Il ne fait aucun doute que 2020 a été une année difficile pour le secteur de l'événementiel et en général. La pandémie de COVID-19 a bouleversé notre façon d'envisager les affaires, qu'il s'agisse de s'assurer que votre lieu d'activité répond aux nouvelles normes de sécurité ou de faire passer votre entreprise au travail à distance. Bien que nous soyons tous dans le même bateau, il peut être difficile de s'en souvenir lorsque vous essayez soudainement de gérer vous-même de plus en plus d'aspects de votre activité événementielle pour économiser de l'argent.

La bonne nouvelle, c'est que nous sommes en 2020 : nous disposons d'un grand nombre de logiciels et d'options technologiques pour nous aider à relever les défis de notre entreprise, tout en nous faisant gagner du temps et de l'argent. La plupart d'entre nous connaissent et utilisent régulièrement Google Workplace - qui comprend Calendar, Sheets et Docs - et qui est gratuit, avec la possibilité de mettre à jour vos services moyennant des frais. Nous connaissons tous Zoom et Slack. L'année dernière, à la même époque, je suis certain que la plupart d'entre nous ne s'attendaient pas à ce que nous soyons obligés d'avoir recours à l'informatique pour travailler. donc fortement sur ces outils et logiciels de collaboration, mais nous y sommes.

Mais les outils de collaboration ne sont que la partie émergée de l'iceberg parmi la pléthore de logiciels d'entreprise disponibles aujourd'hui. Certains sont gratuits, d'autres payants, mais ils permettent tous de gagner du temps et de l'argent.

1. Easy Accounting & Bookkeeping

La comptabilité est l'un des domaines que les entreprises peuvent bricoler, avec les bons outils. La gestion de tous vos reçus et factures, la création de rapports et l'équilibrage de vos comptes sont autant de tâches qui peuvent être effectuées en interne, afin que tout soit prêt à être envoyé à votre comptable ou à votre expert-comptable tous les trimestres. Organiser les choses au fur et à mesure est un excellent moyen d'économiser de l'argent à long terme, car vous n'aurez pas à payer votre comptable pour organiser vos finances ou faire de la saisie de données.

Recherchez un logiciel qui peut s'intégrer à d'autres systèmes que vous utilisez pour gagner du temps. Par exemple, nous intégré QuickBooks Online dans Goodshuffle Pro afin que nos clients n'aient pas à passer plus de temps à rechercher des factures, à jongler avec les données entre les logiciels pour créer des rapports, ou à s'inquiéter de la sécurité de leurs données financières. Tout se fait au sein d'un seul et même système. De plus, leur comptable a accès à tous les documents financiers de leur entreprise en un seul endroit.

2. Des systèmes de paiement rapides et sûrs

Si votre entreprise ne disposait pas encore d'un système numérique de point de vente (TPV), c'est certainement le moment d'en acquérir un ! Non seulement ces systèmes permettront à vos clients d'effectuer des paiements en ligne en toute sécurité, mais vous pourrez également accepter des paiements par carte de crédit en personne. Beaucoup de ces systèmes fonctionnent avec un simple téléphone portable (certains logiciels utilisent également un lecteur de cartes), ce qui vous permet d'accepter des paiements de n'importe où. C'est particulièrement pratique pour les organisateurs d'événements, car les clients changent souvent d'avis et/ou trouvent de nouvelles choses à ajouter au dernier moment !

Chez Goodshuffle Pro, nous avons mis en place un système transparent de gestion de l'information. intégration de Stripe dans notre logiciel à cette fin. Stripe offre en outre la possibilité de gérer des paiements automatisés et des rappels de paiement directement dans Goodshuffle Pro, ce qui évite d'avoir à rechercher des clients pour les payer.

3. Des outils marketing puissants

Vous avez peut-être l'impression que la demande des entreprises échappe totalement à votre contrôle en ce moment, mais il est encore possible de faire du marketing ! De plus, il existe de nombreux outils logiciels gratuits ou peu coûteux. HubSpot est l'un des services de marketing, de gestion de contenu et de CRM commercial tout-en-un les plus fréquemment utilisés. Il propose une version gratuite, puis des niveaux de tarification adaptés à vos besoins. Il est également très utile pour aider votre équipe à distance à rester sur la même longueur d'onde.

MailChimp propose un service gratuit de campagnes d'e-mailing personnalisables. Il fournit également des informations sur ce qui attire vraiment l'attention de vos clients, ce qui vous permet de créer des campagnes plus efficaces. Pour finir, Canva vous permet de créer de belles images pour les médias sociaux, les prospectus, les brochures, les courriels... tout est possible. L'entreprise propose plusieurs options tarifaires et la version de base est gratuite. Elle propose également des galeries d'images pour vous inspirer.

4. Principaux avantages en matière de référencement

Enfin, nous vous recommandons de travailler sur l'optimisation des moteurs de recherche (SEO) pour le site web de votre entreprise, afin que Google et les autres moteurs de recherche puissent vous trouver. Vous ne savez pas par où commencer ? Ne vous inquiétez pas, nous sommes là pour vous aider. cliquez ici pour en savoir plus sur le référencement pour les professionnels de l'événementiel.

Nous vivons une époque pour le moins étrange. Certains pensent que nous sommes entrés dans l'ère du travail à distance et que de nombreuses entreprises ne reviendront pas au modèle de bureau auquel nous sommes habitués. Chez Goodshuffle Pro, nous ne sommes pas là pour faire des prédictions dans un sens ou dans l'autre - nous savons simplement qu'un bon logiciel peut nous aider à rester au fait de nos besoins professionnels, que nous soyons à la maison ou au bureau, et peut nous aider tous à fournir un meilleur service à nos clients.

Image d'illustration par Kaysha Weiner Photographie