importants sur le lieu de l'événement, vous pourrez vous en souvenir pour la prochaine fois :

3) Vendre la visite du site.

Proposez un service dans le cadre duquel vous vous rendez sur place pour prendre des mesures, des photos et des notes. Vous pouvez vous en servir pour déterminer les coûts et présenter au client que vous êtes sur place pour l'aider à résoudre les problèmes à l'avance et à économiser de l'argent, si possible. Il est préférable d'être franc plutôt que de devoir faire face à des frais après coup. Les clients n'aiment pas cela, même si c'est justifié. C'est à votre société de location d'événements de déterminer si vous ajoutez un coût à ce service ou si vous l'incluez dans le prix s'il est réservé.

Définir un processus et former le personnel

Comment votre équipe gère-t-elle les livraisons ? Y a-t-il un seul chauffeur ? Avez-vous plusieurs chauffeurs ? Vérifient-ils les marchandises avant qu'elles ne montent dans le camion, lorsqu'elles sont chargées et rechargées au moment de l'enlèvement, ainsi qu'au moment du retour à l'entrepôt ? L'un des pires scénarios est de savoir qu'un stock de valeur a été oublié. Un logiciel de gestion des stocks tel que Goodshuffle Pro. Plusieurs fonctions permettent de rationaliser le processus de livraison :

1) L'une des fonctions les plus utiles est la feuille de tirage.

Vous, ou votre personnel, pouvez facilement accéder à un projet et cliquer sur l'onglet Fulfillment. Vous y trouverez les articles de la commande. Le personnel peut vérifier numériquement que chaque article a été retiré, préparé et chargé (ou toute autre étape que vous souhaitez suivre de plus près), créant ainsi un processus étape par étape à chaque fois. Le logiciel est convivial et vous pouvez facilement former le personnel aux étapes à suivre pour que la livraison devienne un jeu d'enfant.

2) Si vous vous sentez plus à l'aise avec le papier, vous pouvez également imprimer des feuilles de tirage.

Le personnel peut cocher manuellement les éléments à préparer, à retirer et à charger. N'oubliez pas qu'une liste imprimée ne vous permet pas de savoir qui a fait quoi et quand. C'est un élément clé de la responsabilisation !

3) Les capacités de messagerie constituent une autre caractéristique intéressante.

Sous l'onglet Messages, accédez à un message où il est soit lu, soit non lu. Vous pouvez alors discuter avec le client ou l'équipe. Pour les livraisons et les enlèvements, vous communiquerez probablement davantage avec votre équipe. Les clients n'ont pas besoin de savoir tout le travail que vous faites en coulisses, mais vous gardez toutes les notes et tous les détails centralisés et organisés.

Protéger votre entreprise

Nous aimons rendre nos clients heureux, mais que se passe-t-il si une livraison ne se passe pas bien ? Il y aura toujours des pièges et des contretemps en cours de route. Les journées d'événements sont probablement chargées de plusieurs livraisons, entre plusieurs camions et plusieurs travailleurs. Si votre entreprise est florissante, il est probable qu'un responsable d'entrepôt supervise et prépare ce qui doit être expédié, quand et où. Une erreur de commande vous coûte de l'argent, que ce soit sous la forme d'un mécontentement du client, d'un déplacement supplémentaire ou d'un remboursement.

Que faire si un client prétend n'avoir jamais reçu quelque chose ? L'un des moyens d'y remédier est de tout mettre par écrit. L'accusé de réception des biens et services est un outil complémentaire de la feuille de retrait. Goodshuffle Pro génère encore un autre formulaire professionnel pour aider votre entreprise à prospérer. Le reçu de marchandises et de services se trouve sous l'icône Imprimante du projet souhaité. Faites défiler l'écran vers le bas pour imprimer une feuille pour chaque commande et chaque camion. Veillez à ce que le client examine la commande, la signe et la date. C'est l'une de vos dernières lignes de défense et elle vous sera utile plus tard si un client prétend que la livraison de certains articles n'a pas été reçue.

En facilitant la livraison et la prise en charge des événements, vous ferez plaisir à plus de clients et gagnerez plus d'argent. Développez votre entreprise de location de matériel événementiel dès aujourd'hui grâce à ces conseils utiles !