Un objetivo que a menudo se pasa por alto entre los profesionales del sector de los eventos es facilitar la entrega y la recogida de los equipos. Una de las tareas más importantes en el proceso de alquiler, de principio a fin, es precisamente el proceso de entrega y recogida. Optimice estos procesos para lograr la máxima eficiencia, de modo que su empresa funcione sin contratiempos, aumente las ganancias, facilite el trabajo de su equipo y, sobre todo, genere valor para su cliente al aliviarle el estrés.

Analicémoslo:

La comunicación es clave

Esta norma se aplica tanto a nivel interno como externo. Centrémonos en la comunicación externa. Deberás saber quién dispone de la información correcta sobre la entrega y la recogida, el montaje y desmontaje, y las instrucciones logísticas generales para la entrada y salida de material. A continuación te ofrecemos algunos consejos:

1) Habla directamente con tu cliente, el lugar de celebración o un organizador o coordinador de eventos para obtener información.

Asegúrate de solicitar tantos detalles como sea posible (horarios, cuestiones de acceso, si se necesita montaje y desmontaje). Esto también te ayudará a calcular los costos. Es posible que tengas que comunicarte con varias partes para llegar a la conclusión correcta. Considera incluir los deseos del cliente en las “notas internas” de tu entrega para asegurarte de que tu equipo vea los detalles, aunque no aparezcan en el contrato del cliente:

2) Investiga por tu cuenta, sin depender de lo que te digan las partes.

Utiliza fuentes de Internet para ver fotos de un lugar, por ejemplo, la página web de la empresa Google Listado de empresas, Google Maps, y Google Earth te dará una idea más clara. Aspectos como las escaleras, las recogidas nocturnas y otros factores pueden marcar una gran diferencia en tus entregas y recogidas. Una vez que tomes nota de estos detalles logísticos importantes del lugar, te servirán para la próxima vez:

3) Vende la visita guiada o la visita al lugar.

Ofrece un servicio en el que te desplaces al lugar del evento para tomar medidas, hacer fotos y tomar notas. Puedes usar esto para calcular los costos y presentárselo al cliente, ya que de hecho estás allí ayudándole a resolver problemas por adelantado y a ahorrar algo de dinero, si es posible. Es mejor ser transparente que lidiar con cargos a posteriori. A los clientes no les gusta eso, aunque sea válido. Depende de tu empresa de alquiler de eventos decidir si le agregas un costo a esto o si lo incluyes en el precio si reservan.

Definir un proceso y capacitar a su personal

¿Cómo gestiona tu equipo las entregas? ¿Hay un solo conductor? ¿Contáis con varios conductores? ¿Revisan el inventario al cargarlo en el camión, durante la carga y la descarga en el punto de recogida, y también al regresar al almacén? Una de las peores situaciones es darse cuenta de que se ha olvidado parte del inventario valioso. Una forma de evitar este problema es mediante un software de gestión de inventario como Goodshuffle Pro. Hay varias funciones que agilizan el proceso de entrega:

1) Una de las funciones más útiles es la hoja de preparación.

Usted o su personal pueden acceder fácilmente a un proyecto y hacer clic en la pestaña «Cumplimiento». Allí encontrarán los artículos del pedido. El personal puede marcar digitalmente que cada artículo se ha retirado, preparado y cargado (o cualquier otra etapa que desee supervisar más de cerca), creando así un proceso paso a paso en cada ocasión. El software es fácil de usar, por lo que puede capacitar fácilmente al personal en los pasos necesarios para que la entrega sea pan comido.

2) Si te sientes más cómodo trabajando con papel, también puedes imprimir hojas de referencia.

El personal puede marcar manualmente los artículos para su preparación, recogida y carga. Solo ten en cuenta que una lista impresa no te permite saber realmente quién hizo qué y cuándo. ¡Esto es fundamental para la rendición de cuentas!

3) Otra gran característica son las funciones de mensajería.

En la pestaña «Mensajes», selecciona un mensaje que esté marcado como «Leído» o «Sin leer». Desde allí, puedes chatear con el cliente o con el equipo. En lo que respecta a las entregas y recogidas, probablemente te comunicarás más con tu equipo para esto. Los clientes no necesitan conocer todo el trabajo que realizas entre bastidores, pero así mantienes todas las notas y los detalles centralizados y organizados.

Proteja su negocio

Nos encanta satisfacer a nuestros clientes, pero ¿qué pasa si una entrega no sale bien? Siempre habrá obstáculos y contratiempos en el camino. Los días de eventos suelen estar repletos de varias entregas, entre varios camiones y varios trabajadores. Si tu negocio está prosperando, es probable que tengas un gerente de almacén que supervise y prepare lo que sale, cuándo y hacia dónde. Cometer un error en un pedido te cuesta dinero, ya sea en forma de insatisfacción del cliente, de tener que hacer un viaje adicional o de ofrecer reembolsos.

¿Qué pasa si una clienta afirma que nunca recibió algo? Una forma de evitarlo es dejar todo por escrito. Un documento complementario a la hoja de entrega es el recibo de bienes y servicios. Goodshuffle Pro ofrece otro formulario profesional más para ayudar a que tu negocio prospere. El «Recibo de bienes y servicios» se encuentra debajo del ícono de la impresora del proyecto correspondiente. Desplázate hacia abajo para imprimir una hoja por cada pedido y cada camión. Asegúrate de que el cliente revise el pedido, lo firme y lo feche. Es una de tus últimas líneas de defensa y te servirá de ayuda más adelante si un cliente alega que no recibió la entrega de determinados artículos.

Si facilitas la entrega y la recogida de los artículos para eventos, satisfarás a más clientes y aumentarás tus ingresos. ¡Haz crecer tu empresa de alquiler de material para eventos hoy mismo con estos útiles consejos de profesionales!