Un événement bien conçu a le pouvoir d'influencer les comportements et de façonner les expériences. Cependant, la planification d'événements professionnels peut s'avérer difficile, et les erreurs sont inévitables dans tout événement d'entreprise. Évitez les pièges les plus courants afin de laisser un souvenir impérissable, impression positive sur les invités. Mettez la barre haute et faites en sorte qu'ils en parlent pendant des années.

1. Absence d'objectif clair

Un événement professionnel bien planifié a un objectif clair. Avant de proposer des tableaux d'ambiance, des plans ou des suggestions, déterminez l'objectif à atteindre. Vérifiez si les organisateurs de l'événement ont un objectif clair. Posez des questions telles que :

• Quel est l'objectif de l'événement ?
• Quel est l'objectif ?
• Les choix sont-ils alignés sur l'objectif ?

Demandez-vous si l'événement est destiné à faire connaître la marque, à vendre, à faire vivre une expérience aux invités, à créer des réseaux et des partenariats, ou une combinaison de ces éléments et d'autres encore. Les réponses à ces questions vous aideront à prendre des décisions et à suggérer les produits et services adéquats.

Conseil de pro : Les locations donnent le ton et les invités en sortiront grandis si elles sont bien faites. Veillez à ce que la location et la décoration correspondent à l'objectif.

2. L'inventaire de l'événement n'est pas en bon état de location

Un moyen facile de décevoir un client est de lui remettre des articles en mauvais état. Il est impératif que les articles soient nettoyés et en bon état de location. N'envoyez pas de locations malpropres ou endommagées (au-delà de l'aspect esthétique) et n'espérez pas de belles photos ou des clients satisfaits et fidèles.

Conseil de pro : restez à l'affût des locations qui ont besoin d'être nettoyées et réparation. Veillez à ce que les choses soient présentables.

3. Mal préparés à la technologie

Si l'événement et les présentations dépendent de la technologie pour fonctionner correctement, effectuez des vérifications techniques à l'avance et pas seulement le jour même. Covene recommande de vérifier les points suivants :

• Logiciel de liste d'invités
• Écrans de télévision
• Projecteurs
• Microphones
• Adaptateurs
• Toute autre technologie que vous envisagez d'utiliser

L'inventaire est bien organisé sous l'onglet Inventaire dans la rubrique Goodshuffle Pro. En outre, liez toutes les relations sous Accessoires, telles que les câbles, les adaptateurs et autres, afin qu'elles soient automatiquement incluses dans vos Feuilles de tirage.

Conseil de pro : Convene suggère en outre que “les problèmes de compatibilité entre PC et Mac sont souvent négligés... Choisissez un système d'exploitation et tenez-vous en à celui-ci”.”

4. Peu de compréhension de la logistique et de l'impact sur le budget

De nombreux planificateurs d'événements, organisateurs et clients ne comprennent pas la logistique et son impact sur les coûts. Les événements professionnels sont souvent de plus grande envergure, avec plus d'acteurs et des délais plus serrés. Les sociétés d'événementiel doivent anticiper les difficultés dans ce domaine. Voici quelques services logistiques qui ont une incidence sur les résultats, tels que :

• Chargement et déchargement
• Accès difficile - longues distances entre le parking, les ascenseurs, les escaliers, les montées, bref tout ce qui n'est pas au niveau du sol.
• Contraintes de temps - de combien de temps et de combien de mains aurez-vous besoin pour mener à bien la tâche ?
• Contraintes d'espace - les mesures sont-elles correctes et tout peut il tenir dans l'espace et y pénétrer ?
• Mise en place et démontage
• Frapper d'autres travaux de vendeurs, comme les installations florales
• Nettoyage
• Horaires de ramassage en dehors des heures de travail et tard dans la nuit ou tôt le matin

De plus, informez votre client que ces services supplémentaires nécessitent plus de personnel, de transport, d'espace, de carburant et de temps pour être exécutés avec succès. Cela affecte également d'autres événements prévus. Vous risquez d'être en retard ou d'être lent. Par conséquent, évitez de fâcher vos clients existants aux dépens d'un événement commercial de votre client.

Conseil de pro : Goodshuffle Pro permet aux entreprises de location de matériel de fête de présenter ces services de manière claire et précise. Indiquez le nombre d'heures nécessaires à la réalisation d'une tâche, les coûts supplémentaires en cas de difficultés logistiques et le montant des frais de main-d'œuvre pour que les clients comprennent.

5. Manque de flexibilité ou de volonté d'adaptation

Enfin, lorsque des problèmes imprévus surviennent, il convient de les atténuer par la manière dont vous réagissez. Debra Meadows, organisatrice chevronnée d'événements d'entreprise de Les événements de Meadows, Il a organisé des événements de grande envergure pour des clients prestigieux tels que AstraZeneca et a planifié des événements haut de gamme à l'étranger, à Cannes et au Costa Rica. Elle conseille : “Il est important de faire preuve de souplesse et d'être capable de résoudre des problèmes sur place, car les événements ne se déroulent pas toujours à la perfection, même lorsqu'ils sont parfaitement planifiés. Restez calme et montrez votre volonté de vous adapter lorsque des situations indépendantes de notre volonté se produisent”.”

Conseil de pro : créez des plans de secours sous la forme de procédures opérationnelles standardisées (POS). Anticipez les problèmes de dernière minute pour les clients, tels que les changements météorologiques, les problèmes technologiques, l'absence d'autres vendeurs, le manque ou le nombre d'invités, et la manière dont vous allez gérer ces conflits.

En résumé, il y a beaucoup de choses qui peuvent et vont mal se passer lors d'événements professionnels, mais le fait de planifier à l'avance vous donne toutes les chances de réussir. Pensez à ces problèmes courants afin de les éviter et d'organiser l'événement dans les règles de l'art.

Image d'illustration par par Jessi Casprowitz