Es de conocimiento general que QuickBooks es un software financiero imprescindible para las empresas de eventos de todos los tamaños, y lo ha sido desde hace bastante tiempo. Las cosas están cambiando en QuickBooks, ya que una visita rápida a su sitio web deja en claro que están promoviendo QuickBooks Online por encima de su versión tradicional de escritorio. Ese cambio ya no es solo una estrategia de mercadotecnia. Intuit dejó de vender la mayoría de los productos de escritorio a nuevos clientes en 2024 y está retirando las versiones de escritorio individuales de manera gradual. Lo cual plantea una pregunta lógica para los profesionales del sector de eventos: ¿deberías usar QuickBooks Online?

En Goodshuffle Pro, respondemos: ¡Por supuesto!

Quizás estés pensando: “¡Claro que a la gente de Goodshuffle Pro le parece genial, tienen una alianza con QuickBooks Online y está integrado en su software!”.”

Y no te equivocas. Tenemos un fantástico Integración con QuickBooks Online— pero nunca hubiéramos tomado esa decisión para nuestra empresa si no creyéramos que QuickBooks Online es el mejor software de contabilidad que existe. Así que profundicemos en el tema y veamos algunas comparaciones entre la versión de escritorio de QuickBooks y QuickBooks Online.

¿Qué está pasando con QuickBooks Desktop?

Aquí se mezclan dos cosas diferentes, y solo una de ellas te afecta en este momento.

Intuit dejó de vender Desktop a nuevos clientes. A partir de finales de septiembre de 2024, los nuevos suscriptores de EE. UU. ya no podrán comprar Desktop Pro Plus, Premier Plus ni Mac Plus. Intuit ha dejado claro que esto no supone el fin del servicio: si ya tenías una suscripción, podrás seguir renovándola y seguirás recibiendo actualizaciones de seguridad, actualizaciones del producto y soporte técnico. Desktop Enterprise sigue vendiéndose a nuevos clientes.

Las versiones individuales se retiran según un calendario establecido. Esta es la que realmente se implementa. Todas las versiones de Desktop tienen una fecha de fin de soporte, y Desktop 2023 superó esa fecha a finales de mayo de 2026.

Esto es lo que significa esa fecha en la práctica. Tu software sigue abriéndose y aún puedes acceder a tus archivos. Lo que pierdes es todo lo que te conecta con el mundo exterior:

• Soporte técnico en vivo. Ya no voy a llamar a nadie.
• Nómina. Se deja de calcular los impuestos, se deja de proporcionar los formularios y se desactiva la suscripción.
• Pagos y banca en línea. No se pueden descargar transacciones, ni realizar pagos ni transferencias en línea.
• Actualizaciones de seguridad. No se aplica ningún parche. En el caso de un software que almacena todos tus registros de clientes y pagos, esto es lo que debería preocuparte.

Si tienes una suscripción a Desktop Plus o Enterprise, la actualización a la versión más reciente está incluida en lo que ya pagas.

¿Qué versión tengo?

Algo que conviene saber antes de preocuparte por todo esto. Abre QuickBooks Desktop y presiona F2. La ventana “Información del producto” te indica la versión y el número de producto, y este último termina con el año de la versión.

Seguridad: ¿está a la altura?

Una de las principales preocupaciones de los usuarios al pasar de un software de escritorio a uno basado en la nube es la seguridad. Al fin y al cabo, da la impresión de que todos tus datos están ahí fuera, en el éter. En una entrada anterior, hablamos del alto nivel de seguridad que exigen tanto Goodshuffle Pro como QuickBooks Online; te recomiendo que le eches un vistazo si aún no lo has hecho, ya que analizamos algunos de los detalles técnicos relacionados con la protección de los datos de los clientes. En muchos sentidos, el software basado en la nube se ha convertido en más más seguro que el software basado en servidor. Esto se debe a que el software basado en servidor se encuentra en una sola ubicación (por ejemplo, tu computadora de escritorio), por lo que tus datos podrían estar más expuestos a filtraciones y pérdidas debido a piratas informáticos, fallas de hardware e incluso al robo de la propia computadora.

