La gestion d'une entreprise créative implique un grand nombre de pièces mobiles qui peuvent sembler écrasantes lorsqu'elles commencent à s'empiler. Au lieu d'attendre que les papiers débordent et que votre cerveau soit à bout de souffle, le fait de vous occuper de vos tâches courantes sur une base mensuelle peut vous aider à garder le contrôle de votre entreprise sans sacrifier un temps précieux. C'est pourquoi nous avons créé cette liste de contrôle mensuelle pour les professionnels de l'événementiel !

Nous avons demandé à des professionnels de l'événementiel de nous faire part de leurs tâches mensuelles incontournables. Inspirez-vous de ces suggestions, mais surtout, trouvez les processus qui vous conviennent le mieux, à vous et à votre entreprise.

Chaque mois, vous devez utiliser cette liste de contrôle pour les professionnels de l'événementiel afin de vous assurer que vous.. :

1. Ajouter des cartes de visite à vos listes de contacts
2. Mise à jour du carnet kilométrique
3. Vérifiez vos chiffres de vente
4. Réexaminer les systèmes, les processus et les technologies
5. Évaluer vos indicateurs
6. Planifier la prospection à l'avance
7. Connectez-vous à votre réseau
8. Vérifier les engagements potentiels en matière de conférences

Plongeons dans l'aventure !

Ajouter des cartes de visite aux listes de contacts

Mary Angelini de Key Moment Films: “Chaque mois, je télécharge les cartes de visite que j'ai collectées dans ma liste de contacts. Les listes de contacts sont l'une des choses les plus précieuses dont dispose un chef d'entreprise. Lorsque vous lancez un nouveau produit ou service, le fait d'avoir facilement accès à vos contacts vous aidera à gagner plus rapidement du terrain. Après chaque événement, tant que le souvenir est frais, j'écris au dos de la carte comment j'ai rencontré la personne, de quoi nous avons parlé, quels sont ses centres d'intérêt, etc. Faire référence à un sujet dont vous avez parlé il y a un an lorsque vous devez demander une faveur peut vraiment vous donner un coup de pouce”.”

Mettez à jour votre carnet kilométrique

Amber Anderson de Affiner pour Organisateurs de mariage: “Le kilométrage est un élément que vous pouvez déduire de vos impôts et il est beaucoup plus facile de le suivre sur une base mensuelle que sur l'ensemble de l'année. Je connais beaucoup de gens qui font ce suivi dans une application au fur et à mesure, mais je préfère le faire en une seule fois à la fin de chaque mois. Je consulte mon calendrier et je calcule la distance qui me sépare de chaque réunion, en mettant à jour ma feuille de calcul au fur et à mesure. Faites ce qui convient le mieux à votre cerveau !”

Vérifiez vos chiffres de vente

Meryl Snow de Solutions SnowStorm: “Vous avez probablement une idée générale des résultats de votre entreprise au cours du mois écoulé, mais le fait de mettre les chiffres sur papier vous aide à évaluer votre situation par rapport à vos objectifs. Prenez le temps d'examiner votre chiffre d'affaires des 30 derniers jours et comparez-le à celui du mois précédent, ainsi qu'à celui du mois correspondant de l'année précédente. Si vous avez une équipe de vente, faites-la participer à la conversation et discutez des objectifs de vente avec chaque employé”.”

Réexaminez vos systèmes et processus

Jennifer Taylor de Jen Taylor Consulting: “Le marché est en constante évolution et, par conséquent, votre entreprise doit être agile et prête à évoluer avec les changements. En particulier, la technologie est en constante évolution et de nouvelles solutions numériques sont mises sur le marché chaque mois. Prenez le temps, à la fin de chaque mois, de revoir les systèmes et les processus que vous avez mis en place pour voir s'il existe des solutions plus efficaces, qu'il s'agisse d'installer une nouvelle application ou d'externaliser une partie de vos opérations commerciales.”

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Évaluer vos indicateurs

Christie Osborne de Mountainside Media: “L'analyse de votre site web et de vos médias sociaux est une mine d'informations sur la performance de vos efforts marketing. Chaque mois, vous devriez examiner vos données pour avoir une idée des pages les plus visitées, du taux de rebond, du trafic de référence et du taux de conversion. En comparant ces chiffres aux données antérieures, vous saurez si vous allez dans la bonne direction et quel type de contenu trouve le plus d'écho auprès de votre marché cible.”

Planifier la prospection à l'avance

Kristin Wilson de Notre DJ est génial: “Une fois par mois, je fais le point sur tout ce que je fais et que je considère comme de la prospection : des conférences en direct, des déjeuners de réseautage, des reportages, etc. Cela m'aide à plusieurs égards : Pendant les saisons chargées, cela m'aide à trouver un équilibre entre la gestion d'une entreprise, le rôle de DJ et la poursuite de la commercialisation de l'entreprise. Pendant les saisons plus calmes, cela me permet de me tenir au courant de mes objectifs !”

Connectez-vous à votre réseau

Laura Maddox de Magnolia fait la fête: “Réservez du temps chaque mois pour entrer intentionnellement en contact avec votre communauté. Il ne s'agit pas nécessairement d'une réunion en personne. Essayez plutôt de trouver d'autres moyens de rester à l'écoute. Si vous savez que quelqu'un est un lecteur passionné, envoyez-lui un livre que vous venez de terminer ou trouvez un marque-page personnalisé sur Etsy. En outre, prévoyez une mise à jour facile à lire sur vous et votre entreprise. Je crois fermement que ce qui vous différencie de vos concurrents, c'est votre capacité à établir un lien humain.”

Vérifier les engagements pris lors des conférences

Si vous êtes éducateur (ou si vous aspirez à le devenir !), il est utile de disposer d'une base de données d'engagements de conférenciers que vous pouvez consulter régulièrement pour vous assurer que vous êtes sur la bonne voie pour poser votre candidature à ceux qui vous intéressent le plus. Créez une feuille de calcul, avec les échéances et les détails, et consultez-la chaque mois pour planifier le mois suivant. Cela permet de tout organiser (y compris les informations relatives au voyage une fois qu'il est réservé !) et de rendre le processus d'enregistrement rapide et transparent.

Cette liste de contrôle mensuelle pour les professionnels de l'événementiel est une bouée de sauvetage ! Lorsque vous intégrez des tâches mensuelles dans votre flux de travail, vous vous apercevez qu'elles sont plus efficaces que les tâches quotidiennes ou hebdomadaires dans la plupart des cas. Toutefois, cela vous évitera la pression des vérifications annuelles lorsque les choses ne sont plus aussi fraîches dans votre tête. Réservez une demi-journée pour vous atteler à toutes vos tâches en suspens et régler les derniers détails afin de commencer le mois suivant frais et dispos, prêt à accomplir de grandes choses.

Image d'illustration par Photographie Sunshower