Tout le monde aime les aspects amusants de la gestion d'une entreprise de location de matériel événementiel, mais avez-vous pensé à l'un des aspects les plus difficiles : la gestion des dommages causés aux stocks de matériel de location ? Les suggestions suivantes vous aideront à atténuer la douleur lorsque votre entreprise subira ce revers.
En cas de dommages causés à l'inventaire locatif, veillez à :
1. Se préparer à la pire des avaries de stock.
2. Prévoir ce qu'il faut faire en cas de détérioration de l'inventaire locatif.
3. Déterminer comment faire face au casse-tête des réparations.
Plongeons dans le vif du sujet :
Espérer le meilleur, se préparer au pire
Même si vous êtes un professionnel, il est inévitable que des dommages soient causés aux stocks loués. Votre entreprise de location de matériel de fête doit limiter les pertes et les dommages imputables à la négligence des clients. Il existe des moyens de protéger vos actifs, notamment
- Langue du contrat
- Informer les clients de votre politique en matière de dommages
- Prendre des photos
Tout d'abord, votre contrat doit prévoir une clause en faveur de l'entreprise de location de matériel événementiel dans une clause spécifique de dommages-intérêts avec un titre en gras.
Certaines sociétés de location tiennent le client pour responsable des dommages survenus dès que la marchandise est chargée dans le camion et jusqu'à ce qu'elle retourne à l'entrepôt. D'autres attribuent la responsabilité lorsque la marchandise n'est plus sous la garde de l'entreprise de location.
Quelle que soit la mesure, assurez-vous qu'il n'y a pas de place pour l'interprétation si le client détruit votre inventaire. Goodshuffle Pro vous permet de saisir votre langage dans des contrats en ligne et de prévoir des signatures en ligne rendant l'accord contraignant. Il est fortement recommandé de faire appel à un conseiller juridique pour la rédaction des contrats.
Ensuite, même si vos contrats prévoient une protection écrite, il est judicieux d'exposer verbalement votre politique à un client avant qu'il ne fasse appel à vos services. Il n'est jamais prudent de supposer que les gens lisent un contrat. Il est préférable de communiquer d'emblée les aspects désagréables et les risques connus. Cela les incite également à prendre soin de votre inventaire. De plus, si le client commence à se comporter de manière étrange ou contradictoire lorsque vous lui communiquez ces informations, cela permet d'éliminer les clients gênants !
Si un client endommage votre marchandise, les preuves sont essentielles. Plutôt que d'être pris au dépourvu lorsqu'un accident se produit, anticipez les événements. Encouragez les membres de l'équipe à prendre des photos de l'inventaire de la location d'événements au moment du dépôt/avant le chargement si possible, et à nouveau lorsque l'article endommagé est récupéré. Déposez ces photos dans l'onglet “Fichiers” du projet afin d'être sûr de toujours disposer de ce document si un client revient sur sa décision.
J'ai des dommages d'inventaire - et maintenant ?
Deux éléments à prendre en compte :
- Communication centralisée
- Facturation de frais de dommages
Vous devrez communiquer au client l'étendue des dommages et la solution optimale. Conservez toutes les conversations dans le fil de discussion du projet ; vos communications seront ainsi clairement rationalisées et accessibles. C'est extrêmement important au cas où le client rouge se mettrait sur la défensive et réfuterait l'accusation. Le contrat signé et contraignant, les preuves photographiques et toutes vos communications écrites avec le client sont centralisés et à portée de main.
Ensuite, évaluez vos frais de dommages. Certaines sociétés de location mentionnent déjà dans leur contrat des frais de remplacement tels que : trois ou cinq fois le montant du prix de la location. Les objets uniques coûtent plus cher à réparer ou à remplacer.
Tenez toujours compte du temps et des efforts consacrés par votre employé à la recherche et au remplacement de votre inventaire. Il vous appartient d'écrire qu'en signant le contrat, le client autorise que sa carte de crédit soit débitée en cas de dommage. Avec cette fonction puissante dans Goodshuffle Pro Grâce à ce logiciel, il n'est pas nécessaire de courir après les clients, de les facturer en espérant qu'ils paient, de rembourser les dépôts de garantie ou de collecter d'autres fonds si le dépôt est insuffisant. Les cartes de crédit sont conservées en toute sécurité, ce qui permet à votre entreprise d'être en conformité.
Éliminer les maux de tête du processus de réparation
L'article est endommagé et vous avez récupéré les fonds nécessaires pour le réparer. Excellente nouvelle ! Profitez de votre victoire. Mais votre problème ne s'arrête pas là. Pour les articles destinés à la location, vous devrez mettre l'argent de côté. Déterminez le temps nécessaire à la réparation ou à l'amélioration de l'inventaire locatif. Une question subsidiaire : l'absence de ces articles aura-t-elle une incidence sur de nombreuses ventes futures ? En d'autres termes, tenez compte de ces coûts dans vos frais de dommages et de réparations.
Goodshuffle Pro’La fonction de mise en réserve du site est un excellent moyen de garder le contrôle lorsqu'un article n'est temporairement pas en état d'être loué. Par exemple, des objets phares de votre collection, comme vos chaises en forme de paon, ont subi des dommages importants, mais un client demande à les récupérer. Que faire ? La fonction de mise en réserve signale l'article en rouge pour tous les événements jusqu'à ce que le conflit soit résolu.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
S'il n'est pas prêt à temps pour son prochain événement, ravalez votre fierté et appelez le client qui l'avait réservé. Dans ce cas, plusieurs options s'offrent à vous. L'une d'entre elles consiste à proposer une réduction, mais une meilleure approche consiste à toujours proposer une solution de remplacement. Comment faire ? Avec un logiciel comme Goodshuffle Pro vous pouvez facilement associer des produits alternatifs pour apaiser un client déçu. Attention : si le produit de remplacement est également perçu comme une amélioration, il peut s'agir d'une solution gagnant-gagnant.
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