Lleva tu inventario a todas partes

Desde nuestro punto de vista, la mayor ventaja de QuickBooks Online es que se trata de un software basado en la nube. Los propietarios de empresas de alquiler de material para eventos son personas muy ocupadas, y sabemos por experiencia que les encanta la movilidad que ofrece Goodshuffle Pro. Literalmente, puedes llevar a cabo tus actividades comerciales desde cualquier lugar donde haya señal de celular o conexión a Internet; y con QuickBooks Online, eso también significa que puedes gestionar tus finanzas desde CUALQUIER LUGAR con prácticamente cualquier dispositivo que cuente con un navegador o la aplicación de QuickBooks Online.

Una línea directa con tu contador

Pero no solo los empresarios pueden acceder a QuickBooks Online desde cualquier lugar, sino también tus contadores (por cierto, a los contadores también les encanta la integración de Goodshuffle Pro con QuickBooks Online). Ya no tendrás que coordinar horarios para entregar documentos confidenciales, correr a la oficina de correos ni dejar todo lo que estés haciendo para enviar un informe por correo electrónico; tu contador tendrá acceso a todo, desde facturas hasta informes de ingresos, a través de QuickBooks Online. ¡Qué alivio!

Cuánto cuesta QuickBooks Online

QuickBooks Online se ofrece en cuatro planes. La diferencia entre ellos radica principalmente en el número de usuarios que necesitan tener acceso y el nivel de informes que desees.

Cada plan incluye dos cuentas para tu contador además de esas cifras; el plan Advanced incluye tres. Intuit suele ofrecer un descuento de bienvenida, por lo que los primeros meses suelen costar menos que el precio de lista. (Precios verificados en septiembre de 2026.)

La mayoría de las empresas de alquiler para eventos eligen entre los planes Essentials o Plus. Si necesitas registrar a más de un par de personas, o si quieres llevar un control de la rentabilidad por evento, el plan Plus es el indicado.

El acceso a la nube, las copias de seguridad y las actualizaciones de funciones están incluidas en las cuatro versiones. Ese solía ser el verdadero argumento a favor de la versión en línea frente a la de escritorio, y sigue siendo cierto, pero la cuestión del precio ahora es más sencilla: la versión de escritorio ya no se puede comprar.

Si usas Goodshuffle Pro

Nuestra integración con QuickBooks solo funciona con QuickBooks Online. La versión de escritorio no es compatible, así que si utilizas la versión de escritorio y quieres que tu negocio de alquiler se sincronice con tus libros contables, dar el paso a la versión Online es lo que lo hará posible.

Una vez conectadas, los contratos firmados se importan a QuickBooks como facturas, con las partidas detalladas divididas en servicios, rentas de productos y ventas de productos. Los pagos con tarjeta y ACH se registran como pagos, los reembolsos se procesan y los depósitos se concilian. El proceso es unidireccional, de Goodshuffle Pro a QuickBooks, por lo que tus libros contables reflejan lo que realmente está sucediendo en tus proyectos sin que nadie tenga que volver a ingresar los datos.

Hay dos cosas que conviene saber desde el principio: solo se sincronizan los proyectos que tienen el estado «Contrato firmado», así que las cotizaciones no aparecerán en tus registros hasta que se conviertan en contratos reales. Además, al activar esta función, no se sincronizará de manera retroactiva todo lo que ya hayas hecho.

Es un complemento de pago que se suma a tu plan Goodshuffle Pro, y necesitarás una suscripción activa a QuickBooks Online. Encontrarás toda la información en el centro de ayuda.

Dar el paso

“¡Pero tengo tantos datos en la versión de escritorio de QuickBooks que cambiar sería un verdadero dolor de cabeza!”

QuickBooks Online también te ayuda en eso. Actualmente ofrecen transferir todos tus datos de forma gratuita.

Creemos que la elección es clara: QuickBooks Online realmente te ofrece la mayor libertad y flexibilidad, sin sacrificar el rendimiento informático. Es como tener el pastel, comérselo y, además, compartirlo con tus contadores. Además, encaja perfectamente a Goodshuffle Pro con nuestro Integración con QuickBooks Online.

¿Quieres saber más sobre Integración de Goodshuffle Pro con QuickBooks Online? Lee nuestros artículos sobre ¿Qué hace que nuestra integración con QuickBooks Online sea la más segura? y cómo dar el salto de De QuickBooks Desktop a QuickBooks Online.

¿Listo para recuperar el control de tu negocio de eventos con un software todo en uno?