Tres pasos para cambiar de software (y por qué deberías empezar ahora mismo, no el 1 de enero).
Hola a todos,
La semana pasada empezamos a pensar en nuestros objetivos para 2026. Sigamos con ese tema. ¿Qué medidas estás tomando hoy para hacer realidad esos objetivos?
Dejar las cosas para más adelante solo hace que los problemas se acumulen. La única forma de hacer frente a esa ansiedad es pasar a la acción. ¿No preferirías empezar con buen pie el 1 de enero en lugar de tener que correr para ponerte al día mientras tus competidores ya te llevan ventaja?
Tanto si está buscando su primer software de alquiler como si está evaluando una actualización de su sistema actual, todas las empresas pasan por las mismas tres fases.
Le cedo la palabra a Jennifer Rodríguez, de Marianne’s Rentals, quien lleva ya varios años utilizando Goodshuffle Pro. Ella les explicará esas etapas y su enfoque para la transición entre sistemas.
¡Espero que lo disfrutes!
Mallory Mullen
Goodshuffle
Hola a todos,
Soy Jennifer, de Marianne’s Rentals, con sede en Oklahoma City.
Mi principal consejo para cualquiera que esté pensando en cambiar de sistema de software o actualizar su plan es que empiece antes de que termine el año.
El equipo de Mallory me comenta que la mayoría de las empresas completan todo el proceso de transición —desde la primera demostración hasta la puesta en marcha— en unos 30 días.
Sin embargo, somos una empresa bastante grande, con más de 30 años de trayectoria, y tuvimos que alargar un poco nuestro cronograma para tener en cuenta todos los matices de nuestros sistemas e integrarlos con Goodshuffle Pro. Dedicamos unos cinco meses a evaluar el software, tomamos una decisión en septiembre y luego planificamos una implementación de dos meses. Esto nos permitió ponerlo en marcha el 1 de enero.
Pero independientemente del tamaño de tu empresa, los problemas que todos estamos resolviendo son básicamente los mismos: tienes un inventario que debe trasladarse del punto A al punto B y volver al punto A después de un evento de manera eficiente.
Esto es lo que aprendí sobre las tres fases de la compra de software (y esto se aplica a cualquier tipo de software, no solo al software de alquiler para eventos):
- Fase 1: Identificar el problema. Para nosotros estaba claro: nuestro antiguo sistema no nos permitía crecer. Pero aunque recién estés empezando, no esperes a sentirte “listo”. Podrás obtener beneficios tan pronto como hagas el cambio.
- Fase 2: Evalúa tu solución. Todos los sistemas tienen sus pros y sus contras, así que no esperes que sean perfectos. Habla con alguien del equipo de ventas: intentar investigar todo por tu cuenta es mucho más difícil que simplemente llamar por teléfono y hacer preguntas.
- Fase 3: Implementación. Piensa en esto como un proceso por etapas. Incluso después de la puesta en marcha, seguimos perfeccionando nuestros procesos y colaborando con nuestro equipo de incorporación para sacar el máximo partido a Goodshuffle Pro. A diferencia de un evento, en el que tienes que tenerlo todo perfectamente atado y bien atado antes del día del evento —o, de lo contrario, se produce un desastre—, con la implementación de software es mejor elegir una fecha para la puesta en marcha y luego ir atando los cabos y puliendo los detalles sobre la marcha. Una vez que hayas decidido que necesitas hacer un cambio, no le des demasiadas vueltas a cómo empezar.
Cómo abordamos nuestra transición:
En primer lugar, exportamos y limpiamos nuestros datos. Una de las primeras cosas en las que el equipo de Goodshuffle Pro y yo coincidimos es que: si entran datos erróneos, salen datos erróneos. ¡Supe que habíamos encontrado un socio excelente cuando nos pusimos de acuerdo en esto!
A continuación, nuestro equipo de ventas transfirió todos los pedidos pendientes a Goodshuffle Pro, incluido el historial de pagos. A veces, empezar de cero es la mejor opción, pero descubrimos que introducir los pedidos pendientes existentes fue un excelente ejercicio de formación para nuestro equipo.
La fecha de puesta en marcha marcó nuestra transición definitiva desde el sistema anterior. Empezamos por los gerentes y jefes de departamento, quienes luego capacitaron a sus equipos. Primero fueron el personal de ventas y de oficina, luego el de almacén y, por último, pasamos a los repartidores de las hojas de entrega en papel a los iPads. Aunque parezca increíble, incluso nuestros empleados menos familiarizados con la tecnología se adaptaron rápidamente.
La visibilidad que hemos ganado lo ha cambiado todo. Ahora aceptamos trabajos que antes no podíamos asumir, simplemente porque ahora lo vemos todo con claridad.
El Año Nuevo es un momento ideal para empezar de cero, pero las transiciones más fluidas se producen cuando se empieza ahora mismo, ¡así que aprovecha lo que queda de 2025 para poner tus sistemas en marcha!
Jennifer Rodríguez
Alquileres de Marianne
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