Un evento bien diseñado tiene el poder de influir en el comportamiento y dar forma a las experiencias. Sin embargo, planificar eventos empresariales puede resultar complicado, y los errores son inevitables en cualquier evento corporativo. Evita los errores más comunes para poder dejar un recuerdo imborrable, buena impresión en los invitados. Pon el listón muy alto y haz que sigan hablando de ello durante años.

1. Falta de un objetivo claro

Un evento empresarial bien planificado tiene un objetivo claro. Antes de presentar cualquier tablero de inspiración, presentación o sugerencia, averigüe cuál es el objetivo. Averigüe si los organizadores del evento tienen un objetivo claro. Haga preguntas como:

• ¿Cuál es el objetivo del evento?
• ¿Cuál es el objetivo?
• ¿Las decisiones están en consonancia con el objetivo?

Piensa si el evento está pensado para dar a conocer la marca, impulsar las ventas, mejorar la experiencia de los invitados, fomentar el networking y las alianzas, o una combinación de todo ello y más. Responder a estas preguntas te ayudará a tomar decisiones y a hacer sugerencias sobre los productos y servicios más adecuados.

Consejo profesional: Los elementos de alquiler marcan el tono, y los invitados se llevarán una experiencia inolvidable si se utilizan correctamente. Asegúrate de que los elementos de alquiler y la decoración se ajusten al objetivo.

2. El inventario para eventos no se encuentra en buenas condiciones para su alquiler

Una forma fácil de decepcionar a un cliente es entregar artículos de inventario en mal estado. Es imprescindible que los artículos estén limpios y en buenas condiciones para su alquiler. No envíes artículos sucios o dañados (más allá de daños estéticos) y esperes obtener buenas fotos o clientes satisfechos que vuelvan a contratar tus servicios.

Consejo profesional: Mantente al tanto de los alquileres que necesitan limpieza y reparación. Asegúrate de que todo esté en orden.

3. Falta de preparación en materia de tecnología

Si el evento y las presentaciones dependen de la tecnología para desarrollarse sin contratiempos, realiza pruebas técnicas con antelación y no solo el mismo día. Convocar recomienda comprobar lo siguiente:

• Software para gestionar listas de invitados
• Pantallas de televisión
• Proyectores
• Micrófonos
• Adaptadores
• ¿Alguna otra tecnología que tenga pensado utilizar?

Mantén el inventario bien organizado en la pestaña «Inventario» en Goodshuffle Pro. Además, vincula cualquier artículo relacionado en la sección «Accesorios», como cables, adaptadores y demás, para que se incluyan automáticamente en tus hojas de pedido.

Consejo de experto: Además, Convene sugiere: “A menudo se pasan por alto los problemas de compatibilidad entre PC y Mac… Elige un sistema operativo y quédate con él”.”

4. Escaso conocimiento de la logística y su repercusión en el presupuesto

Muchos planificadores, organizadores y clientes de eventos no comprenden la logística ni su impacto en los costos. Los eventos empresariales suelen ser de mayor envergadura, con más participantes y plazos más ajustados. Las empresas de eventos deben anticipar las dificultades en este ámbito. A continuación se enumeran algunos servicios logísticos que influyen en los resultados financieros, tales como:

• Montaje y desmontaje
• Dificultad de acceso: largas distancias desde el estacionamiento, ascensores, escaleras, subidas; en definitiva, cualquier cosa que no sea a nivel del suelo
• Limitaciones de tiempo: ¿cuánto tiempo y cuántas personas necesitarás para completar la tarea sin contratiempos?
• ¿Hay problemas de espacio? ¿Se ha medido bien y cabrá todo en el espacio y se podrá meter dentro?
• Montaje y desmontaje
• Llaman la atención las obras de otros vendedores, como las instalaciones florales
• Limpieza
• Horarios de recogida fuera del horario habitual y por la noche o a primera hora de la mañana

Además, explique a su cliente que estos servicios adicionales requieren más personal, transporte, espacio, combustible y tiempo para llevarse a cabo con éxito. Esto también afecta a otros eventos programados. Podría terminar retrasándose o trabajando más lentamente. Por lo tanto, evite molestar a los clientes actuales a costa del evento empresarial de uno de sus clientes.

Consejo de experto: Goodshuffle Pro permite a las empresas de alquiler de material para eventos presentar estos servicios de forma clara y bien definida. Indica cuántas horas lleva cada tarea, los costos adicionales por dificultades logísticas y cuáles serán los costos de mano de obra para que lo entiendan.

5. Falta de flexibilidad o de disposición para adaptarse

Por último, cuando surjan problemas imprevistos, mitíguelos con tu forma de reaccionar. Debra Meadows, una experimentada organizadora de eventos corporativos de Meadows Events, ha organizado eventos a gran escala para clientes de renombre como AstraZeneca y ha organizado eventos de alto nivel en el extranjero, en Cannes y Costa Rica. Ella aconseja: “Es importante ser flexible y saber resolver problemas sobre el terreno, ya que los eventos no siempre salen a la perfección, incluso cuando están perfectamente planificados. Mantén la calma y demuestra tu disposición a adaptarte cuando surjan situaciones que escapan a nuestro control”.”

Consejo profesional: Elabora planes de contingencia en forma de procedimientos operativos estándar (SOP). Anticipa los imprevistos de última hora que puedan afectar a los clientes, como cambios en el clima, fallos tecnológicos, la ausencia de otros proveedores, un número insuficiente o excesivo de invitados, y piensa en cómo vas a gestionar estos imprevistos.

En resumen, hay muchas cosas que pueden salir mal en los eventos empresariales, y de hecho suelen salir mal, pero planificar con antelación te brinda muchas oportunidades de tener éxito. Ten en cuenta estos problemas habituales para poder evitarlos y llevar a cabo el evento de forma adecuada y profesional.

Imagen destacada de Jessi Casprowitz